2026 - Q2

Diese Release Notes beschreiben das neue, erweiterte Release, das nun in der UAT-Umgebung verfügbar ist. Wir führen erweiterte Ansichtsoptionen für operative Module ein, eine leistungsfähige neue Importfunktion sowie erweiterte DSGVO-Regeln. Auch die Benutzererfahrung rund um Buchungen, Kommunikation und Ticketing wurde weiter verfeinert.

Operative Ansichten & Daten

Neue Ansichten für operative Module

In den Modulen Ticketing, Aufgaben, Buchungen, Besucher, CI, Assets, Produkte und Wissensdatenbank können Sie nun neben der Standardliste aus leistungsstarken neuen Ansichten wählen, um Ihre Arbeit schneller und übersichtlicher zu gestalten.

• Baumansicht Hierarchische Ansicht mit konfigurierbaren untergeordneten Elementen (Hinweis: nur für Tickets und Buchungen verfügbar).
• Kanban Visuelle Workflow-Übersicht in Spalten (Hinweis: nicht für Buchungen verfügbar).
• Scheduler Zeitachse für effektives Kapazitätsmanagement und Planung.
• Pivot Pivot-Tabellen für schnelle Datenanalysen.

⚠️ Anzeigegrenze

Die Baumansicht, Kanban und Pivot haben eine Anzeigegrenze von 500 Datensätzen. Enthält Ihr Filter oder Ihre Ansicht mehr als 500 Datensätze, sind diese spezifischen Ansichtsoptionen vorübergehend nicht verfügbar, bis die Liste über Filter eingegrenzt wird.

Bulk-Datenimport

Sie können nun Daten bequem in großen Mengen importieren, was die Einrichtung und Aktualisierung Ihrer Umgebung deutlich beschleunigt.

• Unterstützte Module: Verfügbar für CIs, Assets und Wissensartikel.
• Limit: Sie können bis zu 5.000 Objekte gleichzeitig importieren oder aktualisieren.
• Erforderliche Berechtigungen: Diese Funktion steht ausschließlich Benutzern zur Verfügung, die bereits die Berechtigung „Bulk-Bearbeitung“ besitzen.

Ticketing, Aufgaben & Buchungen

Ticket-Verbesserungen

• Untergeordnete Tickets und automatische Schließung: Es ist nun möglich, untergeordnete Tickets mit einem Major-Ticket zu verknüpfen. Wenn das Major-Ticket geschlossen wird, können die verknüpften untergeordneten Tickets automatisch archiviert werden. Der Status des untergeordneten Tickets wird mit der Statusklasse des Major-Tickets synchronisiert (z. B. Klasse „Abgeschlossen“).
• Synchronisierung von Konversationen: Nachrichten und Konversationen, die einem Major-Ticket hinzugefügt werden, können nun optional automatisch mit allen verknüpften untergeordneten Datensätzen geteilt werden.
• Tag-Funktionalität: Sie können Tickets jetzt einfach mit Tags versehen, um sie besser zu kategorisieren und schneller wiederzufinden.
• Echtzeit-Präsenzanzeige: Sehen Sie sofort, wer gerade ein bestimmtes Ticket geöffnet hat, damit Sie nicht parallel am selben Ticket arbeiten.
• Statusänderungen per Bulk-Bearbeitung: Sie können den Status mehrerer Tickets nun gleichzeitig ändern. Hinweis: Ein neuer Status wird nur dann als Option angezeigt, wenn er für alle ausgewählten Tickets ein zulässiger nächster Schritt ist.

Wir haben die Automatisierung weiter ausgebaut und strukturiert:

• Aufgabenregeln verschoben: Aufgabenregeln wurden von „Aufgaben“ nach „Regeln“ unter „Automatisierungen“ verlagert, sodass die gesamte Automatisierungslogik zentral verwaltet wird.
• Neue zeitbasierte Trigger: Hinzugefügt für Tickets und Aufgaben: ein Trigger auf Basis des Änderungsdatums/-zeitpunkts. So lassen sich automatisch Aktionen ausführen, wenn über einen Zeitraum X keine Änderungen erfolgen (z. B. Status bei Inaktivität automatisch ändern).
• Neue Workflow-Klassen (Status): Neue Klassen zur besseren Strukturierung von Prozessen und Reporting: Warten auf Kunde, Warten auf Lieferant, Beantwortet und Archiviert. Diese Klassen stehen für Automatisierung und Reporting zur Verfügung.
  • Wichtig: Für bestehende Kunden werden keine neuen Status automatisch angelegt; bestehende Workflows bleiben unverändert. Falls diese Klassen in bestehenden Workflows gewünscht sind, können sie auf Anfrage ergänzt werden. Neue Workflows enthalten sie standardmäßig.
  • Verhalten bei „Archiviert“: Wird ein Ticket auf Archiviert gesetzt, ist es vollständig schreibgeschützt. Änderungen sind nicht mehr möglich. Lediglich Statusänderungen gemäß den konfigurierten Workflow-Regeln bleiben erlaubt.
• Konversationsbasierte Trigger: Neuer Trigger: Konversation hinzugefügt. Inklusive „von wem“ (z. B. Ersteller, Anforderer, Zugewiesene/r), sodass sich Aktionen genau danach automatisieren lassen, wer antwortet.

Diese Verbesserungen ermöglichen es, Workflows intelligenter zu automatisieren und bessere Einblicke in Status und Durchlaufzeiten zu gewinnen.

Zeiterfassung und DSGVO-Regeln

Sie haben jetzt mehr Kontrolle über Arbeitszeiten und datenschutzrelevante Informationen innerhalb von Tickets und Aufgaben.

• Zeiterfassung: Sie können nun geleistete Arbeitszeiten protokollieren. Entweder manuell im Nachhinein oder automatisch über den Start-Zähler, der während der Arbeit mitläuft. Hinweis: Hierfür wurden neue Berechtigungen angelegt, die standardmäßig deaktiviert sind und von Administratoren aktiviert werden müssen.
• Erweiterte DSGVO-Regeln: Sie können Daten innerhalb von Tickets und Aufgaben so planen, dass sie zu einem festgelegten Zeitpunkt automatisch gelöscht oder anonymisiert werden.

Buchungs-Verbesserungen

• Überarbeitetes Buchungsformular: Die UX der Formulare wurde deutlich verbessert und die Nutzung vereinfacht.

• Rauminformationen auf einen Blick: Die Listenansicht zeigt nun direkt die Raumbeschreibung und die verfügbaren Features (Ausstattung), sodass Sie schneller den passenden Raum auswählen.

• Standortpflicht für Produkte: Wenn Sie ein Produkt direkt zu Ihrer Buchung hinzufügen möchten, fordert das System Sie nun zunächst auf, einen Standort auszuwählen.

• Verfügbarkeitsübersicht & intelligente Vorschläge: Beim Erstellen einer Buchung können Sie nun direkt die Kalenderansicht konsultieren. Außerdem helfen intelligente Vorschläge dabei, schnell den idealen Zeitslot zu finden.

  💡 Wie funktioniert dieser Vorschlag?

  Das System berechnet den idealen Zeitpunkt anhand einiger intelligenter Regeln:

  • Rollen & Status: Organisatoren werden am stärksten gewichtet, gefolgt von erforderlichen und optionalen Teilnehmenden. Ein „freier“ Kalender wird positiv bewertet, während „Abwesend“ einen vorgeschlagenen Slot sofort ausschließt.
  • Arbeitszeiten: Slots, die mit der Mittagspause überschneiden oder außerhalb der üblichen Bürozeiten liegen, werden automatisch ignoriert.
  • Ergebnis: Sie sehen stets die Slots mit der höchsten Bewertung (und damit der besten Verfügbarkeit). Bei Gleichstand wird die früheste Zeit empfohlen.

Standorte & Besucher

Kiosk- und Raumbeschilderung

Sowohl die Besucherinteraktion als auch die Standortregistrierung wurden mit neuen Funktionen für unsere Hardware- und Kiosk-Lösungen optimiert.

• Konfigurierbare Registrierungsfelder (Kiosk): Sie haben jetzt die volle Kontrolle über den Registrierungsprozess. Sie können konfigurieren, welche Eingabefelder für Besucher aktiv und welche davon Pflichtfelder sind.
• Selbst-Abmelden von Besuchern (Kiosk): Eine neue Option ist verfügbar, sodass Besucher sich beim Verlassen nun auch selbst über das Kiosk abmelden können.
• Bedingungen akzeptieren (Kiosk): Während der Registrierung können Sie Besucher nun verpflichten, Bedingungen zuzustimmen, etwa Sicherheitshinweisen oder Datenschutzregeln.
• Standortregistrierung (Raumbeschilderung): Wir erfassen jetzt präzise, welche bestimmte Raumbeschilderung für das Ein- oder Auschecken verwendet wurde, um den exakten Standort genau zu kennen.

⚠️ Wichtige Auswirkung: Reaktivierung der Hardware erforderlich Da wir zu einer neuen Infrastruktur wechseln, ändert sich das Kommunikationsprotokoll zwischen Geräten und Gfacility. Daher müssen alle Kiosks und Raumbeschilderungen nach der Migration reaktiviert werden, damit sie weiterhin mit der Software kommunizieren. Planen Sie diese Reaktivierung ein, um Ausfallzeiten an den Bildschirmen zu vermeiden.

Authentifizierung & Sicherheit

Neue Anmeldemethode mit MFA

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, sich mit Benutzername und Passwort anzumelden, zusätzlich gesichert durch MFA (Multi-Faktor-Authentifizierung). Benutzer können ihr Passwort jetzt direkt per E-Mail zurücksetzen.

⚠️ Hinweis für Bestandskunden Um bestehende Workflows nicht zu stören, ist diese neue Anmeldeoption für Bestandskunden standardmäßig deaktiviert. Sie können sich also noch nicht auf dem neuen Weg anmelden; für Sie funktioniert der Prozess weiterhin wie gewohnt über Sign in with Microsoft oder Ihr eigenes SSO.

Konfiguration & Vorlagen

ℹ️ Wichtige Änderung: CIs in Vorlagen hinzufügen Diese Änderung hat direkte Auswirkungen auf die Einrichtung von Vorlagen. Die alte Methode, bei der man beim Hinzufügen eines CI in einer Vorlage zwischen „erlaubten Werten“ oder „Standard“ wählen konnte, wurde entfernt.

Neuer verbindlicher Ansatz: Sie müssen jetzt immer einen öffentlichen Filter auswählen. Beim Hinzufügen eines CI können nur die durch diesen Filter erlaubten Werte ausgewählt werden. Die in diesem öffentlichen Filter definierten Spalten werden zudem automatisch übernommen, sowohl beim Anzeigen als auch beim Hinzufügen von Daten.

Performance & Infrastruktur

Wir haben uns entschieden, die geplante technische Migration von App Engine zu Cloud Run mit diesem Release zusammenzulegen. Dadurch profitieren Sie direkt von einer aufgefrischten, leistungsstärkeren Umgebung. Mit diesem Schritt läuft die Plattform spürbar performanter und stabiler. Außerdem haben wir gezielte Optimierungen vorgenommen, die die Gesamtgeschwindigkeit der Anwendung deutlich verbessern.

• Spürbar schneller: Sie werden sofort bemerken, dass das Laden und Öffnen von Übersichten, der Startseite und einzelnen Datensätzen deutlich flüssiger ist. Alles wirkt reaktionsschneller, was zu einem effizienteren und angenehmeren Arbeiten beiträgt.

Allgemeine Verbesserungen & Kommunikation

Eine Reihe von Qualitätsverbesserungen quer durch das System, damit Kommunikation und Navigation noch reibungsloser laufen.

• E-Mails manuell senden: Neben automatisierten E-Mails können Sie nun jederzeit auch eine E-Mail manuell versenden — mit voller Kontrolle über den Inhalt. Hinweis: Hierfür wurde eine neue Berechtigung angelegt, die standardmäßig deaktiviert ist und von Administratoren aktiviert werden muss.
• Workflow-Visualisierung: Sie können Workflows jetzt visualisieren. Beim Auswählen eines Status sehen Sie direkt die möglichen nächsten Schritte und wer berechtigt ist, diese auszuführen.
• Einstellungen klonen: Sie können Gruppen, SLAs und Filter einfach klonen, um neue Konfigurationen schnell zu erstellen.
• Neue Rich-Text-Formatierung & Kommunikation: Es steht ein neuer Rich-Text-Editor mit erweiterten Formatierungsoptionen zur Verfügung. Sie können das Layout auch zurücksetzen (besonders praktisch für eingefügten Text). Das Kommunikationsfeld bei Aufgaben wurde deutlich vergrößert, und Nachrichten unterstützen jetzt Emojis.
• Likes für Nachrichten & Emoji-Reaktionen: Sie können Nachrichten nun liken und mit Emojis reagieren. Hierfür wurde ein neuer Trigger in den Benachrichtigungsregeln ergänzt (Sonstiges → Emoji hinzugefügt). Für diese Benachrichtigung steht eine Vorlage bereit; geben Sie uns Bescheid, falls Sie Interesse haben, dann fügen wir sie in Ihrer Umgebung hinzu.
• Intelligentere @-Erwähnungen & Suche: Beim Markieren von Personen erhalten Sie direkt Vorschläge aktiver Rollen innerhalb des Objekts. Die allgemeine Suchfunktion unterstützt nun korrekt Leerzeichen und ermöglicht eine flüssige Suche nach Vorname, Nachname und E-Mail.
• Benachrichtigungen & Bewertungen: Erhalten Sie eine E-Mail-Kopie Ihrer eigenen Nachrichten sofort. Außerdem können Sie über den neuen Link ?rating=true direkt aus der E-Mail zu Formularen und Bewertungen navigieren.
• Profildarstellung bei Benutzersuchen: Bei allen Benutzersuchen und Profilen werden nun standardmäßig die Initialen angezeigt — oder das Profilbild, sofern hinterlegt. Das Entfernen Ihres Profilbilds ist nun ebenfalls einfach möglich.
• Neue Anzeige beim Speichern von Ansichten: Wenn Sie eine Übersicht ändern, erscheint der blaue Balken am oberen Bildschirmrand nicht mehr. Stattdessen sehen Sie einen dezenten blauen Punkt direkt in Ihrer Übersicht. Mit einem Klick auf den Punkt oder die Info-Schaltfläche der Ansicht erhalten Sie sofort die Möglichkeit, die geänderte Ansicht zu speichern.
• Optimierte Bewertungsanzeige: Um Platz zu sparen und Übersichten ruhiger zu halten, wurde die Bewertungsanzeige bei Objekten verkürzt. Statt 5 separater Schaltflächen (Sterne) wird nur noch 1 Stern angezeigt.

🔌 API-Änderungen — operative Module

Alle operativen GET-Endpoints (Configuration Items, Assets, Wissensdatenbank, Produkte, Services) wurden überarbeitet. Wichtigste Änderungen:

Für alle Module:

• Neuer Parameter view_type (flat | tree | timeline | pivot | kanban) Bestimmt, welches Spaltenset und welcher stateData-Key zurückgegeben wird. Standard = columns. Senden Sie view_type=flat explizit, um das bisherige Verhalten beizubehalten.
• Custom-Field-Typ configuration_item_lookup liefert nicht länger das verschachtelte Objekt configurationItem:{id,title} — Clients müssen dieses selbst abrufen.
• Fehlermeldungen (i18n): Fehlermeldungen werden jetzt übersetzt ausgegeben. Clients, die exakte englische Fehlertexte parsen, müssen auf Fehlercodes umstellen.
• Neue Anhangsunterstützung: .numbers-Dateien (Apple Numbers) sind nun als Anhang zulässig.

Pro Modul:

• Configuration Items: Relations-Endpoint /relation wird zu /relations. Neuer Alias ist GET /configuration-item/list. Die Index-Methode wurde performance-optimiert. Beziehungen erstellen jetzt automatisch auch Rückbeziehungen (mit Zyklus-Erkennung).
• Assets: Das Feld customColumns wurde aus der List-Response entfernt.
• Tickets & Events: view_type bestimmt nun zusätzlich die Verschachtelung von untergeordneten Datensätzen und Aufgaben (kanban/timeline/tree). Fehlt view_type, fällt der Server vorübergehend auf tree mit verschachtelten Aufgaben zurück — senden Sie view_type=flat explizit, um die alte flache Response beizubehalten.
• Limit Tickets & Events: Für kanban / timeline / tree ist das take-Limit auf 500 begrenzt.