Driftsättning & införande
Datamigration & rensning
Vilken historik flyttas till Gfacility, vad slänger ni, vad arkiverar ni, och hur validerar ni att allt landar korrekt? Hoppa över rensningen och ni tar in det gamla röran i det nya huset.
Uppdaterad 18. Mai 2026
Go-live · 5.1
Varför detta först
Migration och rensning hör ihop. “Migrera allt” låter säkert, tills ni startar Gfacility med 14 000 ärenden från 2017 vars status ingen längre förstår. Att importera dåliga data gör varje rapport opålitlig och varje AI-förslag värdelöst. Rensa först, migrera sedan.
Vad levererar du?
Migrationsmatris
Per källenhet: målenhet, transformationsregler, brytdatum, scope.
Rensningsåtgärdslista
Dubbletter, inaktuella poster, brutna referenser, vem rensar vad innan migration?
Arkivstrategi
Det ni inte migrerar och hur det förblir åtkomligt under lagringsplikt.
Dry-run-rapport
Resultatet av minst två dry-run-körningar: antal, avvikelser, körtid.
De fem entitetsfamiljerna
Migration följer alltid samma steg, oavsett källsystem:
Masterdata
Användare, organisationer, lokationer, kostnadsställen. Först, eftersom alla andra entiteter refererar till dem.
Konfiguration
Klassificeringar, anpassade fält, arbetsgrupper, workflows. Manuellt eller via export, oftast inte mycket volym.
Transaktionsdata
Öppna ärenden, aktuella bokningar, planerade uppgifter. Låg volym, högt värde, ta med allt.
Historik
Stängda ärenden, gamla bokningar. Bestäm vilken period (12 eller 24 månader) och hur ni bevarar rapporteringsraden.
Kunskapsbas
Artiklar, FAQ, mallar. Ofta en chans att rensa upp och strukturera om direkt.
Bilagor
Foton, PDF:er, dokument kopplade till ärenden och tillgångar. Oftast den tyngsta i volym.
Nyckelfrågor
- 1Vilka källsystem innehåller data som måste till Gfacility, TOPdesk, ServiceNow, Excel-listor, egenutvecklat, Outlook-resurser?
- 2Scopegränser per entitet, endast aktiva poster, endast senaste 24 månaderna, endast specifika avdelningar?
- 3Rensning före migration, vem tar bort dubbletter, inaktiverar vilande användare, stänger "föräldralösa" ärenden utan ansvarig?
- 4Transformationsregler, hur mappar ni gamla kategorier till nya klassificeringar? Vad gör "okänd"?
- 5Bilagestrategi, migrera med, separat lagring eller hämta on-demand från arkiv?
- 6Brytdatum & freeze, när "fryses" källan (inga fler ändringar) och vad gör ni med nya poster som kommer in under tiden?
- 7Validering, vilka kontroller kör ni efter migration (totaler, stickprov, signaturposter granskade manuellt)?
- 8Arkivlösning, för data som inte följer med, är det gamla verktyget read-only? Med vilken lagringstid, ansvarig och åtkomstmodell?
- 9Upprepningsbarhet, kan ni torrköra migrationen minst två gånger innan den verkliga cutovern? Idempotent (omkörning ändrar inget)?
- 10GDPR-påverkan, för ni över persondata vars lagringstid redan löpt ut? DPO kontrollerar innan migration.
Mall, migrationsmatris per entitet
| Entitet | Källa | Volym | Scope | Rensningsåtgärd | Ansvarig | Validering |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Användare | Entra ID | ~2 400 | Aktiva (90 d login) | Inaktivera vilande | IT-Identity | Totalt +/- 1 % |
| Lokationer | Excel + M365 Rooms | ~180 | Alla bokningsbara | Omvalidera kapacitet | FM | Manuell kontroll 100 % |
| Öppna ärenden | TOPdesk | ~340 | Alla öppna | Stäng > 6 mån gamla | Service Manager | Stickprov på 50 |
| Stängda ärenden | TOPdesk | ~14 200 | Senaste 24 mån | PII-radering > 12 mån | Service Manager + DPO | Månadstotaler |
| Bokningshistorik | M365 | ~85 000 | Senaste 12 mån | Ingen, read-only | Workplace-ansvarig | Aggregat |
| KB-artiklar | SharePoint-wiki | ~220 | Topp-150 mest lästa | Skriv om + tagga | Service Manager | Innehållsgranskning |
| … | … | … | … | … | … | … |
Steg
- 1Inventera källsystem och utse en ansvarig per entitet.
- 2Kör rensningssprintar, dubbletter, vilande konton, äldre än lagringstid. Bättre i källan än under migrationen.
- 3Skriv transformationsmappning: källfält → Gfacility-fält, med uttryckliga regler för "okänd" och "tomt".
- 4Första dry run i acceptansmiljön, med förväntad volym, endast för att mäta antal, körtid och fel.
- 5Åtgärda fel, dra åt mappningen och återkoppla rensningsåtgärder till källan.
- 6Andra dry run med representativt rensningstillstånd, slutanvändare kontrollerar ett stickprov.
- 7Kom överens om arkivstrategi, källan förblir read-only i 12 månader, sedan export till cold storage.
- 8Leverera go/no-go-rapport till styrgrupp: antal stämmer, fel < X, signering av entitetsansvariga.