Reservar / editar via Outlook

Para reservar salas, pedir serviços e catering adicionais ou registar visitantes, utiliza o Outlook em conjunto com o add-in do Gfacility. Trata de tudo de forma rápida e prática num único sítio. Veja como funciona.

Criar uma reunião

Crie uma reunião no Outlook.

Pretende convidar apenas participantes internos e já sabe que sala quer usar? Adicione-a então diretamente ao convite do Outlook. Precisa de mais informação sobre a sala, quer registar visitantes ou adicionar catering e serviços? Então clique em Gfacility [1] e o add-in do Gfacility abre [2]. Pode fazê-lo logo durante a criação da reunião.

Utilizar o add-in

Utiliza o add-in do Gfacility para adicionar opções extra ao seu compromisso, como serviços e catering, para registar visitantes ou para consultar detalhes da sala. Pode acrescentar o que precisar.

Iniciar sessão na primeira utilização | Clicar para expandir

Está a usar o Gfacility pela primeira vez? Então tem de iniciar sessão no add-in uma vez. Depois de iniciar sessão, clique em “Detalhes da reunião” para começar e siga os passos.

Clique em Iniciar sessão para autenticar-se.

Dê permissão para abrir uma nova janela.

Inicie sessão com a sua conta Microsoft profissional.

Tem agora sessão iniciada no Gfacility com a sua conta Microsoft.

Gerir participantes e visitantes | Clicar para expandir

Com o Gfacility pode registar facilmente os visitantes para um acolhimento perfeito. Pode também escolher facilmente quem é o anfitrião e quem fica como organizador do compromisso. Os participantes que adicionar no Outlook são automaticamente incluídos no add-in. O papel do participante (como organizador, anfitrião, interno ou externo) é apresentado por baixo do nome.

Abordagem recomendada

Adicionar participantes

Adicione todos os participantes via Outlook. (Pode fazê-lo também pelo add-in, usando o botão “Adicionar”, mas é mais simples fazê-lo diretamente no Outlook.)

Registar visitantes

O botão Anunciar na receção fica automaticamente marcado para participantes externos. Pode ajustar os dados dos participantes externos clicando no participante.

Para os participantes anunciados na receção, os seguintes dados são obrigatórios:

Nome próprio
Apelido
Endereço de e-mail
Nome da empresa

Opcionalmente pode adicionar informação extra, como matrícula, número de telefone ou outros dados.

Definir organizador e anfitrião (opcional)

Por omissão, a pessoa cujo calendário está a ser usado é simultaneamente organizador e anfitrião. Se quiser ajustar isto, é simples. Só é possível para participantes internos.

Organizador: o organizador é a pessoa em cujo calendário o compromisso é criado. Apenas os participantes internos cujo calendário consegue gerir podem ser marcados como organizador. Clique no participante interno e escolha Marcar como organizador.
Anfitrião: o anfitrião é responsável por acolher os visitantes. Clique no participante interno e escolha Marcar como anfitrião.

Aumentar o número de visitantes (opcional)

Não quer adicionar nomes mas apenas aumentar o número de participantes? Indique então o número adicional. Estes visitantes anónimos asseguram que as recomendações do sistema estão alinhadas com o número total de participantes.

Nota: se faltarem dados, recebe a mensagem “Falta informação”. Clique no visitante para preencher os dados em falta.

Adicionar salas | Clicar para expandir

Com o Gfacility pode pesquisar, adicionar e gerir salas com facilidade. Pode usar opções de pesquisa rápida ou filtros extensos para encontrar a sala ideal.

Abordagem recomendada

Pesquisa rápida de sala

Clique no ícone de pesquisa para ver salas recomendadas ou pesquisar por nome.
Clique em Adicionar para uma vista alargada e para usar filtros.

Pesquisa avançada

Use os botões para pesquisar por tipo de sala de reuniões.
Clique no ícone de filtro para aplicar filtros adicionais, como capacidade, edifício, disposição ou disponibilidade.
Clique em Limpar filtro para remover todos os filtros ativos.

Adicionar uma sala

Clique numa sala para a adicionar.
Quando existem várias disposições disponíveis, uma é selecionada por omissão. Ajuste se necessário através do menu pendente.
Quer adicionar um comentário? Clique na sala e escreva o seu comentário.

Alterar a localização principal (opcional)

Se selecionar várias localizações, pode definir uma como localização principal.
A localização principal é usada para indicar onde os serviços devem ser entregues, como o catering, e onde os visitantes são esperados.
Altere a localização principal através do indicador de localização.
Nota: uma localização principal não pode ser removida.

Adicionar serviços | Clicar para expandir

Com o Gfacility pode pesquisar e adicionar serviços de forma simples. Pode usar opções de pesquisa rápida ou filtros extensos para encontrar a sala ideal.

O que são serviços?

Serviços são itens que utiliza temporariamente ou formas de apoio. Exemplos de serviços:

Itens de aluguer, como portáteis, projetores, microfones, bicicletas de serviço ou viaturas.
Apoio ou prestação de serviços, como ajuda no arranque de equipamento audiovisual ou assistência técnica durante uma reunião.

Abordagem recomendada

Pesquisa rápida de serviço

Clique no ícone de pesquisa para ver serviços recomendados ou pesquisar por nome.
Clique em Adicionar para uma vista alargada e para usar filtros.

Pesquisa avançada

Use os botões para pesquisar por tipo de serviço.
Clique no ícone de filtro para filtrar serviços por edifício.
Clique em Limpar filtro para remover todos os filtros ativos.

Adicionar um serviço

Clique num serviço para o adicionar.
Quer adicionar um comentário? Clique no serviço e escreva o seu comentário.

Adicionar produtos | Clicar para expandir

Com o Gfacility pode pesquisar, adicionar e gerir produtos com facilidade. Pode usar opções de pesquisa rápida ou filtros extensos para encontrar os produtos certos.

O que são produtos?

Produtos são itens que consome e que não devolve. Exemplos:

Consumíveis, como café, chá, embalagens de almoço ou pastelaria.
Itens, como flores, material de escritório, etc.

Abordagem recomendada

Pesquisa rápida de produto

Clique no ícone de pesquisa para ver produtos recomendados ou pesquisar por nome.
Clique em Adicionar para uma vista alargada e para usar filtros.

Pesquisa avançada

Use os botões para pesquisar por tipo de produto.

Adicionar um produto

Clique num produto para o adicionar.
Depois de adicionar um produto, pode alterar a quantidade.
Quer adicionar um comentário? Clique no serviço e escreva o seu comentário.
Altere a hora de entrega. A hora de entrega por omissão é o início da sua reunião. Pode alterá-la para outro momento dentro do período da reunião. Clique no produto para definir uma hora de entrega diferente.

Quantidade por omissão

A quantidade por omissão está alinhada com o número de participantes da sua reunião. Se a quantidade mínima de encomenda de um produto for superior ao número de participantes, é mantido esse mínimo.

Motivo da encomenda ou informação adicional

Antes de poder adicionar produtos, a sua empresa pode ter configurado que tem primeiro de indicar um motivo de encomenda ou informação adicional. Isto serve para gerir ou verificar melhor a encomenda. Preencha a informação solicitada e clique em Seguinte para continuar.

Detalhes gerais | Clicar para expandir

Existem várias definições gerais que influenciam a sua reserva e encomenda:

Tipo de reunião: é determinado automaticamente com base nos participantes e nas condições. Se houver várias opções disponíveis, pode alterar o tipo de reunião manualmente. O tipo de reunião pode influenciar as salas, produtos e serviços que pode reservar.

Organização: pode ser utilizada para imputação interna (charge-back). Por vezes, é preenchido automaticamente um valor por omissão com base nas definições da sua organização.

Centros de custo: pode ter de preencher um centro de custo dependendo dos itens que adicionou. Nesse caso, tem de o especificar antes de poder guardar a encomenda.

Campos sincronizados

Determinados campos, como o título, os participantes e a sala, são sincronizados entre o add-in e o compromisso no Outlook. Se alterar algo num dos sítios, é atualizado automaticamente em ambos.

Guardar a reunião

Quando terminar, guarda as alterações no add-in clicando em Guardar. De seguida, guarda toda a reserva com o botão Guardar (ou Enviar, se estiver a convidar participantes) no Outlook.

Adicionar seguidores

Depois de ter guardado a reunião, pode adicionar seguidores. Para isso, abra a reunião e o add-in. Com o ícone de olho pode adicionar seguidores.

Os seguidores podem consultar a reserva no respetivo ambiente web do Gfacility. Se tiverem as permissões certas, podem também alterar a reserva. É útil para secretariados e assistentes que gerem várias reuniões em grupo.

Recorrência

Criar reservas recorrentes no Gfacility é simples. Eis os passos para criar corretamente uma reserva recorrente e adicionar serviços ou produtos:

Criar compromisso recorrente

Crie primeiro o compromisso recorrente conforme pretendido e guarde o compromisso.

Abrir a primeira ocorrência

Clique na primeira ocorrência da série em que quer adicionar serviços ou produtos. Escolha Este evento. Abra o add-in, adicione os serviços e produtos desejados e clique em Guardar no add-in. Os serviços e produtos foram agora adicionados apenas à primeira ocorrência.

Repetir serviços e produtos

Depois de clicar em Guardar no add-in, fica visível o botão reuniões recorrentes. Clique nele e escolha em que reuniões pretende repetir os serviços e produtos.

Marque as ocorrências para as quais quer copiar os serviços e produtos.

Pode agora abrir cada ocorrência da mesma forma, com este evento, e editar os serviços e produtos para cada ocorrência.

Alterar e editar

Pode editar a reserva a qualquer momento para introduzir alterações. Se mover ou cancelar a reunião do Outlook, os visitantes, serviços e catering associados são automaticamente removidos ou movidos.

FAQ - Perguntas frequentes

Não consigo selecionar o add-in

Está em modo de edição?

Só pode usar o add-in no modo de edição do seu compromisso. Apenas abrir o compromisso não é suficiente. Clique em editar para editar o compromisso e depois selecione o add-in.

Ainda não consegue selecionar o add-in? Contacte o administrador dentro da sua organização.

Está-me a aparecer diferente dos exemplos

Dependendo da forma como a sua organização configurou o Gfacility, pode ver campos diferentes. Por isso, o que vê pode ser ligeiramente diferente do que está no manual. Se tiver dúvidas, contacte a pessoa responsável pelo Gfacility na sua organização.

Posso usar o add-in se não tiver sido adicionada uma sala ao meu compromisso?

Pode, sem problema! Pode adicionar serviços, visitantes e catering pelo add-on, mesmo que não tenha selecionado uma sala. Se ainda não adicionou uma sala ao convite, é-lhe pedido que selecione uma receção. Assim sabemos onde o serviço terá lugar.

Movi a minha reunião mas os serviços não foram com ela

Se moveu uma reunião mas os serviços não a acompanharam, é provavelmente porque moveu um compromisso antigo. Compromissos que já ocorreram no passado não são automaticamente movidos para o futuro quando os altera. Significa que não pode empurrar serviços indefinidamente para a frente sem haver faturação. Por isso, não é possível mover compromissos do passado para o futuro. Certifique-se de que cria sempre uma nova reserva.

Em que se baseiam os resultados que vejo para serviços e produtos?

O Gfacility funciona com um formato freeflow, o que significa que pode adicionar facilmente o que precisar.

Adicionar serviços:

Se adicionar apenas um serviço, a localização é derivada do próprio serviço.

Adicionar uma sala:

Se adicionar uma sala, a primeira sala adicionada torna-se automaticamente a localização principal. Reconhece-a pelo indicador amarelo de localização.

(Quando adiciona mais do que uma sala, pode mudar a localização principal para outra sala.)

A localização principal determina quais os serviços e produtos disponíveis para adicionar à sua reserva. Este sistema oferece flexibilidade e permite adaptar a reserva exatamente às suas necessidades.