Analys
Smärtpunkter och möjligheter
Samla in klagomål, frustrationer och missade möjligheter — kvantifiera dem och prioritera med en enkel poängmatris. Det som hamnar i toppen får en plats i fas 1.
Uppdaterad 23. Jan. 2026
Discovery · 3.3
Varför detta först
Utan kvantifiering vinner den högsta rösten. Med poängsättning vinner du diskussionen objektivt: den här smärtpunkten inträffar 200 gånger i månaden och kostar 10 minuter varje gång = 33 timmar förlorade per månad. Det slår “jag tycker det kunde se snyggare ut”. Smärtpunkter och möjligheter blir också din baslinje för framgång: efter go-live vill du kunna visa att de är lösta.
Vad levererar du?
Lista över smärtpunkter
15–40 poster med beskrivning, ägare, påverkan, frekvens och prioritetspoäng.
Lista över möjligheter
Vad som verkligen skulle tillföra värde — oberoende av nuvarande verktyg. Källneutralt tänkande.
Topp 10 för fas 1
Vilka 10 poster du absolut vill lösa eller förverkliga vid första go-live.
Måttstock per post
För topp-10: hur mäter du att den är löst efter go-live? KPI eller indikator.
Steg
- 1Samla in under processworkshopparna — medan människor beskriver As-Is-processer, dyker smärtpunkter naturligt upp. Fånga dem i en separat kolumn.
- 2Anonym enkät till slutanvändare — tre öppna frågor, max 5 minuter att fylla i. Tvinga fram kvantitativa svar: “hur ofta?” och “hur mycket tid kostar det dig?”.
- 3Titta i befintlig klagomålsdata — helpdesk-ärenden, felrapporter, retrospektiv. Ofta är det redan nedtecknat.
- 4Avduplicera och omformulera — sammanslagna versioner delar ofta samma grundorsak. “Jag får ingen avisering” och “Jag vet inte om mitt ärende fortfarande lever” = ett kommunikationsproblem.
- 5Poängsätt per post — påverkan (1–5) × frekvens (1–5) = prioritetspoäng (1–25). Använd skalan nedan.
- 6Sortera och välj topp 10 — i toppen: hög påverkan + hög frekvens. Under det: diskussion med intressenter.
- 7Sätt en måttstock för varje toppost — hur vet du om 6 månader att den är löst?
Mall — Poängskala
Använd samma definition för varje post, annars är din rankning inte tillförlitlig.
Påverkan (per förekomst)
- 1Försumbar — irritation men ingen förlorad tid.
- 2Liten — < 5 minuter extra eller en workaround.
- 3Medel — 5–30 minuter extra eller fel i data.
- 4Stor — timmar av arbete förlorade, klagomål från en kund eller anställd.
- 5Kritisk — processen stannar upp, finansiell förlust, efterlevnadsrisk.
Frekvens
- 1Sällsynt — mindre än en gång per kvartal.
- 2Ibland — 1–3× per månad.
- 3Regelbundet — varje vecka.
- 4Ofta — flera gånger i veckan.
- 5Kontinuerligt — dagligen eller flera gånger om dagen.
Mall — Register för smärtpunkter och möjligheter
| # | Typ | Beskrivning | Process | Påverkan | Frek. | Poäng | Måttstock |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Smärta | Anmälaren vet inte om ärendet har setts | Helpdesk | 3 | 5 | 15 | % av ärenden med <1 h första svar |
| 2 | Möjlighet | Erbjud automatiskt catering för möten >90 min | Bokningar | 3 | 4 | 12 | Acceptansgrad för föreslagen catering |
| … | … | … | … | … | … | … | … |
Mall — Slutanvändarenkät (3 frågor)
Skicka till 100 % av användarna, max 5 min ifyllnadstid
- 1"Vad kostar dig mest tid eller energi i dessa processer?" Ge 1–3 konkreta exempel, med en uppskattning av hur ofta per vecka och hur många minuter.
- 2"Vad skulle du vilja att systemet gör för dig som det inte gör idag?" Inget funktionsnamn — beskriv resultatet.
- 3"Vilken information eller avisering saknar du idag, i det ögonblick du skulle vilja ha den?" Be om konkreta situationer.
Best practices
→ Separera smärta från möjlighet
Smärta = vad som gör ont idag. Möjlighet = vad som inte existerar än. Olika lösningsvägar.
→ Fråga efter grundorsaken
"Systemet är långsamt" är ett symtom. Gräv efter vad som ligger bakom (för mycket data, dåliga filter, ingen utbildning).
→ Tagga quick wins
Vissa poster är små att lösa (extra avisering). Tagga dem — enkla första framgångar bygger förtroende.
→ Behåll en “parkeringsplats”
Allt ryms inte i fas 1. Behåll en lista för fas 2/3 med datum och ägare så att det inte glöms bort.