Fragebogen
Meeting- & Buchungsrichtlinie
Welche Regeln gelten für Buchungen, wer darf was, wie weit im Voraus, mit welchen automatischen Freigaben bei No-Shows? Ohne Policy wird Ihr fein modellierter Standortbaum von Geisterbuchungen aufgefressen.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Fragebogen · 4.4
Warum jetzt
Ein fein modellierter Standortbaum wird wertlos, wenn die Nutzungsregeln isoliert entworfen werden. „Alle können vor Ort alles buchen“ funktioniert, bis die Hauptverwaltung 110 % Auslastung hat und niemand versteht, warum die C-Suite ihren Lieblingsraum verloren hat. Erst die Richtlinie, dann die Konfiguration.
Was liefern Sie?
Buchungstypen
Besprechungsraum, Schreibtisch, Parken, welche Typen und wie sie sich unterscheiden.
Regeln pro Typ
Buchungsfenster, Höchstdauer, Serienterminregel, Check-in, No-Show.
Privilegien pro Zielgruppe
Alle, bestimmte Abteilungen, nur Executive, mit Begründung.
Konflikt- & Ausnahmeregel
Wer kann überstimmen, wie behandeln Sie VIP-Anfragen.
Kernfragen
- 1Welche Buchungstypen unterscheiden Sie, Besprechungsraum, Schreibtisch, Parken, Locker usw., und gelten pro Typ andere Regeln?
- 2Buchungsfenster, wie weit im Voraus darf jemand buchen? Unterscheidet sich das für Endnutzer (z. B. 14 Tage) und Assistenzen (z. B. 12 Monate)?
- 3Maximale Dauer pro Buchung, ganztags, halbtags, vier Stunden, unbegrenzt? Unterschiedlich pro Raumtyp?
- 4Serientermine, erlauben, begrenzen (z. B. max. 13 Wochen) oder bei großen Räumen ganz untersagen?
- 5Check-in, verpflichtend (sonst Auto-Cancel nach X Minuten), optional oder gar nicht? Wie können Nutzer einchecken (Mobile, Kiosk, Signage, Outlook-Antwort)?
- 6No-Show-Policy, welche Sanktion? Auto-Cancel, E-Mail an Bucher, Eskalation bei Wiederholung, Sperre für neue Buchungen?
- 7Stellvertretende Buchung, wer darf (Executive Assistants, Empfang, jeder), und gilt das Buchungsfenster der Assistenz oder das des tatsächlichen Organisators?
- 8Privilegierte Räume, Boardroom, Executive Lounges, Kundenbesprechungsräume: offen für alle oder Zugriffsliste?
- 9Verknüpfung mit Catering und Services, fordert eine Buchung automatisch ein Catering-Formular an? Ab wie vielen Teilnehmenden?
- 10Out-of-Office und Schließtage, Feiertage, Urlaub, geplante Schließungen, wie verwaltet und kommuniziert?
Vorlage, Regeln pro Buchungstyp
| Typ | Zielgruppe | Buchungsfenster | Höchstdauer | Check-in | No-Show | Serientermine |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Besprechungsraum < 6p | Alle | 14 Tage | 4 h | Pflicht (10 Min.) | Auto-Cancel 15 Min. | Erlaubt, max. 13 W |
| Besprechungsraum > 12p | Manager+ | 90 Tage | Ganztags | Pflicht (15 Min.) | Auto-Cancel 20 Min. + E-Mail | Genehmigung erforderlich |
| Hot Desk | Alle | 7 Tage | Ganztags | Optional | Keine Sanktion | Unbegrenzt erlaubt |
| Boardroom | C-Suite + Assistenzen | 12 Monate | Unbegrenzt | Keiner | N/A | Erlaubt |
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