Reservar / editar vía Outlook

Para reservar salas, solicitar servicios y catering adicionales, o registrar visitantes, usa Outlook junto con el complemento de Gfacility. Lo gestionas todo de forma rápida y sencilla en un único sitio. Aquí te explicamos cómo funciona.

Crear una reunión

Crea una reunión en Outlook.

¿Quieres invitar solo a asistentes internos y ya sabes qué sala usar? Añádela directamente en la invitación de Outlook. ¿Necesitas más información sobre la sala, registrar visitantes o añadir catering y servicios? Haz clic en Gfacility [1] y se abrirá el complemento de Gfacility [2]. Esto puede hacerse directamente mientras creas la reunión.

Usar el complemento

Usa el complemento de Gfacility para añadir opciones adicionales a tu cita, como servicios y catering, para registrar visitantes o para ver detalles sobre la sala. Puedes añadir lo que necesites.

Iniciar sesión la primera vez | Haz clic para expandir

¿Es la primera vez que usas Gfacility? Entonces necesitas iniciar sesión en el complemento una sola vez. Una vez que hayas iniciado sesión, haz clic en «Detalles de la reunión» para empezar y luego sigue los pasos.

Haz clic en Iniciar sesión para acceder.

Da permiso para abrir una nueva ventana.

Inicia sesión con tu cuenta corporativa de Microsoft.

Ya has iniciado sesión en Gfacility con tu cuenta de Microsoft.

Gestionar asistentes y visitantes | Haz clic para expandir

Con Gfacility puedes registrar visitantes con facilidad para una bienvenida perfecta. También puedes elegir fácilmente quién es el anfitrión y quién pasa a ser el organizador de la cita. Los asistentes que añadas en Outlook se incluyen automáticamente en el complemento. El rol del asistente (como organizador, anfitrión, interno o externo) se muestra debajo del nombre.

Enfoque recomendado

Añadir asistentes

• Añade todos los asistentes vía Outlook. (También puedes hacerlo desde el complemento con el botón «Añadir», pero lo más sencillo es hacerlo directamente en Outlook.)

Registrar visitantes

El botón Anunciar en recepción se marca automáticamente para los asistentes externos. Puedes ajustar los detalles de los asistentes externos haciendo clic sobre ellos.

Para los asistentes anunciados en recepción, los siguientes datos son obligatorios:

• Nombre
• Apellido
• Dirección de correo electrónico
• Nombre de la empresa

Opcionalmente puedes añadir información adicional como matrícula, número de teléfono u otros detalles.

Definir organizador y anfitrión (opcional)

Por defecto, la persona cuyo calendario se está usando es a la vez organizadora y anfitriona. Si quieres cambiarlo, es muy sencillo. Solo es posible para asistentes internos.

• Organizador: el organizador es la persona en cuyo calendario se crea la cita. Solo los asistentes internos cuyo calendario puedes gestionar pueden marcarse como organizadores. Haz clic en el asistente interno y elige Marcar como organizador.
• Anfitrión: el anfitrión es responsable de dar la bienvenida a los visitantes. Haz clic en el asistente interno y elige Marcar como anfitrión.

Aumentar el número de visitantes (opcional)

¿No quieres añadir nombres y solo aumentar el número de asistentes? Introduce la cantidad adicional. Estos visitantes sin nombre garantizan que las recomendaciones del sistema se alineen con el número total de asistentes.

Nota: si faltan datos, recibes el mensaje: «Falta información». Haz clic en el visitante para rellenar los datos que faltan.

Añadir salas | Haz clic para expandir

Con Gfacility puedes buscar, añadir y gestionar salas con facilidad. Puedes usar opciones de búsqueda rápida o filtros amplios para encontrar la sala perfecta.

Enfoque recomendado

Búsqueda rápida de salas

• Haz clic en el icono de búsqueda para ver salas recomendadas o buscar por nombre.
• Haz clic en Añadir para obtener un resumen extenso y usar filtros.

Búsqueda avanzada

• Usa los botones para buscar por tipo de sala de reuniones.
• Haz clic en el icono de filtro para aplicar filtros adicionales, como capacidad, edificio, disposición o disponibilidad.
• Haz clic en Borrar filtro para eliminar todos los filtros activos.

Añadir una sala

• Haz clic en una sala para añadirla.
• Con varias configuraciones disponibles, una se selecciona por defecto. Ajústala si es necesario mediante el desplegable.
• ¿Quieres añadir un comentario? Haz clic sobre la sala y añade tu comentario.

Cambiar la ubicación principal (opcional)

• Si seleccionas varias ubicaciones, puedes definir una como ubicación principal.
• La ubicación principal se usa para indicar dónde se deben entregar los servicios, como el catering, y dónde se espera a los visitantes.
• Cambia la ubicación principal mediante el indicador de ubicación.
• Nota: una ubicación principal no se puede eliminar.

Añadir servicios | Haz clic para expandir

Con Gfacility puedes buscar y añadir servicios fácilmente. Puedes usar opciones de búsqueda rápida o filtros amplios para encontrar la sala perfecta.

¿Qué son los servicios?

Los servicios son elementos que usas de forma temporal o formas de soporte. Algunos ejemplos:

• Elementos de alquiler, como portátiles, proyectores, micrófonos, bicicletas de servicio o coches.
• Soporte o prestación de servicio, como ayuda para poner en marcha equipos audiovisuales o asistencia técnica durante una reunión.

Enfoque recomendado

Búsqueda rápida de servicios

• Haz clic en el icono de búsqueda para ver servicios recomendados o buscar por nombre.
• Haz clic en Añadir para obtener un resumen extenso y usar filtros.

Búsqueda avanzada

• Usa los botones para buscar por tipo de servicio.
• Haz clic en el icono de filtro para filtrar los servicios por edificio.
• Haz clic en Borrar filtro para eliminar todos los filtros activos.

Añadir un servicio

• Haz clic en un servicio para añadirlo.
• ¿Quieres añadir un comentario? Haz clic en el servicio y añade tu comentario.

Añadir productos | Haz clic para expandir

Con Gfacility puedes buscar, añadir y gestionar productos con facilidad. Puedes usar opciones de búsqueda rápida o filtros amplios para encontrar los productos adecuados.

¿Qué son los productos?

Los productos son artículos que consumes y no devuelves. Algunos ejemplos:

• Consumibles, como café, té, paquetes de comida o bollería.
• Artículos, como flores, material de oficina, etc.

Enfoque recomendado

Búsqueda rápida de productos

• Haz clic en el icono de búsqueda para ver productos recomendados o buscar por nombre.
• Haz clic en Añadir para obtener un resumen extenso y usar filtros.

Búsqueda avanzada

• Usa los botones para buscar por tipo de producto.

Añadir un producto

• Haz clic en un producto para añadirlo.
• Una vez añadido un producto, puedes cambiar la cantidad.
• ¿Quieres añadir un comentario? Haz clic en el servicio y añade tu comentario.
• Cambia la hora de entrega. La hora de entrega por defecto es la hora de inicio de tu reunión. Puedes cambiarla a otra hora dentro del horario de la reunión. Haz clic en el producto para definir una hora de entrega distinta.

Cantidad por defecto

La cantidad por defecto se alinea con el número de asistentes a tu reunión. Si la cantidad mínima de pedido de un producto es superior al número de asistentes, se mantiene este mínimo.

Motivo del pedido o información adicional

Antes de poder añadir productos, es posible que tu empresa haya configurado que primero debas indicar un motivo de pedido o información adicional. Esto sirve para gestionar o controlar mejor el pedido. Rellena la información solicitada y haz clic en Siguiente para continuar.

Detalles generales | Haz clic para expandir

Hay una serie de ajustes generales que influyen en tu reserva y pedido:

Tipo de reunión: se determina automáticamente según los asistentes y las condiciones. Si hay varias opciones disponibles, puedes cambiar el tipo de reunión manualmente. El tipo de reunión puede influir en las salas, productos y servicios que puedes reservar.

Organización: se puede usar para imputar costes (charge-back). A veces se rellena un valor por defecto automáticamente según los ajustes de tu organización.

Centros de coste: es posible que tengas que rellenar un centro de coste según los elementos que hayas añadido. En ese caso debes indicarlo antes de poder guardar el pedido.

Campos sincronizados

Determinados campos, como el campo de título, el de asistentes y el de sala, se sincronizan entre el complemento y la cita de Outlook. Si cambias algo en un lado, se actualiza automáticamente en ambos.

Guardar la reunión

Cuando hayas terminado, guarda los cambios desde el complemento haciendo clic en Guardar. Después guarda la reserva completa con el botón Guardar (o Enviar si estás invitando a asistentes) en Outlook.

Añadir seguidores

Después de guardar la reunión, puedes añadir seguidores. Para ello, abre la reunión y el complemento. Con el icono del ojo puedes añadir seguidores.

Los seguidores pueden ver la reserva en su entorno web de Gfacility. Si tienen los permisos adecuados, también pueden cambiar la reserva. Esto resulta útil para secretariados y asistentes que gestionan varias reuniones en grupo.

Recurrencia

Crear reservas recurrentes en Gfacility es muy sencillo. Estos son los pasos para crear correctamente una reserva recurrente y añadir servicios o productos:

1. Crear cita recurrente

Primero crea la cita recurrente como desees y guárdala.

2. Abre la primera ocurrencia

Haz clic en la primera ocurrencia de la serie en la que quieres añadir servicios o productos. Elige Este evento. Abre el complemento y añade los servicios y productos deseados, y haz clic en Guardar en el complemento. Ya has añadido los servicios y productos solo para la primera ocurrencia.

3. Repetir servicios y productos

Una vez hayas hecho clic en Guardar en el complemento, se hace visible el botón reuniones recurrentes. Haz clic en él y elige en qué reuniones quieres repetir los servicios y productos.

Marca las ocurrencias en las que quieres copiar los servicios y productos.

Ahora puedes abrir cada ocurrencia de la misma manera con este evento y editar los servicios y productos de cada una.

Modificar y editar

Puedes editar la reserva en cualquier momento para hacer cambios. Si mueves o cancelas la reunión de Outlook, los visitantes, servicios y catering vinculados se eliminan o se mueven automáticamente.

FAQ - Preguntas frecuentes

No puedo seleccionar el complemento

¿Estás en modo edición?

Solo puedes usar el complemento en el modo de edición de tu cita. Con solo abrir la cita no basta. Haz clic en editar para modificar la cita y, a continuación, selecciona el complemento.

¿Aún no puedes seleccionar el complemento? Contacta con el administrador de tu organización.

Lo veo distinto a los ejemplos

Según cómo haya configurado tu organización Gfacility, puedes ver campos distintos. Por eso lo que ves puede ser algo diferente a lo que aparece en el manual. Si tienes dudas al respecto, contacta con la persona responsable de Gfacility en tu organización.

¿Puedo usar el complemento si no he añadido ninguna sala a mi cita?

¡Por supuesto que sí! Puedes añadir servicios, visitantes y catering desde el complemento aunque no hayas seleccionado una sala. Si todavía no has añadido una sala a la invitación, se te pide que elijas una recepción. Así sabemos dónde tendrá lugar el servicio.

He movido mi reunión pero los servicios no se mueven con ella

Si has movido una reunión pero los servicios no la han seguido, probablemente sea porque has movido una cita antigua. Las citas que ya tuvieron lugar en el pasado no se mueven automáticamente al futuro cuando las cambias. Esto significa que no puedes seguir aplazando servicios indefinidamente sin que se facturen. Por tanto, no es posible mover citas del pasado al futuro. Asegúrate siempre de crear una nueva reserva.

¿En qué se basan los resultados que veo para servicios y productos?

Gfacility funciona con un formato de flujo libre, lo que significa que puedes añadir fácilmente lo que necesites.

Añadir servicios:

Si solo añades un servicio, la ubicación se deriva del propio servicio.

Añadir una sala:

Si añades una sala, la primera sala añadida se convierte automáticamente en la ubicación principal. Lo reconoces por el indicador de ubicación amarillo.

(Cuando añades más de una sala, puedes cambiar la ubicación principal a otra sala.)

La ubicación principal determina qué servicios y productos están disponibles para añadir a tu reserva. Este sistema ofrece flexibilidad y permite adaptar la reserva exactamente a tus necesidades.