Ställa in leveranser

Konfiguration · Moduler · Ärenden

Med leveranser registrerar receptionen eller postrummet varje inkommande paket i Gfacility. En leverans är ett ärende med en egen klass, en egen referens (DLV-123) och ett eget workflow, så att du med en blick ser vilka paket som fortfarande väntar och vem som har hämtat vad. Med etikettskanning fotograferar personalen paketets etikett, och Gfacility fyller i mottagaren, mottagarens organisation, transportören och spårningsnumret åt dem.

Den här artikeln beskriver vad en administratör ställer in en gång. Du behöver behörighet att hantera ärendemallar och workflows.

Vad finns redan på plats?

Steg 1. Skapa en ärendemall med klassen Leveranser

1. Gå till Inställningar och öppna Ärendemallar i gruppen modulkonfiguration. Hur mallar fungerar i allmänhet beskrivs i Mallar och samlingar.
2. Skapa en ny mall, till exempel Paket mottaget.
3. Under Klass väljer du Leveranser. Det är det enda som gör en vanlig mall till en leveransmall.
4. Spara mallen och aktivera den.

Tänk på att klassen inte går att ändra när mallen väl är sparad. Om du valde fel klass skapar du en ny mall.

När den är sparad får en leveransmall automatiskt de här inställningarna:

• Workflowet Deliveries. Fältet för ärendetyp sätts till Deliveries och döljs, så att varje leverans hamnar i rätt workflow.
• Frågan Scan label. Formuläret för att skapa ärenden visar knappen Scan label. På själva ärendet, när det väl har skapats, är knappen avstängd som standard.
• Organisationen följer mottagaren. Organisationen hämtas från den person som leveransen är till, utifrån personens primära organisation.

Steg 2. Kontrollera mallens frågor

Öppna frågebyggaren för den nya mallen och kontrollera följande:

• Beställt för är paketets mottagare. Etikettskanningen fyller i det här fältet, så mallen måste ha den här frågan. Den behöver inte vara synlig, men om du döljer den ska du inte ge den en fast standardanvändare: ett dolt fält med ett fast värde behåller det värdet och ignorerar den skannade mottagaren.
• Titel kan lämnas tom. Efter en skanning fyller Gfacility i Leverans till [namn] om titeln fortfarande är tom.
• Beskrivning får raderna Transportör: … och Spårningsnummer: … efter en skanning. Låt fältet vara synligt så att personalen kan kontrollera dem.
• Scan label på ärendet. Om du vill kunna skanna en etikett efter att leveransen har skapats, till exempel för ett andra paket, gör du frågan Scan label synlig på ärendet också.

Fotot av etiketten bifogas alltid leveransen, även när frågan för bilagor är dold i formuläret.

Steg 3. Kontrollera vem som får ändra status

Workflowet Deliveries har fyra egna statusar, i stället för de standardstatusar som en ny ärendetyp får:

Som standard är det bara grupperna Administrators och Facility Managers som kan flytta en leverans till nästa status. Kopplingen görs på gruppens namn. Om dina grupper heter något annat, eller om receptionen hanterar leveranserna, ger du den gruppen övergångarna i workflowet Deliveries. Annars kan den personalen skapa leveranser men inte markera dem som hämtade. Hur statusar och övergångar fungerar beskrivs i Arbetsflöden.

Steg 4. Meddela mottagaren att ett paket väntar

Gfacility skickar inget meddelande till mottagaren automatiskt. Om du vill att det ska ske skapar du en automation för ärenden som körs när statusen blir Awaiting pickup, med villkoret att mallens klass är Leveranser, och som skickar ett mejl till mottagaren. På så sätt får mottagaren besked först när paketet faktiskt är klart att hämta, inte redan när det registreras.

Hur fungerar etikettskanning för personalen?

1. När personalen skapar ett ärende väljer de leveransmallen och klickar på Scan label. På en mobil eller surfplatta öppnas kameran direkt.
2. Gfacility läser etiketten och letar efter mottagaren bland de aktiva användarna.
   • Säkert igenkänd: mottagaren och organisationen fylls i.
   • Osäker: personalen väljer bland upp till fem föreslagna kollegor.
   • Inte igenkänd: personalen väljer mottagaren själv.
3. Transportören och spårningsnumret hamnar i beskrivningen. De transportörer som känns igen är PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs och Bpost, förutsatt att namnet är tryckt på etiketten.
4. Inget sparas automatiskt. Personalen kontrollerar uppgifterna och skapar sedan leveransen.

Hitta leveranser

Leveranser är vanliga ärenden och visas i ärendeöversikten. Filtrera eller gruppera på klass = Leveranser och spara det som ett filter, till exempel Paket som väntar med statusen Awaiting pickup. Om du vill hitta ett enskilt paket skriver du dess referens, till exempel DLV-123.

Du kan läsa mer om den här funktionen i release notes för 2026 Q3.