Building Blocks
Workflows
De levenscyclus van een melding, configuratie-item of taak — een reeks statussen en de regels wie van welke status naar welke mag wijzigen.
Bijgewerkt op 23 jan 2026
Configuratie · Building Blocks · 3.6
Een workflow is een reeks statussen + de transities ertussen + wie welke transitie mag doen. Elke melding, elk configuratie-item, elke taak hangt aan een type, en aan dat type hangt de workflow. Goed ontworpen workflows = duidelijke processtroom; slecht ontworpen = “wat is de status van dit ticket eigenlijk?”.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Niemand weet wanneer iets klaar is"
Status-namen die de business begrijpt — niet "Status 3" of "Pending review".
"Iedereen sluit alle tickets"
Transities zijn rolspecifiek — alleen managers mogen sluiten, behandelaars mogen oplossen.
"Goedkeuring zit in een Excel"
Goedkeuringsstatus in de workflow zelf — incl. wie mag goedkeuren en wat erop volgt.
"Per type een andere flow"
Storingmelding heeft andere stappen dan een access-request — beide hun eigen workflow.
Het mechanisme
Type
Meldingstype, CI-type of taaktype. Bepaalt welke workflow van toepassing is op een record.
Statussen
De fases die een record doorloopt. Bij een nieuw type krijg je standaard 4 statussen (zie onder).
Transities
Toegestane overgangen tussen statussen, met daarbij welke autorisatiegroepen ze mogen uitvoeren.
De vier standaardstatussen
Bij elk nieuw meldings-, CI- of taaktype maakt Gfacility automatisch vier statussen aan:
| Type status | Rol |
|---|---|
| Standaardstatus | Beginpunt. Hier landt elke nieuwe registratie automatisch. |
| Goedkeuringsstatus | Wachten op approval. Optioneel maar handig voor change/finance flows. |
| Annulatiestatus | Door de aanvrager teruggetrokken — niet hetzelfde als afgekeurd. |
| Afkeuringsstatus | Door behandelaar/goedkeurder geweigerd. Eindstatus. |
Naast deze vier kun je vrij eigen statussen toevoegen (In behandeling, Gepland, Geblokkeerd, Wachten op klant, Opgelost, Geverifieerd, …). Elke status krijgt een eigen tekstkleur en achtergrondkleur voor visuele herkenning.
Welke beslissingen ga je nemen?
Hoeveel statussen per type?
Aanbevolen 5-7. Méér = verwarring; minder = te grof voor rapportage.
Welke transities zijn toegestaan?
Geblokkeerd → Opgelost mag iedereen, maar Geverifieerd → Heropend alleen de melder.
Welke groep mag welke transitie?
Komt rechtstreeks uit je RACI: wie de "A" is voor een stap, mag de transitie naar de volgende status.
Eén workflow of per type?
Als processen wezenlijk verschillen → eigen workflow. Anders één workflow met varianten via custom velden.