2025 - Woche 40

Zusammenfassung

Dieses Release bringt eine Reihe wichtiger Verbesserungen und neuer Funktionen, die Gfacility nutzerfreundlicher, leistungsstärker und persönlicher machen. Von verbesserter Navigation und erweiterter Filterung bis zur Einführung autonomer KI – dieses Update greift vielfach gewünschte Anregungen unserer Kunden auf. Zudem wurden viele Änderungen rund um ITIL-Praktiken vorgenommen: Prozesse wie Incident Management, Change Management und Service Requests sind nun noch besser am ITIL-Standard ausgerichtet.

Was ist neu oder verbessert?

1. Verbesserte Suchfunktion Die Suchfunktion wurde um zusätzliche Felder wie IDs, weitere Datumsfelder und andere angefragte Optionen erweitert. Dadurch können Nutzer schneller und präziser nach den richtigen Informationen suchen.

2. Neu gestaltetes Einstellungsmenü

Das Einstellungsmenü wurde komplett überarbeitet, um Übersichtlichkeit und Bedienkomfort zu verbessern.

• Suchfunktion: Über die neue Suchleiste findest du spezifische Einstellungen schneller.
• Klarere Struktur: Einstellungen sind logischer gruppiert und leichter zu verwalten.
• Building Blocks: Elemente, die modulübergreifend gelten – wie Filter, Klassifikationen, Übersichten, Benachrichtigungen, Workgroups und Workflows – sind nun in einem zentralen Abschnitt namens Building Blocks gebündelt. So verwaltest du diese Komponenten an einem Ort, unabhängig von einem bestimmten Modul.

Außerdem wurden häufig genutzte Objekte wie Nutzer, Organisationen, Standorte und Produkte vom Konfigurationsbildschirm in die Navigationsleiste verschoben, unter die neue Kategorie Objekte. Das Einstellungsmenü enthält nun überwiegend systemweite Einstellungen und Konfigurationen.

3. Überarbeitete Kategorien und Filter

Kategorien heißen jetzt Workspaces und Filter heißen Views. Die UX wurde verbessert und die Auswahl von Views ist intuitiver. Das sorgt für mehr Klarheit und Konsistenz in Terminologie und Benutzererfahrung.

4. Neue Navigationsleiste links Die Sidebar wurde vollständig erneuert:

• Nutzer können Module und Workspaces anpinnen oder ausblenden.
• Die Reihenfolge von Modulen und Workspaces lässt sich umsortieren.
• Einstellungen bleiben bei der ersten Migration unverändert.
• Häufig genutzte Objekte (wie Nutzer, Produkte usw.), die zuvor nur über das Einstellungsmenü erreichbar waren, sind nun direkt über die Navigationsleiste erreichbar.
• Theme-Farben in Listen entfallen: Um ein ruhigeres und konsistenteres Ganzes zu schaffen, werden Theme-Farben aus Listen entfernt.

5. Erneuertes Filtersystem innerhalb von Views Die Einschränkungsfilter im Ticketing-Modul können nun vollständig selbst zusammengestellt und angepasst werden (bis zu maximal 5). Während diese Filter zuvor fest waren, hast du nun die Freiheit, zu wählen, welche Filter für dich am relevantesten sind. So stellst du deine eigenen Übersichten einfach zusammen und arbeitest effizienter mit den für deine Rolle wichtigen Informationen. In zukünftigen Versionen machen wir diese flexiblen Filter auch in den anderen Modulen von Gfacility verfügbar.

Wichtigste Vorteile:

• Nutzer können bis zu 5 häufig genutzte Felder für schnelles und intuitives Filtern anpinnen.
• Du kannst nach Feldern filtern, die in der View nicht sichtbar sind.

Das gibt dir mehr Kontrolle, bessere Performance und mehr Flexibilität beim Zusammenstellen deiner Übersichten.

6. Konfigurierbare Zeilenhöhe in Listen

Nutzer können nun selbst wählen, wie Listen angezeigt werden, mit drei Optionen für die Zeilenhöhe:

• Autoresize (heute Standard): Zeilenhöhe passt sich bei längeren Beschreibungen automatisch an.
• Standard: feste Zeilenhöhe, auch bei längeren Beschreibungen (Zeile bleibt gleich hoch).
• Kompakt: zeigt mehr Zeilen pro Bildschirm, indem Zeilen kompakter dargestellt werden.

Diese Einstellung bietet mehr Kontrolle darüber, wie Informationen präsentiert werden, und passt zu verschiedenen Arbeitsstilen.

7. Buchungen – Verbesserte Service-Anzeige im Outlook-Plugin

Im Outlook-Plugin wird derzeit die vollständige Beschreibung von Services angezeigt, was zu einer überladenen Ansicht führen kann.

In der neuen Version ist nur noch der Titel des Service sichtbar. Zusätzliche Details bleiben durch Hovern über die Info-Schaltfläche verfügbar, sodass Nutzer schnell Informationen abrufen können, ohne die Oberfläche zu überladen.

8. Buchungen – Einschränkungsregeln: verbesserte Stabilität und Verhalten

Die Logik und der zugrunde liegende Code der Einschränkungsregeln wurden optimiert. Das sorgt für stabileres Verhalten und reduziert die Wahrscheinlichkeit von Fehlermeldungen oder unerwartetem Verhalten. Nutzer erleben einen zuverlässigeren Prozess bei der Anwendung von Einschränkungen.

9. Teilnehmer zu Microsoft-Events hinzufügen

Zuvor wurden über Gfacility hinzugefügte Besucher nie automatisch zu Microsoft-Terminen hinzugefügt. In der neuen Version ist das nun möglich. Beim Hinzufügen eines Teilnehmers kannst du über den neuen Schalter bestimmen, ob er ebenfalls dem Microsoft-Termin hinzugefügt wird.

• Interne Teilnehmer werden standardmäßig immer zu Microsoft hinzugefügt.
• Externe Teilnehmer können optional zu Microsoft hinzugefügt werden oder nicht. Hinweis: Diese Wahl kann nach Erstellung des Termins nicht mehr geändert werden.

10. Unterstützung für Bewertungen über Teams für Buchungen

Unterstützung für die Abgabe von Bewertungen und Feedback über die Microsoft-Teams-App wird hinzugefügt, speziell für Buchungen im Zusammenhang mit:

• Catering
• Besucherempfang
• Facility-Services

Nach Ende einer Buchung wird es möglich sein, einfach eine Bewertung zu hinterlassen, sodass Organisationen sich gezielter anhand von Nutzererfahrungen verbessern können.

11. Statusfarben und Priorität: neues Design

• Die Statusfarben wurden modernisiert: im Workflow kannst du nun nur noch eine Farbe pro Status auswählen.
• Die Farbe, die jetzt als Hintergrundfarbe verwendet wird, wird zur Primärfarbe. Der Hintergrund wird automatisch eine hellere Variante davon.
• Auch das Look & Feel der Priorität wurde auf einen moderneren Stil angepasst.
• SLA-Farben bleiben unverändert, haben aber einen moderneren Look erhalten.

12. Änderbare Vorlage

Es ist nun möglich, die gewählte Vorlage auf einem bestehenden Ticket zu ändern, auch nachdem das Ticket erstellt wurde. Beim Wechsel der Vorlage geschieht Folgendes automatisch:

• Felder, die in beiden Vorlagen vorkommen, behalten ihren Wert.
• Neue Felder aus der gewählten Vorlage werden (leer) hinzugefügt.
• Felder, die nicht mehr vorkommen, werden entfernt.
• Pflichtfelder müssen erneut ausgefüllt werden, bevor das Ticket gespeichert werden kann.

13. Feldsichtbarkeit nach Erstellung

Das System unterstützte bereits, pro Frage in der Vorlage anzugeben, ob ein Feld während der Erstellung eines Tickets, CI, Assets oder Wissenselements sichtbar sein soll.

Neu ist, dass du jetzt auch festlegen kannst, ob ein Feld nach der Erstellung sichtbar bleibt, wenn das Element angesehen oder bearbeitet wird.

• visibility: legt fest, ob das Feld während der Erstellung sichtbar ist
• visibility_form: legt fest, ob das Feld nach der Erstellung sichtbar ist (im Formular)

Alle bestehenden Felder bleiben standardmäßig wie zuvor sichtbar – es ist also keine Aktion erforderlich, es sei denn, du möchtest davon abweichen.

14. Ticket-Vorlagenklassen

Jede Ticket-Vorlage ist nun mit einer bestimmten Klasse verknüpft, wie:

• Incident (INC)
• Service Request (REQ)
• Problem (PRB)
• Change (CHG)
• Ticket (allgemein)

Diese Klassen sorgen für eine standardisierte Struktur von Tickets. Basierend auf der gewählten Klasse werden bestimmte Felder automatisch angezeigt oder ausgeblendet. So bleibt das Ticket-Formular übersichtlich und am vorgesehenen Prozess ausgerichtet.

Beispiel:

Keine Migration: Die aktuelle Klasse aller Tickets und Vorlagen ist „Ticket”. Sowohl für bestehende Tickets als auch für Ticket-Vorlagen kann diese Klasse nicht geändert werden. Wenn du die neuen Klassen nutzen möchtest, müssen neue Vorlagen erstellt werden. Auf Wunsch können wir auf Anfrage eine kundenspezifische Migration durchführen. Beachte, dass dies eine zusätzliche Leistung ist und daher zusätzliche Kosten verursacht.

15. Ticket-Präfix

Tickets erhalten nun ein Präfix basierend auf der gewählten Klasse. So ist sofort erkennbar, um welche Art von Ticket es sich handelt:

Beispiele:

• INC-1253 = Incident
• CHG-1254 = Change
• REQ-1255 = Service Request
• PRB-1256 = Problem
• Ticket-1256 = Ticket

👉 Die Nummerierung ist über alle Tickets hinweg fortlaufend; nur das Präfix ändert sich je nach Klasse. Das sorgt für Wiedererkennbarkeit, ohne separate Zähler zu schaffen.

16. Visuelle Darstellung für Statusänderung (Stepper oder Dropdown)

Du kannst nun pro Ticket-Vorlage konfigurieren, wie der Status angezeigt und angepasst wird, während Tickets bearbeitet werden:

• Stepper: zeigt den vollständigen Workflow als visuelle Schrittleiste (ideal für strukturierte Nachverfolgung).
• Dropdown: zeigt nur den aktuellen Status mit der Möglichkeit, über eine Liste zu wechseln (schneller und kompakter).

Diese Anzeige wird über das bestehende Workflow-Feld auf der Ticket-, CI-, Asset- oder Wissensdatenbank-Vorlage festgelegt. Dort wählst du nicht nur den Workflow-Typ (Statusreihenfolge), sondern auch die gewünschte Visualisierungsform: Stepper oder Dropdown.

Die Reihenfolge der Schritte im Stepper kann einfach per Drag-and-Drop innerhalb der Workflow-Konfiguration festgelegt werden.

17. Eskalation und De-Eskalation von Workgroups

Du kannst nun pro Klassifikation eine Eskalationsstruktur konfigurieren. Damit bestimmst du, in welcher Reihenfolge ein Ticket automatisch von verschiedenen Workgroups weiterbearbeitet wird.

Im Ticket-Formular stehen zwei neue Aktionen zur Verfügung:

• „Nächste Ebene zuweisen” – leitet das Ticket automatisch an die nächste Workgroup weiter.
• „Vorherige Ebene zuweisen” – verschiebt das Ticket zurück zur vorherigen Workgroup, z. B. nach Wiedereröffnung oder Ablehnung.

Die Reihenfolge der Workgroups wird durch die konfigurierte Eskalationsreihenfolge innerhalb der Klassifikation bestimmt. Wenn die Klassifikation Vererbung verwendet, wird diese Reihenfolge automatisch von der übergeordneten Klassifikation übernommen.

👉 Du kannst die Eskalationsreihenfolge einfach per Drag-and-Drop in der Klassifikationskonfiguration verwalten. 👉 Tickets können auf Basis dieser konfigurierten Struktur mit einem Klick eskaliert oder de-eskaliert werden.

⚠ Achtung: wenn die aktuelle Workgroup des Tickets nicht in der Hierarchie der Klassifikation auftaucht, wird das Ticket automatisch der Workgroup auf Ebene 0 zugewiesen.

18. Ticket-Planungsboard

Innerhalb von Tickets wurde ein neues Planungsboard hinzugefügt, das die geplante Ausführung pro Ticket visuell darstellt. Das Planungsboard zeigt Tickets basierend auf ihrem geplanten Start- und Endmoment und bietet so mehr Einblick in Arbeitsverteilung und Zeitaufwand.

🔧 Für diese Visualisierung stehen zwei Felder zur Verfügung:

• Startdatum und -uhrzeit (neues Feld)
• Fälligkeitsdatum wurde von einem reinen Datum in ein Datum + Uhrzeit geändert

Diese Felder bestimmen zusammen, wie das Ticket auf dem Planungsboard angezeigt wird – von Start bis Abschluss. Das Planungsboard schafft Klarheit über die geplante Arbeitslast und hilft bei der Abstimmung von Aktivitäten zwischen Teams.

19. Neues Ticket aus bestehendem Ticket erstellen

Es ist nun möglich, direkt aus einem bestehenden Ticket ein neues Ticket zu erstellen. Diese Tickets werden automatisch miteinander verknüpft.

Klicke dazu auf Issue verknüpfen und dann in die Suchleiste. Neben der Suche nach bestehenden Tickets kannst du jetzt auch Ticket erstellen wählen, um ein neues Ticket zu starten.

20. SLAs auf Aufgaben

Die SLA-Logik, die bereits in Tickets verfügbar war, wird nun auch auf Aufgaben angewendet. Das bedeutet, dass du den Fortschritt auch innerhalb von Aufgaben anhand konfigurierter Reaktionszeiten, Lösungszeiten und anderer SLA-Vereinbarungen verfolgen kannst.

Das Verhalten ist identisch zu dem in Tickets:

• SLA wird automatisch auf Basis von Klassifikation, Priorität oder anderen Kriterien gewählt
• Statusanzeigen zeigen, ob die Aufgabe innerhalb des SLA bleibt
• Visuelle Timer und Farbcodes zeigen, wie kritisch die Zeit ist

21. Login-Seite

Die Gfacility-Login-Seite wurde überarbeitet, um die Anmeldung schneller, smarter und nutzerfreundlicher zu machen:

• Beim Ausfüllen deiner E-Mail-Adresse führt das System automatisch eine Prüfung durch:
  • Ist SSO für deine Domain konfiguriert? Dann wirst du automatisch zu deinem SSO-Provider weitergeleitet.
  • Wenn kein SSO aktiv ist, wirst du direkt zu Google oder Microsoft geleitet, je nachdem, was deine Organisation konfiguriert hat.
• Die zuletzt verwendete Anmeldemethode wird gemerkt, sodass du dich beim nächsten Besuch schneller anmelden kannst.
• Am unteren Rand der Seite hast du außerdem die Möglichkeit, manuell eine bestimmte Methode zu wählen: SSO, Google, Microsoft oder Benutzername & Passwort.

Diese Verbesserung sorgt für einen reibungsloseren Zugang zu Gfacility, angepasst an die Präferenzen und Einstellungen deiner Organisation.

22. Einführung von KI-Aktionen innerhalb bestehender Objekte Innerhalb bestehender Elemente wie Tickets und Meetings kannst du nun KI direkt Aktionen ausführen lassen.

Beispiele:

• Die KI die Beschreibung eines Tickets automatisch ins Deutsche übersetzen lassen.
• Die KI bitten, eine professionelle Antwort an den Anfragenden vorzubereiten, zum Beispiel: „Vielen Dank für Ihr Ticket, wir kümmern uns schnellstmöglich darum.” Die KI generiert einen vollständig ausgearbeiteten Text, den du direkt senden oder leicht anpassen kannst.

Diese KI-Aktionen machen die tägliche Kommunikation schneller und konsistenter, mit minimalem Aufwand.

23. Einführung autonomer KI-Agenten (Beta) Gfacility wird das Onboarding autonomer KI-Agenten unterstützen, die selbstständig Aktionen innerhalb der Plattform ausführen.

Beispiele:

• Prüfen, ob Tickets vollständig sind, und fehlende Informationen automatisch nachfordern.
• Tickets eigenständig anhand der Wissensdatenbank lösen.

Diese Funktion ist beim Go-Live standardmäßig deaktiviert, kann aber auf Anfrage aktiviert werden. Der KI-Agent befindet sich derzeit in der Beta.

24. Kommentar hinzufügen & Status in einem Schritt ändern

Im Kommunikationsfeld kannst du nun nicht nur einen Kommentar hinzufügen, sondern direkt auch den Status ändern.

• Klicke auf den ersten Teil der Schaltfläche, um nur einen Kommentar hinzuzufügen.
• Klicke auf den zweiten Teil (Pfeil), um einen Kommentar hinzuzufügen und sofort den Status zu ändern.

25. Verbesserte Sichtbarkeit der Wissensdatenbank

Die Wissensdatenbank ist nicht länger ein Tab innerhalb eines Tickets, sondern wurde zu einer Schaltfläche am oberen Rand des Tickets verschoben. Beim Klick auf diese Schaltfläche wird die Wissensdatenbank rechts neben dem Ticket angezeigt, sodass du schneller und übersichtlicher Zugriff auf relevante Informationen hast.