2025 - semana 40

Resumen

Este release trae una serie de mejoras importantes y nuevas funcionalidades que hacen Gfacility más amigable, más potente y más personal. Desde navegación mejorada y filtrado avanzado hasta la introducción de IA autónoma — esta actualización aborda deseos muy solicitados por nuestros clientes. Además, se han hecho muchos cambios en torno a las prácticas ITIL: procesos como gestión de incidentes, gestión de cambios y solicitudes de servicio se ajustan ahora aún mejor al estándar ITIL.

¿Qué hay de nuevo o mejorado?

1. Función de búsqueda mejorada La función de búsqueda se ha ampliado con campos extra como IDs, campos de fecha adicionales y otras opciones solicitadas. Como resultado, los usuarios pueden buscar más rápido y con más precisión la información correcta.

2. Menú de ajustes rediseñado

El menú de ajustes se ha reelaborado por completo para mejorar la claridad y la facilidad de uso.

• Función de búsqueda: A través de la nueva barra de búsqueda encuentras ajustes concretos más rápido.
• Estructura más clara: Los ajustes están agrupados de forma más lógica y son más fáciles de gestionar.
• Building Blocks: Los elementos que abarcan varios módulos — como filtros, clasificaciones, resúmenes, notificaciones, grupos de trabajo y workflows — están ahora agrupados bajo una sección central llamada Building Blocks. Así gestionas estos componentes en un solo lugar, independientemente de un módulo concreto.

Además, los objetos de uso frecuente como usuarios, organizaciones, ubicaciones y productos se han movido de la pantalla de configuración a la barra de navegación, bajo la nueva categoría Objetos. El menú de ajustes contiene ahora principalmente ajustes y configuraciones de ámbito sistémico.

3. Categorías y filtros reelaborados

Las categorías ahora se llaman Workspaces y los filtros se llaman Vistas. La UX se ha mejorado y la selección de Vistas es más intuitiva. Esto asegura más claridad y coherencia en la terminología y la experiencia de usuario.

4. Nueva barra de navegación a la izquierda La barra lateral se ha renovado por completo:

• Los usuarios pueden anclar u ocultar módulos y Workspaces.
• El orden de módulos y Workspaces se puede reorganizar.
• Los ajustes permanecen sin cambios en la primera migración.
• Los objetos usados con frecuencia (como usuarios, productos, etc.) que antes solo eran accesibles vía el menú de ajustes ahora son accesibles directamente vía la barra de navegación.
• Los colores de tema en las listas desaparecen: Para crear un conjunto más tranquilo y coherente, se eliminan los colores de tema en las listas.

5. Sistema de filtros renovado dentro de las Vistas Los filtros de restricción en el módulo de ticketing ahora pueden componerse y ajustarse por completo por uno mismo (hasta un máximo de 5). Donde antes estos filtros eran fijos, ahora tienes libertad para elegir qué filtros son más relevantes para ti. Así compones fácilmente tus propios resúmenes y trabajas más eficientemente con la información importante para tu rol. En versiones futuras también pondremos estos filtros flexibles a disposición en el resto de módulos de Gfacility.

Beneficios clave:

• Los usuarios pueden anclar hasta 5 campos de uso frecuente para un filtrado rápido e intuitivo.
• Puedes filtrar por campos que no son visibles en la Vista.

Esto te da más control, mejor rendimiento y más flexibilidad al componer tus resúmenes.

6. Altura de fila configurable en las listas

Los usuarios ahora pueden elegir cómo se muestran las listas, con tres opciones de altura de fila:

• Autoresize (predeterminada hoy): la altura de fila se adapta automáticamente con descripciones más largas.
• Estándar: altura de fila fija, incluso con descripciones más largas (la fila se mantiene a la misma altura).
• Compacto: muestra más filas en pantalla al presentar las filas de forma más compacta.

Este ajuste ofrece más control sobre cómo se presenta la información y se adapta a distintos estilos de trabajo.

7. Reservas - Visualización de servicios mejorada en el plugin de Outlook

En el plugin de Outlook actualmente se muestra la descripción completa de los servicios, lo que puede llevar a una vista recargada.

En la nueva versión solo será visible el título del servicio. Los detalles adicionales seguirán disponibles al pasar el ratón sobre el botón de info, de forma que los usuarios pueden consultar información rápidamente sin sobrecargar la interfaz.

8. Reservas - Reglas de restricción: estabilidad y comportamiento mejorados

La lógica y el código subyacente de las reglas de restricción se han optimizado. Esto asegura un comportamiento más estable y reduce la probabilidad de mensajes de error o comportamientos inesperados. Los usuarios experimentan un proceso más fiable al aplicar restricciones.

9. Añadir asistentes a eventos de Microsoft

Anteriormente, los visitantes añadidos vía Gfacility nunca se añadían automáticamente a las citas de Microsoft. En la nueva versión ya es posible. Al añadir un asistente, puedes usar el nuevo conmutador para determinar si también se añade a la cita de Microsoft.

• Los asistentes internos se añaden siempre a Microsoft por defecto.
• Los asistentes externos pueden añadirse opcionalmente a Microsoft o no. Nota: esta elección no puede cambiarse una vez creada la cita.

10. Soporte de valoraciones vía Teams para reservas

Se añadirá soporte para dar valoraciones y feedback vía la app de Microsoft Teams, específicamente para reservas relacionadas con:

• Catering
• Recepción de visitantes
• Servicios de facility

Una vez finalizada una reserva, será posible dejar una valoración fácilmente, para que las organizaciones puedan mejorar de forma más específica a partir de las experiencias de los usuarios.

11. Colores de estado y prioridad: nuevo diseño

• Los colores de estado se han modernizado: en el workflow ahora puedes seleccionar solo un color por estado.
• El color que se usa ahora como color de fondo pasará a ser el color principal. El fondo se convierte automáticamente en una variante más clara.
• El look & feel de la prioridad también se ha ajustado a un estilo más moderno.
• Los colores de SLA permanecen sin cambios pero se les ha dado un aspecto más moderno.

12. Plantilla cambiable

Ahora es posible cambiar la plantilla elegida de un ticket existente, incluso después de haberlo creado. Al cambiar de plantilla, ocurre automáticamente lo siguiente:

• Los campos que aparecen en ambas plantillas conservan su valor.
• Los nuevos campos de la plantilla elegida se añaden (vacíos).
• Los campos que ya no aparecen se eliminan.
• Los campos obligatorios deben rellenarse de nuevo antes de poder guardar el ticket.

13. Visibilidad de campos tras la creación

El sistema ya soportaba, por pregunta dentro de la plantilla, indicar si un campo debía ser visible durante la creación de un ticket, CI, activo o artículo de conocimiento.

La novedad es que ahora también puedes determinar si un campo sigue siendo visible tras la creación, cuando el elemento se visualiza o edita.

• visibility: determina si el campo es visible durante la creación
• visibility_form: determina si el campo es visible tras la creación (en el formulario)

Todos los campos existentes permanecen visibles por defecto como antes - por tanto, no hace falta ninguna acción, a menos que quieras desviarte de eso.

14. Clases de plantilla de ticket

Cada plantilla de ticket está ahora vinculada a una clase concreta, como:

• Incidente (INC)
• Solicitud de servicio (REQ)
• Problema (PRB)
• Cambio (CHG)
• Ticket (general)

Estas clases aseguran una estructura estandarizada de los tickets. Según la clase elegida, se muestran u ocultan automáticamente campos concretos. Así el formulario del ticket se mantiene ordenado y alineado con el proceso al que está destinado.

Por ejemplo:

Sin migración: La clase actual de todos los tickets y plantillas es «Ticket». Tanto para tickets existentes como para plantillas de ticket, esta clase no puede cambiarse. Si quieres usar las nuevas clases, deben crearse nuevas plantillas. Si lo deseas, podemos realizar una migración personalizada bajo petición. Ten en cuenta que es un servicio adicional y, por tanto, conlleva costes extra.

15. Prefijo de ticket

Los tickets ahora reciben un prefijo según la clase elegida. Esto hace inmediatamente visible qué tipo de ticket es:

Ejemplos:

• INC-1253 = Incidente
• CHG-1254 = Cambio
• REQ-1255 = Solicitud de servicio
• PRB-1256 = Problema
• Ticket-1256 = Ticket

👉 La numeración es continua a través de todos los tickets; solo el prefijo cambia según la clase. Esto asegura el reconocimiento sin crear contadores separados.

16. Representación visual del cambio de estado (stepper o desplegable)

Ahora puedes configurar por plantilla de ticket cómo se muestra y ajusta el estado mientras se procesan los tickets:

• Stepper: muestra el workflow completo como una barra de pasos visual (ideal para seguimiento estructurado).
• Desplegable: muestra solo el estado actual con la opción de cambiar vía una lista (más rápido y compacto).

Esta visualización se determina vía el campo workflow existente en la plantilla del ticket, CI, activo o artículo de la base de conocimiento. Allí eliges no solo el tipo de workflow (orden de los estados), sino también la forma de visualización deseada: stepper o desplegable.

El orden de los pasos en el stepper se puede determinar fácilmente con drag-and-drop dentro de la configuración del workflow.

17. Escalado y desescalado de grupos de trabajo

Ahora puedes configurar una estructura de escalado por clasificación. Con ella determinas en qué orden un ticket se sigue automáticamente por los distintos grupos de trabajo.

En el formulario del ticket, hay dos nuevas acciones disponibles:

• «Asignar al siguiente nivel» - reenvía automáticamente el ticket al siguiente grupo de trabajo.
• «Asignar al nivel anterior» - devuelve el ticket al grupo de trabajo anterior, p. ej., tras una reapertura o rechazo.

El orden de los grupos de trabajo se determina por el orden de escalado configurado dentro de la clasificación. Cuando la clasificación usa herencia, este orden se toma automáticamente de la clasificación padre.

👉 Puedes gestionar el orden de escalado fácilmente vía drag-and-drop en la configuración de clasificación. 👉 Los tickets se pueden escalar o desescalar en un clic basándose en esta estructura configurada.

⚠ Atención: si el grupo de trabajo actual del ticket no aparece en la jerarquía de la clasificación, el ticket se asigna automáticamente al grupo de trabajo de nivel 0.

18. Tablero de planificación de tickets

Dentro de tickets se ha añadido un nuevo tablero de planificación que muestra visualmente la ejecución planificada por ticket. El tablero muestra los tickets en función de su momento planificado de inicio y fin, ofreciendo más visión sobre el reparto de la carga de trabajo y el tiempo dedicado.

🔧 Hay dos campos disponibles para esta visualización:

• Fecha y hora de inicio (nuevo campo)
• Fecha de vencimiento ha cambiado de fecha normal a fecha + hora

Estos campos juntos determinan cómo se muestra el ticket en el tablero de planificación - desde el inicio hasta su finalización. El tablero ofrece claridad sobre la carga de trabajo planificada y ayuda a coordinar actividades entre equipos.

19. Crear nuevo ticket a partir de un ticket existente

Ahora es posible crear un nuevo ticket directamente desde un ticket existente. Estos tickets se vinculan automáticamente entre sí.

Para hacerlo, haz clic en Link issue y luego en la barra de búsqueda. Además de buscar tickets existentes, ahora puedes elegir Crear ticket para iniciar un nuevo ticket.

20. SLAs en tareas

La lógica de SLA que ya estaba disponible dentro de los tickets se aplica ahora también a las tareas. Esto significa que también puedes hacer seguimiento del progreso dentro de las tareas según los tiempos de respuesta, los tiempos de resolución y otros acuerdos de SLA configurados.

El comportamiento es idéntico al de los tickets:

• El SLA se selecciona automáticamente según la clasificación, la prioridad u otros criterios
• Los indicadores de estado muestran si la tarea se mantiene dentro del SLA
• Los temporizadores visuales y los códigos de color muestran lo crítico que es el tiempo

21. Página de inicio de sesión

La página de inicio de sesión de Gfacility se ha rediseñado para hacer el inicio de sesión más rápido, inteligente y fácil de usar:

• Al rellenar tu dirección de correo, el sistema realiza automáticamente una comprobación:
  • ¿Está SSO configurado para tu dominio? Entonces se te redirige automáticamente a tu proveedor SSO.
  • Si no hay SSO activo, vas directamente a Google o Microsoft, según lo que tu organización haya configurado.
• El último método de inicio de sesión usado se recuerda, para que puedas iniciar sesión más rápido en una próxima visita.
• En la parte inferior de la página también tienes la opción de elegir manualmente un método concreto: SSO, Google, Microsoft o usuario y contraseña.

Esta mejora asegura un acceso más fluido a Gfacility, alineado con las preferencias y ajustes de tu organización.

22. Introducción de acciones de IA dentro de objetos existentes Dentro de elementos existentes como tickets y reuniones, ahora puedes habilitar a la IA para realizar acciones directas.

Ejemplos:

• Haz que la IA traduzca automáticamente la descripción de un ticket al español.
• Pide a la IA que prepare una respuesta profesional al solicitante, por ejemplo: «Gracias por su ticket, lo gestionaremos lo antes posible.» La IA genera un texto completamente desarrollado que puedes enviar directamente o ajustar ligeramente.

Estas acciones de IA hacen la comunicación diaria más rápida y coherente, con un esfuerzo mínimo.

23. Introducción de agentes de IA autónomos (Beta) Gfacility soportará la incorporación de agentes de IA autónomos que ejecutan acciones de forma independiente dentro de la plataforma.

Ejemplos:

• Comprobar si los tickets están completos y solicitar automáticamente la información que falte.
• Resolver tickets de forma independiente basándose en la base de conocimiento.

Esta funcionalidad está desactivada por defecto en go-live pero puede activarse bajo petición. El agente de IA se encuentra actualmente en beta.

24. Añadir comentario y cambiar estado en un solo paso

En el campo de comunicación, ahora no solo puedes añadir un comentario, sino también cambiar el estado directamente.

• Haz clic en la primera parte del botón para añadir solo un comentario.
• Haz clic en la segunda parte (flecha) para añadir un comentario y cambiar el estado al mismo tiempo.

25. Visibilidad mejorada de la base de conocimiento

La base de conocimiento ya no es una pestaña dentro de un ticket sino que se ha movido a un botón en la parte superior del ticket. Al hacer clic en este botón, la base de conocimiento se muestra en el lado derecho del ticket, de forma que tienes un acceso más rápido y claro a la información relevante.