L'intégration avec Microsoft : la démarche

Intégrations · Microsoft 365 · Commencez ici

Votre organisation utilise Microsoft 365 ? Vous reliez alors Gfacility à Microsoft à plusieurs endroits. Cet article vous en donne une vue d’ensemble : les intégrations disponibles, les choix à faire et l’ordre dans lequel les mettre en place. Chaque étape renvoie vers l’article qui la détaille.

Les intégrations en un coup d’œil

Intégration	Ce qu'elle fait	Nécessaire ?
Synchronisation des utilisateurs	Importe vos employés dans Gfacility.	Recommandée
Synchronisation des départements	Rattache chaque employé à son département.	Facultative
Synchronisation des emplacements	Importe les salles de réunion dans Gfacility, avec leur bâtiment et leur étage.	Nécessaire pour réserver
Synchronisation des calendriers	Garde les réservations identiques dans Gfacility et dans Outlook.	Nécessaire pour réserver
Connexion	Les employés se connectent avec leur compte Microsoft.	Recommandée
Envoi des e-mails	Détermine l'adresse depuis laquelle Gfacility envoie ses e-mails.	Facultatif
Module complémentaire Outlook	Réserver directement depuis Outlook.	Recommandé

Les quatre premières passent par une seule inscription d’application de votre organisation : l’intégration Office 365. La connexion et l’envoi des e-mails sont des intégrations distinctes.

Les choix à faire

Quatre choix déterminent la mise en place. Faites-les dès le départ, avec l’administrateur IT.

1 · Quels employés ?

Tous ceux qui ont une licence, ou une partie seulement. Dans ce cas, envoyez-nous une requête qui définit qui est inclus. Gfacility configure ce filtre pour vous.

2 · Accès aux calendriers ?

Tous les calendriers (le plus simple), ou uniquement les salles et les employés de votre choix via Exchange RBAC. Jamais les deux.

3 · Quelle connexion ?

Se connecter avec Microsoft (l'application Gfacility, rapide à mettre en place) ou SSO (votre propre application, votre service IT garde la main). Choisissez l'une des deux.

4 · Quel expéditeur ?

Le serveur de messagerie de Gfacility (rien à configurer), ou votre propre boîte aux lettres (votre propre expéditeur). Voir la comparaison ci-dessous.

L’ordre recommandé

Procédez dans cet ordre : chaque étape s’appuie sur la précédente. Faites tout d’abord sur l’environnement de test (UAT), puis seulement en production. Ce sont deux environnements distincts, et vous configurez les deux.

Étape	Quoi	Pourquoi dans cet ordre
1	Préparer Microsoft. Des salles avec un bâtiment et un numéro d'étage, des employés avec une licence et un département.	Gfacility reprend ce qui se trouve dans Microsoft. Ce qui y est faux le sera aussi dans Gfacility.
2	Inscription d'application et autorisations. Y compris le choix de l'accès aux calendriers.	Toutes les synchronisations ont besoin de cette application.
3	Activer la synchronisation des utilisateurs. Envoyez d'abord le filtre si vous ne voulez pas inclure tout le monde.	Les employés doivent exister dans Gfacility avant de pouvoir se connecter et réserver.
4	Activer la synchronisation des départements (facultatif).	Elle s'appuie sur la synchronisation des utilisateurs. Alignez d'abord les organisations existantes sur les noms des départements.
5	Activer la synchronisation des emplacements.	Alignez d'abord les bâtiments et étages existants, sinon ils apparaîtront en double.
6	Activer la synchronisation des calendriers.	Elle ne fonctionne que pour les salles déjà présentes dans Gfacility.
7	Mettre en place la connexion. Testez avec un employé, puis activez-la pour tout le monde.	Elle n'a de sens qu'une fois les employés présents (étape 3).
8	Choisir le mode d'envoi des e-mails.	Avant la mise en service, pour que les premiers e-mails partent tout de suite du bon expéditeur.
9	Déployer le module complémentaire Outlook.	En dernier, car il s'appuie sur tout ce qui précède.

Où trouver chaque étape

Étape 1 : Gestion des salles dans Microsoft
Étapes 2 à 6 : Intégration Office 365
Étape 7 : Connexion avec Microsoft ou Intégration SSO
Étape 8 : Configurer l’envoi des e-mails et Mise en liste blanche des e-mails
Étape 9 : Installer le module complémentaire Outlook

E-mails : serveur de messagerie Gfacility ou votre propre boîte aux lettres ?

	Serveur de messagerie Gfacility	Votre propre boîte aux lettres
Expéditeur	L'adresse Gfacility	Votre propre adresse, par ex. `services-generaux@votreentreprise.fr`
Mise en place	Aucune, fonctionne immédiatement	Configurer Microsoft 365 (recommandé) ou SMTP
Réponses	Ne vous parviennent pas automatiquement	Arrivent dans votre propre boîte aux lettres
Maintenance	Aucune	Renouveler à temps le secret client ou le mot de passe
Filtre antispam	Ajouter l'adresse Gfacility aux expéditeurs approuvés	Inutile
En cas d'échec	Gfacility s'en charge	L'e-mail n'est pas envoyé tant que vous n'avez pas corrigé le problème ; les administrateurs reçoivent une alerte

Notre conseil : commencez avec le serveur de messagerie Gfacility. Passez à votre propre boîte aux lettres lorsque les employés ou les visiteurs doivent voir votre propre expéditeur, ou lorsque les réponses doivent vous parvenir.

De quoi avez-vous besoin de la part de l’administrateur IT ?

Rassemblez ces éléments avant de commencer :

Quoi	Pour
L'ID de l'annuaire (locataire), l'ID d'application (client) et la valeur du secret client	L'intégration Office 365, et le SSO si vous le choisissez
La date d'expiration du secret client	Le renouveler à temps, sinon l'intégration s'arrête
La requête du filtre utilisateurs	Uniquement si tout le monde ne doit pas être inclus
Un administrateur habilité à donner son consentement	Le consentement administrateur pour les applications
L'adresse d'expéditeur	Uniquement avec votre propre boîte aux lettres

Transmettez le secret client de façon sécurisée, par exemple via un lien de gestionnaire de mots de passe. Jamais dans un simple e-mail.

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