Frågeformulär | Gfacility

Chapter 4 — Questionnaire

I kapitel 3 kartlade ni er organisation: vem, vad, hur, varför. Nu kommer policydelen, valen som hamnar ett-till-ett i konfigurationen. Ett fältnamn, en aviseringsregel, en SLA-tröskel: de börjar alla här, i ett avgjort beslut.

Detta kapitel är ingen öppen enkät. Det är en strukturerad arbetsbok som samlar rätt personer kring bordet och får fram ett noterat svar ur varje diskussion. Det ni hoppar över här möter ni igen under konfigurationen, och då kostar det tio gånger mer.

Vad levererar du?

I slutet av detta kapitel har ni en konfigurationsritning på ~15-20 sidor: dokumentet som konfiguratören (intern admin eller Gfacility-implementeringskonsult) utgår ifrån. Per område ett ifyllt svarsblad plus en lista över öppna beslut som fortfarande kräver eskalering.

Svarsblad per område

Tolv ifyllda mallar, en per policy-tema. Konkreta, med beslutsfattare och datum.

Öppna beslut

Lista över poster som väntar på sponsor eller styrgrupp, med deadline.

Konfigurationsinput

Konkreta värden (roller, klassificeringar, SLA-timmar) att direkt mata in i Gfacility.

Policy-dokumentation

Korta texter som senare tjänar intern kommunikation, FAQ och onboarding.

De tolv policy-områdena

4.1 Organisation & hierarki

Vilka enheter, avdelningar och kostnadsställen skiljer ni på och hur hänger de ihop?

4.2 Personer, roller & åtkomst

Vem får vilken kontotyp, med vilka rättigheter, och hur synkar ni det med er IdP?

4.3 Lokationer & ytpolicy

Hur djupt modellerar ni byggnader, våningar och zoner, och vilka kvalificerar som bokningsbara?

4.4 Möten- & bokningspolicy

Regler för bokningar, för vem, hur långt i förväg, med vilka automatiska frisläppanden.

4.5 Besökspolicy

Vem släpper ni in, med vilka data, vilka aviseringar och vilka compliance-krav?

4.6 Service & helpdesk-överenskommelser

Vilka kanaler, öppettider, SLA-nivåer och eskaleringsregler gäller per tjänst?

4.7 Uppgifter & underhåll

Vilka återkommande uppgifter automatiserar ni, vilka förblir manuella, och vem tilldelas dem?

4.8 Produkter & internfakturering

Vilka produkter kan beställas (catering, tryck, hårdvara), vem betalar, via vilken finansiell integration?

4.9 Kommunikation & varumärkespolicy

Tonalitet, grafisk profil, språk, avsändarnamn och signaturer för systemmeddelanden.

4.10 Rapportering & KPI:er

Vilka dashboards levererar ni per publik, med vilken frekvens, med vilken mätdefinition?

4.11 Systemlandskap & integrationer

Vilka källsystem kopplar ni mot, i vilken riktning, med vilken frekvens och med vilken ansvarig?

4.12 AI- & automationsambition

Var låter ni AI-agenter besluta, var endast rådge, och vilka mänskliga grindar behålls?

Hur använder du detta kapitel?

Angreppssätt per område

1En workshop per område om 60-90 minuter. Slå inte ihop dem, ni tappar fokus och ägarskap.
2Läs i förväg, deltagarna får frågeformuläret 48 timmar i förväg. Workshopen är till för att besluta, inte för att förstå frågor.
3Rätt personer, mandatera att besluta och operativt involverade. Två från varje grupp, inte tolv.
4Svara nu eller eskalera nu, ingen fråga lämnar workshopen utan ett beslut eller en uttrycklig eskaleringsväg med deadline.
5Notera i beslutsloggen samma dag, annars avdunstar 30 % inom 48 timmar.

Ordning och beroenden

Vissa områden lutar sig mot andra. Inte varje workshop är lika beroende, men denna ordning minimerar omarbetning:

Ordning	Område	Lutar sig mot
1	Organisation & hierarki	—
2	Personer, roller & åtkomst	Organisation
3	Lokationer & ytpolicy	Organisation
4	Möten- & bokningspolicy	Lokationer, Roller
5	Besökspolicy	Lokationer, Kommunikation
6	Service & helpdesk-överenskommelser	Roller, Tjänstekatalog (Kap3.5)
7	Uppgifter & underhåll	Lokationer, Roller
8	Produkter & internfakturering	Organisation, Bokningar
9	Kommunikation & varumärkespolicy	Organisation
10	Rapportering & KPI:er	Service, Roller
11	Systemlandskap & integrationer	Roller, Kommunikation
12	AI & automation	Alla föregående

← Discovery Start: Organisation & hierarki →