Frågeformulär
Uppgifter & underhåll
Vilka återkommande uppgifter automatiserar ni, vilka förblir manuella, och vem tilldelas dem? Inspektioner, underhåll, städrundor och checklistor utan att någon behöver komma ihåg varje månad.
Uppdaterad 18. Mai 2026
Questionnaire · 4.7
Varför detta nu
Underhåll och checklistor är den tysta kostnadsposten i Workplace och Facility. Ingen märker att de sker, förrän de glöms. Inspektionsrapporterna, kaffemaskinsrundan, det kvartalsvisa compliance-dokumentet: alla kandidater för mallade uppgifter som återskapar sig själva varje månad.
Vad levererar du?
Uppgiftskatalog
Lista över återkommande uppgifter med frekvens, ansvarig och checklista.
Checklistmallar
För de 10 vanligaste uppgifterna: konkreta steg, foto-uppladdning, geo-tagg.
Tilldelningsregler
Per lokation, tillgång, användare eller arbetsgrupp? Med rotation eller fast ansvarig?
Compliance-uppgifter
Lagkrävda kontroller (brandsäkerhet, första hjälpen, GDPR-revision) med bevis och lagringstid.
Nyckelfrågor
- 1Vilka uppgifter utför ni periodiskt (dagligen, veckovis, månadsvis, årligen)? Gå en vecka med teamet för att blottlägga de "dolda" uppgifterna.
- 2Vilken trigger startar uppgiften, kalender (cron-stil), tillgångsstatus, mätning, användaråtgärd?
- 3Tilldelning, fast person, arbetsgrupp, rotation, eller "den som plockar upp"? Vilka regler vid frånvaro?
- 4Checklista, använder varje uppgift en standardlista? Vilka obligatoriska fält (foto, signatur, mätning) hör till?
- 5Bevis, måste det finnas foto, GPS-tagg eller QR-skanning som bevis på utförande? På plats eller på distans?
- 6Eskalering vid utebliven utförande, automatisk påminnelse, ärende till linjechef, avisering till Facility-chef?
- 7Compliance-uppgifter, vilka är lagkrävda? Vem undertecknar inspektionsdokumentet? Hur länge sparas det?
- 8Mobilt användande, vilka uppgifter utförs i fält? Offline-funktionalitet krävs?
- 9Externa parter, vilka uppgifter utför er leverantör? Får de åtkomst till Gfacility eller arbetar via en PDF-export?
- 10Rapportering, vilken dashboard visar öppna uppgifter, överskridanden och compliance-status? För vem?
Mall, uppgiftskatalog
| Uppgift | Frekvens | Trigger | Ansvarig | Bevis | Compliance? | Lagring |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Brandsläckarkontroll | Årligen | Kalender + tillgång | Extern leverantör | Klisterfoto + intyg | Ja (lag) | 10 år |
| Rengöring av kaffemaskin | Dagligen | Tid 8:30 | Städteam | Checklista | Nej | 30 dagar |
| Första hjälpen-kontroll | Kvartalsvis | Kalender | Första hjälpen-team | Checklista + foto | Ja (AML) | 5 år |
| Mötesrumsrunda | 2× per dag | Tid 12:00, 17:30 | FM-reception | QR-skanning per rum | Nej | 30 dagar |
| … | … | … | … | … | … | … |