Google-Workspace-Integration

Integrationen · Google Workspace · 1.3

Die Verbindung zwischen Gfacility und Google Workspace läuft über ein Google-Konto Ihrer Organisation: das Integrationskonto. Mit den Berechtigungen dieses Kontos liest und aktualisiert Gfacility Mitarbeitende, Räume und Raumkalender. Das Konto braucht deshalb genau die Berechtigungen, die in diesem Artikel stehen. Fehlt eine davon, funktioniert dieser Teil der Integration nicht.

Sie wissen noch nicht, welche Integrationen Sie brauchen oder in welcher Reihenfolge? Beginnen Sie mit Integration mit Google: die Vorgehensweise.

Wie funktioniert es?

Die Integration besteht aus drei Teilen. Jeden Teil aktivieren Sie in Gfacility separat unter Integrationen & Anmeldung → Google Workspace.

Benutzersynchronisation

Jede Nacht holt Gfacility Ihre Mitarbeitenden aus Google Workspace.

• Neue Person? Sie wird angelegt.
• Angaben geändert? Name und Telefonnummer werden aktualisiert.
• Ausgeschieden oder gesperrt? Wer nicht mehr in Google steht oder dort gesperrt ist, wird in Gfacility auf inaktiv gesetzt.

Welche Felder werden übernommen?

Eine neue Person erhält die Standardorganisation und den Standardstandort Ihrer Umgebung; beides können Sie anschließend in Gfacility ändern. Die Benutzersynchronisation regelt nicht die Anmeldung. Sie sorgt nur dafür, dass Gfacility Ihre Mitarbeitenden kennt. Die Anmeldung mit Google funktioniert ohne zusätzliche Einstellungen, siehe Anmelden bei Gfacility.

Standortsynchronisation

Jede Nacht holt Gfacility die Kalenderressourcen aus Google Workspace: die Besprechungsräume mit ihrem Gebäude und ihrer Etage. Ein Gebäude oder eine Etage, die noch nicht existiert, legt Gfacility an.

Tipp: Pflegen Sie in Google für jeden Raum Gebäude, Etage und Kapazität. Was in Google falsch ist, ist auch in Gfacility falsch.

Hinweis: Ändern Sie einen Raum in Google, setzt die nächste Synchronisation in Gfacility auch seine Beschreibung zurück und macht den Raum wieder buchbar. Soll ein Raum unverändert bleiben, deaktivieren Sie für diesen Raum in Gfacility die externe Synchronisation.

Kalendersynchronisation

Die Kalendersynchronisation funktioniert in beide Richtungen:

• Von Gfacility nach Google Kalender. Legen Sie in Gfacility eine Buchung an, erscheint sie auch im Kalender des Organisators, einschließlich des Raums. Ändern oder stornieren Sie sie, geschieht das auch in Google Kalender.
• Von Google Kalender nach Gfacility. Verschieben, ändern oder stornieren Sie diese Besprechung in Google Kalender, aktualisiert Gfacility die Buchung sofort.
• Raumkalender. Gfacility liest auch die Kalender der Besprechungsräume. So zeigen die Raumplanung und die Raumdisplays auch Besprechungen, die nur in Google Kalender gebucht wurden.

Zwei Arten von Kalendern, zwei Arten von Berechtigungen:

Gut zu wissen:

• Eine Besprechung, die nur in Google Kalender gebucht wurde, wird in Gfacility keine Buchung. Der Raum wird aber als belegt angezeigt.
• Jede Nacht prüft Gfacility, ob Änderungen verpasst wurden, und holt sie nach.

Wie richten Sie es ein?

Es sind fünf Schritte. Die ersten drei erledigen Sie in Google, die letzten zwei in Gfacility.

1. In Google: ein Integrationskonto anlegen

Legen Sie in der Google Admin-Konsole (admin.google.com) ein eigenes Konto an, das nur für Gfacility verwendet wird.

• Den Namen wählen Sie selbst. Nehmen Sie einen Namen, an dem ein Administrator später erkennt, wofür das Konto da ist, zum Beispiel gfacility@ihrunternehmen.de. Viele Organisationen setzen ein Präfix davor, das ein Systemkonto kennzeichnet, etwa srv-gfacility@ihrunternehmen.de.
• Kein persönliches Konto. Verlässt diese Person das Unternehmen, wird das Konto gelöscht und die Integration stoppt.
• Mit Lizenz. Das Konto muss sich anmelden können und einen eigenen Kalender haben.
• Passwort zentral verwalten. Richten Sie Passwort und Bestätigung in zwei Schritten so ein, dass die IT immer Zugriff hat, auch wenn die Person, die das Konto angelegt hat, nicht mehr da ist.

2. In Google: dem Konto eine Administratorrolle zuweisen

Gfacility liest die Mitarbeitenden und Räume aus Ihrem Google-Verzeichnis. Das darf nur ein Administrator. Weisen Sie dem Integrationskonto deshalb in der Admin-Konsole unter Konto → Administratorrollen eine Rolle zu mit:

Sie können eine bestehende Rolle verwenden oder eine eigene Rolle „Gfacility“ mit nur diesen Berechtigungen anlegen.

3. In Google: das Konto für die Raumkalender delegieren

Dieser Schritt wird am häufigsten vergessen. Gfacility liest und schreibt die Raumkalender mit den Berechtigungen des Integrationskontos. Ist das Konto für einen Raum nicht delegiert, erscheint der Raum zwar in Gfacility, seine Besprechungen kommen aber nicht an.

Geben Sie dem Konto für jeden Raumkalender die Berechtigung Änderungen an Terminen vornehmen. Damit kann es Termine sehen, ändern und löschen.

4. In Gfacility: das Konto verbinden

Blockiert Ihr Google-Administrator unbekannte Apps? Dann erscheint in Schritt 5 eine Meldung, dass die App blockiert ist. Lassen Sie Gfacility zuerst vom Google-Administrator unter Sicherheit → Zugriffs- und Datenkontrolle → API-Steuerung zulassen.

5. In Gfacility: die Teile aktivieren

Gehen Sie in Gfacility zu Integrationen & Anmeldung → Google Workspace (dieselbe Seite wie in Schritt 4). Aktivieren Sie unter Synchronisationen die Schalter in dieser Reihenfolge:

1. Benutzer. Zuerst, weil Mitarbeitende existieren müssen, bevor sie buchen können.
2. Räume. Haben Sie bereits Gebäude und Etagen in Gfacility? Sorgen Sie dafür, dass deren Namen mit denen in Google übereinstimmen, sonst kommen sie doppelt herein.
3. Kalender. Zuletzt, weil die Kalendersynchronisation nur für Räume funktioniert, die bereits in Gfacility vorhanden sind.

Sie möchten nicht bis zur Nacht warten? Klicken Sie auf den Link neben Benutzern oder Räumen, um sofort manuell zu synchronisieren.