Masterdata
Gebruikers
Iedereen die toegang heeft tot Gfacility — interne medewerkers, externe partners en functionele accounts. De basis voor toegang, routing en rapportage.
Bijgewerkt op 23 jan 2026
Configuratie · Masterdata · 4M.1
In Gfacility staat iedereen die met het systeem in aanraking komt: medewerkers die boeken en melden, leveranciers die taken uitvoeren, bezoekers die je verwelkomt, en functionele accounts (zoals een receptie-mailbox) die namens een team handelen. Goede masterdata over gebruikers is de basis voor toegang, routing, communicatie én rapportage.
Waarom dit voor de business belangrijk is
"Nieuwe medewerkers krijgen pas na een week toegang"
Sync vanuit Microsoft Entra ID of Google Workspace — accounts ontstaan automatisch op dag 1.
"Leveranciers in een aparte tool"
Externe gebruikers in dezelfde Gfacility-omgeving — beperkte toegang, dezelfde flows.
"Receptie boekt namens iedereen"
Functioneel groep-account → receptie kan namens bezoekers vergaderingen organiseren.
"Uit-dienst verliest historie"
Niet-gelicentieerde gebruikers blijven zichtbaar op oude meldingen — geen data weg.
Drie gebruikersklassen
De klasse is descriptief — wat een gebruiker daadwerkelijk mag, bepalen de groepen waarin hij zit (zie Building Blocks → Groepen).
Gebruiker
De interne medewerker. Boekt, meldt, voert taken uit. Standaardgeval — komt meestal uit IdP-sync.
Extern
Iemand van buitenaf — leverancier, consultant, partner. Beperkte toegang via een externe groep.
Groep
Functioneel account zoals een receptie-mailbox dat namens een team kan optreden, bv. als organisator van een meeting.
Hoe komen gebruikers binnen?
| Bron | Wat & wanneer |
|---|---|
| Standaard koppeling | Office 365- of Google Workspace-integratie syncт voornaam, achternaam en e-mail. Default voor de meeste klanten. |
| Maatwerk koppeling | Voor andere HR/IdP-systemen — eenmalig laten bouwen. Houdt onboarding en offboarding gesynchroniseerd. |
| Handmatig | Voor externen, leveranciers of kleine teams die niet in je IdP zitten. Knop "Voeg gebruiker toe". |
| Self-service kiosk | Bezoekers vullen via de kiosk zelf hun gegevens aan. Tijdelijke registratie, geen licentie nodig. |
Standaard gebruikersinstellingen
Bij sync vanuit een IdP komen alleen naam en e-mail mee. De rest (groep, locatie, organisatie, taal, dashboard) wordt ingevuld vanuit de standaard gebruikersinstellingen — één centrale template die geldt voor elke nieuwe gesynchroniseerde gebruiker. Eén keer goed instellen = elke nieuwkomer landt direct met de juiste rechten en context.
Inloggen
Gebruikers ontvangen geen apart wachtwoord. Inloggen gebeurt met hun Microsoft- of Google-account, of via SSO. Configuratie loopt buiten Gfacility om — bij IT.
Welke beslissingen ga je nemen?
Welke gebruikersklassen heb je?
Naast medewerkers ook externen of functionele accounts? Bepaal nu — anders ontstaan workarounds.
Sync vanuit IdP of handmatig?
Entra ID, Google Workspace, beide of geen — bepaalt licentiestrategie en beheerproces.
Wat zet je in de standaardinstellingen?
Welke groep, welke taal, welke kostenplaats krijgen nieuwe gebruikers default?
Wie krijgt een licentie?
Alleen gelicentieerde gebruikers kunnen inloggen en zijn opzoekbaar in pickers — kostenpost vs. zichtbaarheid.