Questionnaire
Tâches et maintenance
Quelles tâches récurrentes automatisez-vous, lesquelles restent manuelles, et à qui les affectez-vous ? Inspections, maintenance, rondes de nettoyage et checklists sans que personne ait à s'en souvenir chaque mois.
Mis à jour le 18 mai 2026
Questionnaire · 4.7
Pourquoi maintenant
Maintenance et checklists sont le coût silencieux du Workplace et du Facility. Personne ne remarque qu’elles ont lieu, jusqu’à ce qu’elles soient oubliées. Rapports d’inspection, tournée des machines à café, document trimestriel de conformité : tous candidats à des tâches modélisées qui se recréent chaque mois.
Que livrez-vous ?
Catalogue de tâches
Liste des tâches récurrentes avec fréquence, responsable et checklist.
Modèles de checklist
Pour le top 10 des tâches fréquentes : étapes concrètes, upload photo, géo-tag.
Règles d'affectation
Par lieu, asset, utilisateur ou groupe de travail ? Avec rotation ou responsable fixe ?
Tâches de conformité
Contrôles légaux (incendie, premiers secours, audit RGPD) avec preuve et durée de conservation.
Questions clés
- 1Quelles tâches effectuez-vous périodiquement (quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles) ? Passez une semaine avec l'équipe pour faire émerger les tâches "cachées".
- 2Quel déclencheur lance la tâche, calendrier (cron), statut d'asset, mesure, action utilisateur ?
- 3Affectation, personne fixe, groupe de travail, rotation, ou "qui prend en charge" ? Quelles règles en cas d'absence ?
- 4Checklist, chaque tâche utilise-t-elle une liste standardisée ? Quels champs obligatoires (photo, signature, mesure) en font partie ?
- 5Preuve, photo, balise GPS ou scan QR comme preuve d'exécution ? Sur site ou à distance ?
- 6Escalade en cas de non-exécution, rappel automatique, ticket au manager, notification au responsable Facility ?
- 7Tâches de conformité, lesquelles sont légalement requises ? Qui signe le document d'inspection ? Combien de temps les conserver ?
- 8Usage mobile, quelles tâches s'effectuent sur le terrain ? Capacité hors-ligne nécessaire ?
- 9Tiers, quelles tâches votre fournisseur exécute-t-il ? A-t-il accès à Gfacility ou travaille-t-il via un export PDF ?
- 10Reporting, quel dashboard montre les tâches ouvertes, dépassements et statut de conformité ? Pour qui ?
Modèle, catalogue de tâches
| Tâche | Fréquence | Déclencheur | Responsable | Preuve | Conformité ? | Rétention |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Contrôle extincteur | Annuelle | Calendrier + asset | Prestataire externe | Photo + certificat | Oui (loi) | 10 ans |
| Nettoyage machine à café | Quotidienne | Heure 8 h 30 | Équipe nettoyage | Checklist | Non | 30 jours |
| Contrôle trousse premiers secours | Trimestrielle | Calendrier | Équipe SST | Checklist + photo | Oui (SST) | 5 ans |
| Ronde salles de réunion | 2× par jour | Heure 12 h, 17 h 30 | Réception FM | Scan QR par salle | Non | 30 jours |
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