Integração com a Microsoft: a abordagem

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A sua organização usa o Microsoft 365? Então vai ligar o Gfacility à Microsoft em vários pontos. Este artigo dá-lhe a visão geral: que integrações existem, que escolhas tem de fazer e por que ordem as configura. Cada passo remete para o artigo com os pormenores.

As integrações num relance

Integração	O que faz	É necessária?
Sincronização de utilizadores	Coloca os seus colaboradores no Gfacility.	Recomendada
Sincronização de departamentos	Associa cada colaborador ao respetivo departamento.	Opcional
Sincronização de localizações	Coloca as salas de reuniões no Gfacility, com edifício e piso.	Necessária para reservar
Sincronização de calendários	Mantém as reservas iguais no Gfacility e no Outlook.	Necessária para reservar
Início de sessão	Os colaboradores iniciam sessão com a sua conta Microsoft.	Recomendada
Envio de e-mail	Define o endereço a partir do qual o Gfacility envia e-mails.	Opcional
Add-in do Outlook	Reservar a partir do próprio Outlook.	Recomendada

As quatro primeiras funcionam através de um único registo de aplicação da sua organização: a integração com o Office 365. O início de sessão e o envio de e-mail são integrações à parte.

As escolhas que tem de fazer

Há quatro escolhas que determinam a configuração. Tome-as logo à partida, em conjunto com o administrador de TI.

1 · Que colaboradores?

Todos os que têm licença ou apenas uma parte. Para uma parte, envie-nos uma query que determine quem fica incluído. O Gfacility configura esse filtro por si.

2 · Acesso aos calendários?

Todos os calendários (o mais simples) ou apenas as salas e os colaboradores que escolher, através do Exchange RBAC. Nunca as duas coisas.

3 · Como iniciar sessão?

Iniciar sessão com Microsoft (a aplicação do Gfacility, rápida de configurar) ou SSO (a sua própria aplicação, que a sua equipa de TI controla). Escolha uma.

4 · Que remetente?

O servidor de e-mail do Gfacility (nada a configurar) ou a sua própria caixa de correio (o seu próprio remetente). Veja a comparação mais abaixo.

Ordem recomendada

Configure por esta ordem. Cada passo assenta no anterior. Faça tudo primeiro no ambiente de teste (UAT) e só depois em produção: são dois ambientes distintos e tem de configurar ambos.

Passo	O quê	Porquê por esta ordem
1	Preparar a Microsoft. Salas com edifício e número de piso, colaboradores com licença e departamento.	O Gfacility copia o que está na Microsoft. O que estiver errado lá também ficará errado no Gfacility.
2	Registo de aplicação e permissões. Incluindo a escolha do acesso aos calendários.	Todas as sincronizações precisam desta aplicação.
3	Ativar a sincronização de utilizadores. Envie primeiro o filtro, se não quiser incluir todos.	Os colaboradores têm de existir no Gfacility antes de poderem iniciar sessão e reservar.
4	Ativar a sincronização de departamentos (opcional).	Funciona sobre a sincronização de utilizadores. Alinhe primeiro as organizações existentes com os nomes dos departamentos.
5	Ativar a sincronização de localizações.	Alinhe primeiro os edifícios e pisos existentes, caso contrário entram em duplicado.
6	Ativar a sincronização de calendários.	Só funciona para salas que já estão no Gfacility.
7	Configurar o início de sessão. Teste com um colaborador e depois ative para todos.	Só faz sentido quando os colaboradores já existem (passo 3).
8	Escolher o envio de e-mail.	Antes do arranque, para que os primeiros e-mails saiam logo do remetente certo.
9	Disponibilizar o add-in do Outlook.	Por último, porque usa tudo o que está acima.

Onde encontrar cada passo

Passo 1: Gestão de salas no Microsoft
Passos 2 a 6: Integração com o Office 365
Passo 7: Iniciar sessão com Microsoft ou Integração SSO
Passo 8: Configurar o envio de e-mail e Whitelist de e-mail
Passo 9: Instalar o add-in do Outlook

E-mail: servidor de e-mail do Gfacility ou a sua própria caixa de correio?

	Servidor de e-mail do Gfacility	A sua própria caixa de correio
Remetente	O endereço do Gfacility	O seu próprio endereço, por exemplo `servicos@suaempresa.pt`
Configuração	Nenhuma, funciona de imediato	Configurar o Microsoft 365 (recomendado) ou SMTP
Respostas	Não lhe chegam automaticamente	Chegam à sua própria caixa de correio
Manutenção	Nenhuma	Renovar a tempo o segredo do cliente ou a palavra-passe
Filtro de spam	Adicionar o endereço do Gfacility aos remetentes fidedignos	Não é necessário
Em caso de falha	O Gfacility resolve	O e-mail não é enviado até resolver o problema; os administradores recebem um alerta

O nosso conselho: comece com o servidor de e-mail do Gfacility. Passe para a sua própria caixa de correio quando os colaboradores ou visitantes precisarem de ver o seu próprio remetente, ou quando as respostas tiverem de lhe chegar.

O que precisa do administrador de TI?

Reúna o seguinte antes de começar:

O quê	Para quê
ID do diretório (inquilino), ID da aplicação (cliente) e o Valor do segredo do cliente	A integração com o Office 365 e, se a escolher, o SSO
A data de expiração do segredo do cliente	Renovar a tempo, caso contrário a integração deixa de funcionar
A query para o filtro de utilizadores	Apenas se nem todos devam ser incluídos
Um administrador que possa conceder consentimento	Consentimento de administrador para as aplicações
O endereço do remetente	Apenas com a sua própria caixa de correio

Partilhe o segredo do cliente de forma segura, por exemplo através de uma ligação de um gestor de palavras-passe. Nunca num e-mail simples.

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