Buchen / Bearbeiten über Outlook

Um Räume zu buchen, zusätzliche Services und Catering anzufragen oder Besucher zu registrieren, nutzen Sie Outlook zusammen mit dem Gfacility Add-in. Sie erledigen alles schnell und unkompliziert an einer Stelle. So funktioniert es.

Eine Besprechung erstellen

Erstellen Sie eine Besprechung in Outlook.

Sie möchten nur interne Teilnehmende einladen und wissen bereits, welchen Raum Sie nutzen möchten? Dann fügen Sie ihn direkt in der Outlook-Einladung hinzu. Benötigen Sie mehr Rauminformationen, möchten Sie Besucher registrieren oder Catering und Services hinzufügen? Dann klicken Sie auf Gfacility [1] und das Gfacility Add-in öffnet sich [2]. Das ist direkt beim Erstellen der Besprechung möglich.

Das Add-in nutzen

Mit dem Gfacility Add-in fügen Sie Ihrem Termin zusätzliche Optionen hinzu, etwa Services und Catering, registrieren Besucher oder rufen Details zum Raum ab. Sie ergänzen, was Sie benötigen.

Bei erstmaliger Nutzung anmelden | Zum Ausklappen klicken

Nutzen Sie Gfacility zum ersten Mal? Dann müssen Sie sich einmalig im Add-in anmelden. Sobald Sie angemeldet sind, klicken Sie auf „Besprechungsdetails“, um zu starten, und gehen anschließend die Schritte durch.

Klicken Sie auf Anmelden, um sich anzumelden.

Erteilen Sie die Berechtigung, ein neues Fenster zu öffnen.

Melden Sie sich mit Ihrem geschäftlichen Microsoft-Konto an.

Sie sind nun mit Ihrem Microsoft-Konto bei Gfacility angemeldet.

Teilnehmende und Besucher verwalten | Zum Ausklappen klicken

Mit Gfacility können Sie Besucher unkompliziert für einen reibungslosen Empfang registrieren. Sie können außerdem festlegen, wer Host ist und wer als Organisator des Termins fungiert. Teilnehmende, die Sie in Outlook hinzufügen, werden automatisch im Add-in übernommen. Die Rolle (z. B. Organisator, Host, intern oder extern) wird unter dem Namen angezeigt.

Empfohlenes Vorgehen

Teilnehmende hinzufügen

Fügen Sie alle Teilnehmenden über Outlook hinzu. (Das ist auch über das Add-in mit der Schaltfläche „Hinzufügen“ möglich, am einfachsten geht es jedoch direkt in Outlook.)

Besucher registrieren

Für externe Teilnehmende ist die Schaltfläche Am Empfang anmelden automatisch aktiviert. Sie können Angaben externer Teilnehmender anpassen, indem Sie auf den jeweiligen Teilnehmer klicken.

Für am Empfang angemeldete Teilnehmende sind folgende Angaben verpflichtend:

Vorname
Nachname
E-Mail-Adresse
Firmenname

Optional können Sie zusätzliche Informationen ergänzen, z. B. Kennzeichen, Telefonnummer oder weitere Details.

Organisator und Host festlegen (optional)

Standardmäßig ist die Person, deren Kalender genutzt wird, sowohl Organisator als auch Host. Eine Anpassung ist einfach möglich, jedoch nur für interne Teilnehmende.

Organisator: Der Organisator ist die Person, in deren Kalender der Termin erstellt wird. Nur interne Teilnehmende, deren Kalender Sie verwalten können, lassen sich als Organisator markieren. Klicken Sie auf den internen Teilnehmer und wählen Sie Als Organisator markieren.
Host: Der Host ist für den Empfang der Besucher verantwortlich. Klicken Sie auf den internen Teilnehmer und wählen Sie Als Host markieren.

Besucheranzahl erhöhen (optional)

Sie möchten keine Namen hinzufügen, sondern nur die Teilnehmerzahl erhöhen? Dann tragen Sie die zusätzliche Anzahl ein. Diese namenlosen Besucher sorgen dafür, dass Systemempfehlungen mit der Gesamtanzahl der Teilnehmenden übereinstimmen.

Hinweis: Fehlen Angaben, erscheint die Meldung „Informationen fehlen“. Klicken Sie auf den Besucher, um die fehlenden Angaben zu ergänzen.

Räume hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

Mit Gfacility können Sie Räume bequem suchen, hinzufügen und verwalten. Nutzen Sie Schnellsuchoptionen oder umfangreiche Filter, um den perfekten Raum zu finden.

Empfohlenes Vorgehen

Schnelle Raumsuche

Klicken Sie auf das Suchsymbol, um empfohlene Räume zu sehen oder nach Namen zu suchen.
Klicken Sie auf Hinzufügen für eine umfassende Übersicht und die Nutzung von Filtern.

Erweiterte Suche

Verwenden Sie die Schaltflächen, um nach Art des Besprechungsraums zu suchen.
Klicken Sie auf das Filtersymbol, um zusätzliche Filter anzuwenden, z. B. Kapazität, Gebäude, Bestuhlung oder Verfügbarkeit.
Klicken Sie auf Filter löschen, um alle aktiven Filter zu entfernen.

Einen Raum hinzufügen

Klicken Sie auf einen Raum, um ihn hinzuzufügen.
Bei mehreren verfügbaren Bestuhlungen ist eine standardmäßig ausgewählt. Passen Sie diese bei Bedarf über das Dropdown an.
Möchten Sie einen Kommentar hinzufügen? Klicken Sie auf den Raum und fügen Sie Ihren Kommentar hinzu.

Primären Standort ändern (optional)

Wenn Sie mehrere Standorte auswählen, können Sie einen davon als primären Standort festlegen.
Der primäre Standort gibt an, wohin Services wie Catering geliefert werden und wo Besucher erwartet werden.
Ändern Sie den primären Standort über die Standortanzeige.
Hinweis: Ein primärer Standort kann nicht entfernt werden.

Services hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

Mit Gfacility können Sie Services bequem suchen und hinzufügen. Nutzen Sie Schnellsuchoptionen oder umfangreiche Filter, um den passenden Raum zu finden.

Was sind Services?

Services sind Gegenstände, die Sie temporär nutzen, oder Formen der Unterstützung. Beispiele:

Mietgegenstände wie Laptops, Beamer, Mikrofone, Servicefahrräder oder -fahrzeuge.
Unterstützung oder Servicebereitstellung, z. B. Hilfe beim Einrichten audiovisueller Geräte oder technische Unterstützung während einer Besprechung.

Empfohlenes Vorgehen

Schnelle Service-Suche

Klicken Sie auf das Suchsymbol, um empfohlene Services zu sehen oder nach Namen zu suchen.
Klicken Sie auf Hinzufügen für eine umfassende Übersicht und die Nutzung von Filtern.

Erweiterte Suche

Verwenden Sie die Schaltflächen, um nach Service-Typ zu suchen.
Klicken Sie auf das Filtersymbol, um Services nach Gebäude zu filtern.
Klicken Sie auf Filter löschen, um alle aktiven Filter zu entfernen.

Einen Service hinzufügen

Klicken Sie auf einen Service, um ihn hinzuzufügen.
Möchten Sie einen Kommentar hinzufügen? Klicken Sie auf den Service und fügen Sie Ihren Kommentar hinzu.

Produkte hinzufügen | Zum Ausklappen klicken

Mit Gfacility können Sie Produkte bequem suchen, hinzufügen und verwalten. Nutzen Sie Schnellsuchoptionen oder umfangreiche Filter, um die richtigen Produkte zu finden.

Was sind Produkte?

Produkte sind Gegenstände, die Sie verbrauchen und nicht zurückgeben. Beispiele:

Verbrauchsgüter wie Kaffee, Tee, Lunchpakete oder Gebäck.
Artikel wie Blumen, Bürobedarf etc.

Empfohlenes Vorgehen

Schnelle Produktsuche

Klicken Sie auf das Suchsymbol, um empfohlene Produkte zu sehen oder nach Namen zu suchen.
Klicken Sie auf Hinzufügen für eine umfassende Übersicht und die Nutzung von Filtern.

Erweiterte Suche

Verwenden Sie die Schaltflächen, um nach Produkttyp zu suchen.

Ein Produkt hinzufügen

Klicken Sie auf ein Produkt, um es hinzuzufügen.
Sobald Sie ein Produkt hinzugefügt haben, können Sie die Menge ändern.
Möchten Sie einen Kommentar hinzufügen? Klicken Sie auf den Service und fügen Sie Ihren Kommentar hinzu.
Ändern Sie die Lieferzeit. Standardmäßig ist die Lieferzeit gleich der Startzeit Ihrer Besprechung. Sie können sie auf eine andere Zeit innerhalb des Meetings ändern. Klicken Sie auf das Produkt, um eine andere Lieferzeit einzustellen.

Standardmenge

Die Standardmenge richtet sich nach der Anzahl der Teilnehmenden in Ihrer Besprechung. Liegt die Mindestbestellmenge für ein Produkt höher als die Teilnehmerzahl, wird dieses Minimum eingehalten.

Bestellgrund oder zusätzliche Informationen

Bevor Sie Produkte hinzufügen können, hat Ihr Unternehmen möglicherweise konfiguriert, dass Sie zunächst einen Bestellgrund oder zusätzliche Informationen angeben müssen. Dies dient der besseren Steuerung oder Kontrolle der Bestellung. Tragen Sie die angeforderten Informationen ein und klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren.

Allgemeine Angaben | Zum Ausklappen klicken

Es gibt einige allgemeine Einstellungen, die Ihre Buchung und Bestellung beeinflussen:

Besprechungstyp: Wird automatisch anhand der Teilnehmenden und Bedingungen ermittelt. Sind mehrere Optionen verfügbar, können Sie den Besprechungstyp manuell ändern. Der Besprechungstyp kann beeinflussen, welche Räume, Produkte und Services Sie buchen können.

Organisation: Kann für die interne Verrechnung verwendet werden. Manchmal wird ein Standardwert automatisch anhand der Einstellungen Ihrer Organisation eingetragen.

Kostenstellen: Je nach hinzugefügten Positionen müssen Sie ggf. eine Kostenstelle angeben. In diesem Fall müssen Sie diese hinterlegen, bevor Sie die Bestellung speichern können.

Synchronisierte Felder

Bestimmte Felder, etwa das Titelfeld, das Teilnehmerfeld und das Raumfeld, werden zwischen dem Add-in und dem Outlook-Termin synchronisiert. Eine Änderung an einer Stelle wird automatisch an beiden Stellen aktualisiert.

Die Besprechung speichern

Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Änderungen über das Add-in mit einem Klick auf Speichern. Anschließend speichern Sie die gesamte Buchung mit der Schaltfläche Speichern (oder Senden, falls Sie Teilnehmende einladen) in Outlook.

Follower hinzufügen

Nachdem Sie die Besprechung gespeichert haben, können Sie Follower hinzufügen. Öffnen Sie dazu die Besprechung und das Add-in. Mit dem Augensymbol können Sie Follower hinzufügen.

Follower können die Buchung in ihrer Gfacility-Weboberfläche einsehen. Mit den entsprechenden Rechten können sie die Buchung auch ändern. Das ist hilfreich für Sekretariate und Assistenzen, die mehrere Besprechungen in Gruppen verwalten.

Serientermine

Wiederkehrende Buchungen in Gfacility zu erstellen ist unkompliziert. So legen Sie eine Serienbuchung korrekt an und ergänzen Services oder Produkte:

Serientermin erstellen

Erstellen Sie zunächst den Serientermin nach Wunsch und speichern Sie ihn.

Erstes Vorkommen öffnen

Klicken Sie auf das erste Vorkommen der Serie, in dem Sie Services oder Produkte hinzufügen möchten. Wählen Sie Dieser Termin. Öffnen Sie das Add-in, fügen Sie die gewünschten Services und Produkte hinzu und klicken Sie im Add-in auf Speichern. Sie haben die Services und Produkte nun nur für das erste Vorkommen hinzugefügt.

Services und Produkte wiederholen

Sobald Sie im Add-in auf Speichern geklickt haben, wird die Schaltfläche Serientermine sichtbar. Klicken Sie darauf und wählen Sie, für welche Termine Sie die Services und Produkte wiederholen möchten.

Setzen Sie ein Häkchen bei den Vorkommen, in die Sie Services und Produkte kopieren möchten.

Sie können nun jedes Vorkommen auf dieselbe Weise mit Dieser Termin öffnen und die Services und Produkte je Vorkommen bearbeiten.

Ändern & Bearbeiten

Sie können die Buchung jederzeit erneut bearbeiten, um Änderungen vorzunehmen. Wenn Sie die Outlook-Besprechung verschieben oder absagen, werden die verknüpften Besucher, Services und das Catering automatisch entfernt oder mitverschoben.

FAQ - Häufig gestellte Fragen

Ich kann das Add-in nicht auswählen

Sind Sie im Bearbeitungsmodus?

Das Add-in kann nur im Bearbeitungsmodus Ihres Termins genutzt werden. Das bloße Öffnen Ihres Termins genügt nicht. Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Termin zu bearbeiten, und wählen Sie dann das Add-in aus.

Sie können das Add-in immer noch nicht auswählen? Wenden Sie sich an die Administrator:innen in Ihrer Organisation.

Bei mir sieht es anders aus als in den Beispielen

Je nachdem, wie Ihre Organisation Gfacility konfiguriert hat, können andere Felder angezeigt werden. Was Sie sehen, kann also etwas von der Anleitung abweichen. Bei Fragen wenden Sie sich an die für Gfacility verantwortliche Person in Ihrer Organisation.

Kann ich das Add-in verwenden, wenn meinem Termin kein Raum hinzugefügt wurde?

Selbstverständlich! Sie können Services, Besucher und Catering über das Add-on hinzufügen, auch ohne einen Raum auszuwählen. Falls Sie noch keinen Raum in die Einladung aufgenommen haben, werden Sie gebeten, einen Empfang auszuwählen. So wissen wir, wo der Service stattfinden wird.

Ich habe meine Besprechung verschoben, die Services wurden aber nicht mit verschoben

Wenn Sie eine Besprechung verschoben haben, die Services aber nicht mitgewandert sind, liegt das wahrscheinlich daran, dass Sie einen alten Termin verschoben haben. Termine, die bereits in der Vergangenheit stattgefunden haben, werden bei einer Änderung nicht automatisch in die Zukunft verschoben. Das bedeutet, dass Sie Services nicht endlos in die Zukunft schieben können, ohne dass eine Abrechnung erfolgt. Es ist daher nicht möglich, Termine aus der Vergangenheit in die Zukunft zu verschieben. Erstellen Sie stattdessen stets eine neue Buchung.

Worauf basieren die Ergebnisse, die ich bei Services und Produkten sehe?

Gfacility arbeitet mit einem Freeflow-Format, das heißt, Sie können bequem hinzufügen, was Sie brauchen.

Services hinzufügen:

Wenn Sie nur einen Service hinzufügen, wird der Standort aus dem Service selbst abgeleitet.

Einen Raum hinzufügen:

Wenn Sie einen Raum hinzufügen, wird der zuerst hinzugefügte Raum automatisch zum primären Standort. Sie erkennen ihn an der gelben Standortanzeige.

(Fügen Sie mehr als einen Raum hinzu, können Sie den primären Standort auf einen anderen Raum ändern.)

Der primäre Standort bestimmt, welche Services und Produkte Sie Ihrer Buchung hinzufügen können. Dieses System bietet Flexibilität und ermöglicht es, die Buchung exakt auf Ihre Anforderungen abzustimmen.