2026 - Q1

Dieses Release bringt eine breite Reihe von Verbesserungen, die die Plattform sowohl visuell als auch funktional stärken. Wir führen ein vollständig erneuertes Look & Feel ein, machen Buchungen mit neuen Optionen und Erweiterungen flexibler und verbessern die Art und Weise, wie Informationen dargestellt und verwaltet werden. Darüber hinaus wurden Suche, Übersichten und Benachrichtigungen für bessere Übersicht und Kontrolle verfeinert, und allgemeine technische und Performance-Optimierungen wurden umgesetzt, um die Plattform im täglichen Einsatz schneller und stabiler zu machen.

UI & Benutzererfahrung

Allgemeine UX-Verbesserungen

In früheren Versionen wurden die Navigationsleiste, das Einstellungsmenü und Teile der Listen bereits erneuert. In diesem Release wurde diese Erneuerung auf die gesamte Plattform ausgeweitet. Schaltflächen, Tabellen und alle Komponenten sind nun konsistent ausgerichtet und ergeben ein zusammenhängendes, einheitliches Ganzes.

Startseite

Die Startseite wurde weiter ausgebaut, um sie flexibler und leistungsfähiger zu machen. Das Erstellen von Abschnitten und Widgets ist einfacher geworden, mit mehr Kontrolle über Layout, Inhalt und Aktionen, sodass die Startseite besser auf die Bedürfnisse jedes Nutzers zugeschnitten werden kann.

Wichtigste Verbesserungen

• Flexibles Sektionslayout Beim Hinzufügen eines Abschnitts kannst du nun bestimmen, wie viele Spalten er enthält und wie die Spalten ausgerichtet sind. Diese Einstellungen sind verfügbar, indem du über den Abschnitt fährst und die Optionen oben auswählst.
• Erweiterte Widget-Auswahl Neue Widgets sind hinzugekommen, darunter Banner und die Möglichkeit, Power-BI-Berichte einzubetten. Zusätzlich sind zusätzliche Tabellen für mehrere Module verfügbar, wie CIs, Services und Aufgaben.

⚠️ Wichtig

Beim Einbetten von Power-BI-Berichten auf der Startseite ist die Abstimmung mit dem lokalen IT- oder Power-BI-Team unerlässlich. Power BI bietet mehrere Möglichkeiten, Berichte zu teilen, darunter öffentliche Links. Diese Form des Teilens wird aus Sicherheitsgründen dringend abgeraten.

Der empfohlene und unterstützte Ansatz ist die Arbeit mit authentifiziertem Zugriff, bei dem Nutzer Berichte nur basierend auf ihrer Identität und ihren Rechten innerhalb der Organisation einsehen können. Dadurch bleiben Daten geschützt und das Setup entspricht den üblichen Sicherheits- und Compliance-Richtlinien.

• Anpassbare Widget-Größe Du kannst die Größe pro Widget jetzt einfach anpassen, für besseres Layout und Lesbarkeit.
• Verbesserte Aktionen innerhalb von Widgets Du kannst Aktionen jetzt zum Beispiel mit Ticket-Vorlagen verknüpfen, die als Pop-up im selben Bildschirm öffnen, ohne eine neue Seite zu laden.
• Widget „Meine Erwähnungen” Das Widget Meine Erwähnungen auf der Startseite zeigt jetzt nur noch offene Erwähnungen. Wenn du alle Erwähnungen sehen möchtest, kannst du über Alle Erwähnungen anzeigen durchklicken. Außerdem kannst du jetzt pro Erwähnung selbst einen Status setzen, wie Zu erledigen, Erledigt oder Beantwortet.
• Verbesserte Tabellen Tabellen auf der Startseite wurden um zusätzliche Funktionalität erweitert. Du kannst jetzt direkt aus einer Tabelle ein Ticket erstellen oder eine Reservierung vornehmen.

ℹ️ Migrationsauswirkung Die aktuelle Startseite wird beim Upgrade automatisch migriert. Um sie nach dem Upgrade optimal darzustellen, ist eine weitere Feinjustierung erforderlich. Diese Anpassungen müssen nach dem Upgrade manuell auf UAT und PROD durchgeführt werden.

Mehrere Datensätze gleichzeitig verwalten

Diese Verbesserung ermöglicht es, effizienter mit mehreren Datensätzen gleichzeitig zu arbeiten. Nutzer können schneller navigieren, vergleichen und Aktionen ausführen, ohne Elemente jedes Mal öffnen und schließen zu müssen.

Wichtigste Verbesserungen

• Auswahl mehrerer Datensätze Wenn du mehr als einen Datensatz auswählst, erscheint unten am Bildschirm eine schwarze Aktionsleiste mit Optionen für Mehrfachauswahl.
• In Tabs öffnen Ausgewählte Datensätze können gleichzeitig geöffnet werden und werden als Tabs am unteren Bildschirmrand angezeigt.
• Zusätzliche Aktionen verfügbar Export- und Multi-Edit-Optionen für die ausgewählten Datensätze sind ebenfalls über die Aktionsleiste verfügbar.
• Verfügbar über die Suche Diese Funktionalität ist auch über die Suchfunktion verfügbar, sofern du innerhalb eines bestimmten Moduls arbeitest.

Allgemein

Dieses Release enthält allgemeine Verbesserungen, die die Lösung stabiler, sicherer und zukunftssicherer machen.

• Upgrade auf die neuesten Technologien Die gesamte Lösung läuft jetzt auf den aktuellsten und stabilsten Versionen der eingesetzten Technologien.
• Allgemeine Performance-Verbesserungen In der gesamten Lösung wurden Optimierungen umgesetzt, um Performance, Geschwindigkeit und Zuverlässigkeit weiter zu verbessern.
• Unterstützung für PowerPoint-Dateien Es ist nun möglich, PowerPoint-Dateien (PPT) innerhalb der Lösung hochzuladen.
• Anpassbarer Standardwert für Benachrichtigungstyp Der Standardwert für den Benachrichtigungstyp kann eingestellt werden.

Vorlagensammlungen

Bisher wurden beim Anlegen neuer Datensätze (wie Tickets, Assets oder Configuration Items) alle Vorlagen in einer Liste angezeigt, was für Organisationen mit vielen Vorlagen schnell unübersichtlich wurde. Deshalb haben wir Vorlagensammlungen hinzugefügt: damit kannst du Vorlagen logisch in klare Strukturen gruppieren. Mehrere Hierarchien sind möglich (z. B. Haupt- und Untersammlungen) und eine Vorlage kann gleichzeitig mehreren Sammlungen zugeordnet sein, sodass dieselbe Vorlage in verschiedenen Kontexten ohne Duplikate wiederverwendet werden kann.

📂 Neue Hierarchie

• Tickets

  • Sammlung: IT

    ↳ Hardware (Laptop defekt, Monitortausch) ↳ Software (Passwort-Reset, Anwendungsabsturz)

  • Sammlung: Facility Management

    ↳ Gebäude & Wartung (Beleuchtung, Malerarbeiten) ↳ Reinigung (Zusatzreinigung, Raum verschmutzt)

Diese neue Struktur macht die Auswahl der richtigen Vorlage deutlich einfacher und hält die Oberfläche auch bei einer großen Anzahl von Vorlagen übersichtlich.

ℹ️ Migrationsauswirkung Die Auswirkung dieser Änderung ist minimal. Es werden keine Vorlagensammlungen erstellt und bestehende Vorlagen bleiben voll funktionsfähig. Allerdings ändert sich die Darstellung: wo Vorlagen zuvor dreispaltig gezeigt wurden, werden sie nun untereinander angezeigt. Inhalt und Funktionalität bleiben gleich; nur die Präsentation ändert sich leicht.

Buchungen

Finanzkennzeichen

Die Einstellungen für Finanzkennzeichen werden weiter ausgebaut und verfeinert. In der neuen Version kannst du dies noch spezifischer festlegen, abhängig von der Klassifikation oder dem Typ des Produkts oder Service.

💡 Beispiel

• Für eine Buchung mit Catering-Produkten kann das Finanzkennzeichen verpflichtend sein.
• Für eine Buchung mit Blumen oder anderen nicht abrechenbaren Artikeln bleibt es optional.

Einzeln oder als Pool buchen

Configuration Items (CIs) erhalten eine neue Einstellung, mit der du bestimmen kannst, ob sie einzeln oder als Pool gebucht werden. Das ist besonders für Ressourcen wie Parkplätze oder Fahrräder geeignet. Bei Pool-Buchungen reservierst du nicht ein bestimmtes Element, sondern gibst an, wie viele Einheiten du benötigst, zum Beispiel 10 Parkplätze. Im Planungsboard siehst du, wie viele Elemente pro Zeitfenster noch verfügbar sind, aber nicht, welche spezifischen Elemente gebucht sind, da diese Buchungen nicht mit einem einzelnen CI verknüpft sind.

Hauptkategorien in Produkten

Das Produktmodul wird um Unterstützung für Hauptkategorien (z. B. Catering, Blumen) erweitert. Das sorgt für bessere Auffindbarkeit sowohl in der Webanwendung als auch im Plugin.

Erweiterte Schaltfläche „Hinzufügen”

Die Schaltfläche „Hinzufügen” im Buchungsbildschirm wird mit drei Punkten (…) für zusätzliche Eingabeoptionen erweitert.

• Mit einem normalen Klick auf Hinzufügen wird das Element direkt hinzugefügt.
• Über die drei Punkte öffnet sich ein Pop-up, in dem du zusätzliche Details ausfüllen kannst.

Bearbeitungsoptionen sichtbar

Wenn ein Element bereits zu einer Buchung hinzugefügt wurde, wird das nun visuell klarer angezeigt.

Verfügbarkeitsregeln für Produkte

Bisher wurde für Produkte nur die Startzeit des Events verwendet, um zu bestimmen, ob ein Produkt verfügbar war. Das konnte in Situationen wie diesen zu Unklarheit führen:

• Das Event beginnt um 08:00

• Das Produkt ist erst ab 12:00 verfügbar ➡️ Das Produkt wurde nicht angezeigt, auch wenn (ein Teil) des Events in den verfügbaren Zeitraum fiel.

In der neuen Version wurde diese Logik angepasst:

• Produkte werden jetzt angezeigt, solange ihre Verfügbarkeit innerhalb der Zeitfenster des Events liegt

• Wenn ein Produkt nicht ab Beginn des Events verfügbar ist, aber später, wird es trotzdem angezeigt

• Eine Warnung wird angezeigt, dass das Produkt erst ab beispielsweise 12:00 verfügbar ist

So kann der Nutzer eine bewusste Wahl treffen, ohne dass relevante Optionen fälschlicherweise ausgeblendet werden. Die gleiche angepasste Logik wird jetzt auch auf Services angewendet, sodass Produkt- und Service-Verfügbarkeit innerhalb von Reservierungen und Events konsistent funktionieren.

Mobile App

Die mobile Anwendung erhält ein großes Update mit einem moderneren und nutzerfreundlicheren Design. Zusätzlich kommen weitere Module hinzu, darunter Tickets, Configuration Items (CIs), Assets, Wissensdatenbank und Aufgaben. Jedes Modul bietet umfassende Filter-, Sortier- und Anzeigeoptionen, sodass Nutzer schneller navigieren und ihre Arbeit direkt über die mobile App leichter erledigen können.

Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank wird um eine neue, intelligente Logik erweitert, die bestimmt, welche Artikel sichtbar und automatisch vorgeschlagen werden, während ein Ticket erstellt oder angesehen wird.

Wichtigste Verbesserungen

• Mehrere Klassifikationen pro Artikel Ein Wissensdatenbank-Artikel kann jetzt mit mehreren Klassifikationen verknüpft werden.
• Neues Feld „Gruppe” (Multiselect) Bestimmt, für welche Nutzergruppen der Artikel sichtbar ist.
• Smartes Matching bei der Ticket-Erstellung Das System schlägt nur die relevantesten Artikel vor, basierend auf Ähnlichkeit in der Klassifikation und automatischer Textanalyse.

ℹ️ Migrationsauswirkung Nach dem Upgrade ist das neue Gruppenfeld standardmäßig leer, da dieses Feld zuvor nicht verfügbar war. Dieses Feld muss nach dem Upgrade sowohl in UAT als auch in PROD ausgefüllt werden. Wird es leer gelassen, werden keine Wissensartikel verfügbar gemacht. Wenn viele Wissensartikel vorhanden sind, kann Kontakt zur Unterstützung beim schnelleren Ausfüllen der Standardwerte aufgenommen werden.

Sonstiges

Suche & Filterung

Suche und Filterung wurden vereinfacht und übersichtlicher gestaltet, sodass du die richtigen Informationen schneller und gezielter findest.

Wichtigste Verbesserungen

• Datumsfeld immer Pflicht Um konsistente und performante Ergebnisse zu gewährleisten, ist das Datumsfeld jetzt immer Pflicht.
• Filter explizit auswählen Du wählst nun, welche Filter du verwenden möchtest. Standardmäßig sind nicht alle Filter sichtbar, was für eine klarere Übersicht sorgt.
• Weniger Felder standardmäßig sichtbar Nur relevante Felder werden standardmäßig angezeigt, wodurch Bildschirme ruhiger und übersichtlicher werden.

Übersichten

Übersichten wurden so angepasst, dass sie performanter und vorhersehbarer arbeiten, mit mehr Kontrolle darüber, was angezeigt wird.

Wichtigste Verbesserungen

• Aktive Ansicht erforderlich Wenn keine aktive Ansicht ausgewählt ist, werden keine Daten angezeigt. Das verhindert unnötige Last und erhöht die Performance.
• Verbesserte Performance Durch diese Anpassung laden Übersichten schneller und konsistenter.
• Mindestens eine Übersicht pro Gruppe Jede Gruppe muss mindestens eine Übersicht haben. Hat eine Gruppe keine Übersicht, wird nichts angezeigt, bis eine hinzugefügt wird.

ℹ️ Migrationsauswirkung Dies ist eine wichtige funktionale Änderung: Gruppen ohne zugewiesene Filter sehen keine Datensätze mehr. Prüfe daher vorab sorgfältig, ob alle Gruppen die richtigen Filter haben, um Auswirkungen zu vermeiden. Du wählst nun selbst, welche Filter sichtbar und aktiv sind; standardmäßig werden nicht alle Filter angezeigt, was für einen übersichtlicheren Bildschirm sorgt.

Primärbild für Services

Es ist nun möglich, ein Primärbild für einen Service (Configuration Item) festzulegen. Dieses Bild wird als visuelle Darstellung des CI verwendet und ersetzt den Standard-Platzhalter.

So funktioniert es:

1. Füge ein oder mehrere Bilder als Anhang zum CI hinzu.

2. Fahre mit der Maus über das gewünschte Bild.

3. Klicke auf das Primärsymbol, um dieses Bild als Primärbild zu markieren.

Das ausgewählte Bild wird ab diesem Moment überall verwendet, wo das CI visuell dargestellt wird, etwa in der Reservierungsübersicht.

Flexibel anpassbare Zeitleiste und Wochenansicht im Planungsboard

Das Planungsboard wurde um zusätzliche Flexibilität in der Darstellung erweitert. Du kannst nun die Stunden der Zeitleiste begrenzen, indem du eine Von-Bis-Auswahl einstellst, sodass nur relevante Arbeitsstunden sichtbar sind. Zudem ist es in der Wochenansicht möglich, selbst zu bestimmen, von welchem Tag bis zu welchem Tag die Planung angezeigt wird, zum Beispiel nur eine Arbeitswoche statt einer vollen Woche. Das sorgt für ein übersichtlicheres Planungsboard und unterstützt effizientere Planung.

Erweiterte Übersicht für Produktanfragen

Bisher zeigte die Übersicht für Produktanfragen nur Anfragen aus dem Catering-Modul. Diese Übersicht wurde erweitert, um auch Produktanfragen aufzunehmen, die über Tickets eingereicht wurden.

Technisch

Produkt-API – Migrationsauswirkung

Mit der Erweiterung der Übersicht für Produktanfragen wurde die zugrunde liegende Struktur generalisiert, um Anfragen aus mehreren Quellen zu unterstützen. Alles innerhalb von Gfacility wird automatisch aktualisiert und funktioniert weiterhin korrekt. Power-BI-Berichte oder benutzerdefinierte Integrationen, die die Products-API nutzen, liegen außerhalb unserer Kontrolle und können von uns nicht automatisch aktualisiert werden.

Spalten-Mapping

• event_id → model_id

• events_description → model_description

• event_status → model_status

• event_attachment_count → model_attachment_count

• event_chats_count → model_chats_count

• event_start_time → model_start_time

• event_end_time → model_end_time

• (neu) model_type → ticket / event

Get-APIs – Migrationsauswirkung

Alle GET-APIs wurden so optimiert, dass nur die explizit vom Frontend angeforderten Daten in der Antwort zurückgegeben werden. Diese APIs werden von Kunden stark genutzt, sodass diese Optimierung besonders wichtig für Performance, Stabilität und Antwortzeiten ist.

Beim Abruf von Daten wird zuerst ein Filter ausgewählt. Ab sofort werden nur die Daten zurückgegeben, die in diesem Filter als Spalte sichtbar sind. Dadurch werden möglicherweise weniger Informationen als zuvor zurückgegeben, wenn bestimmte Felder nicht mehr als sichtbare Spalten in der Übersicht konfiguriert sind.

Diese Optimierung gilt unter anderem für:

• get tickets

• get tasks

• get events

• get products

• get services

• get CI

• get assets

• get rooms

Wichtig Kunden, die benutzerdefinierte Integrationen auf Basis dieser APIs nutzen, müssen diese Änderung explizit testen. Falls bestimmte Daten benötigt werden, aber nicht mehr zurückgegeben werden, müssen sie als Spalte in der entsprechenden Übersicht hinzugefügt werden, sodass sie wieder in der API-Antwort enthalten sind.