Vragenlijst
Vergader- & reserveringsbeleid
Welke spelregels gelden voor boekingen — wie mag wat, hoever vooruit, met welke automatische vrijgaves bij no-shows? Zonder beleid wordt jouw mooie locatieboek opgegeten door ghost-bookings.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.4
Waarom dit nu
Een mooi gemodelleerde locatieboom wordt waardeloos als de gebruiksregels los ervan worden bedacht. “Op kantoor mag iedereen alles” werkt tot het moment dat het hoofdkantoor 110% bezet is en niemand begrijpt waarom de C-suite hun favoriete zaal kwijt is. Beleid eerst, configuratie daarna.
Wat lever je op?
Reserveringstypes
Vergaderzaal, werkplek, parking — welke typen en hoe verschillen ze.
Regels per type
Boekvenster, maximum duur, recurring-policy, check-in, no-show.
Privileges per doelgroep
Iedereen, specifieke afdelingen, executive-only — met motivatie.
Conflict- & uitzonderingsbeleid
Wie kan overrulen, hoe behandel je VIP-aanvragen.
Kernvragen
- 1Welke reserveringstypes onderken je — vergaderzaal, werkplek, parking, locker, etc. — en gelden er verschillende spelregels per type?
- 2Boekvenster — hoever vooruit mag iemand boeken? Verschilt dat voor de eindgebruiker (bv. 14 dagen) en assistents (bv. 12 maanden)?
- 3Maximum duur per boeking — hele dag, halve dag, vier uur, ongelimiteerd? Verschilt dit per ruimtetype?
- 4Recurring meetings — toestaan, beperken in lengte (bv. max 13 weken), of helemaal verbieden voor grote ruimtes?
- 5Check-in — verplicht (anders auto-cancel na X minuten), optioneel of helemaal niet? Hoe kunnen gebruikers inchecken (mobiel, kiosk, signage, Outlook-respons)?
- 6No-show-beleid — wat is de straf? Auto-cancel, mail naar boeker, escalatie bij herhaling, blokkade op nieuwe boekingen?
- 7Boeken namens iemand — wie mag dat (executive assistants, receptie, iedereen), en geldt het boekvenster van de assistent of de werkelijke organisator?
- 8Privileged spaces — boardroom, executive lounges, klantbezoek-zalen: open voor iedereen of toegangslijst?
- 9Catering- en services-koppeling — vraagt een boeking automatisch een catering-formulier op? Vanaf welk aantal deelnemers?
- 10Buitenkantoor- en gesloten dagen — feestdagen, vakanties, geplande sluitingen — hoe beheerd en gecommuniceerd?
Template — Regels per reserveringstype
| Type | Doelgroep | Boekvenster | Max duur | Check-in | No-show | Recurring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Vergaderzaal < 6p | Iedereen | 14 dagen | 4u | Verplicht (10m) | Auto-cancel 15m | Toegestaan, max 13w |
| Vergaderzaal > 12p | Manager+ | 90 dagen | Hele dag | Verplicht (15m) | Auto-cancel 20m + mail | Goedkeuring vereist |
| Flexwerkplek | Iedereen | 7 dagen | Hele dag | Optioneel | Geen straf | Toegestaan onbeperkt |
| Boardroom | C-suite + assistants | 12 maanden | Onbeperkt | Geen | N.v.t. | Toegestaan |
| … | … | … | … | … | … | … |