Building Blocks
Arbetsflöden
Livscykeln för ett ärende, configuration item eller en uppgift — en sekvens av statusar plus reglerna för vem som kan gå från vilken status till vilken.
Uppdaterad 23. Jan. 2026
Konfiguration · Building Blocks · 3.6
Ett arbetsflöde är en uppsättning statusar + övergångarna mellan dem + vem som kan utföra vilken övergång. Varje ärende, varje configuration item, varje uppgift är kopplat till en typ, och arbetsflödet hänger på den typen. Välldesignade arbetsflöden = ett tydligt processflöde; dåligt designade = “vad är egentligen statusen på det här ärendet?”.
Varför detta spelar roll för verksamheten
"Ingen vet när något är klart"
Statusnamn verksamheten förstår — inte "Status 3" eller "Pending review".
"Alla stänger alla ärenden"
Övergångar är rollspecifika — endast chefer kan stänga, handläggare kan lösa.
"Godkännanden lever i en Excel"
Godkännandestatus inuti arbetsflödet självt — inklusive vem som kan godkänna och vad som kommer härnäst.
"Olika flöden per typ"
En incident har andra steg än en åtkomstförfrågan — var och en får sitt eget arbetsflöde.
Mekanismen
Typ
Ärendetyp, CI-typ eller uppgiftstyp. Bestämmer vilket arbetsflöde som gäller för en post.
Statusar
Faserna en post går igenom. En ny typ levereras med fyra standardstatusar (se nedan).
Övergångar
Tillåtna förflyttningar mellan statusar, plus vilka behörighetsgrupper som får utföra dem.
De fyra standardstatusarna
För varje ny ärende-, CI- eller uppgiftstyp skapar Gfacility automatiskt fyra statusar:
| Statustyp | Roll |
|---|---|
| Standardstatus | Startpunkt. Varje ny post hamnar här automatiskt. |
| Godkännandestatus | Väntar på godkännande. Valfri men användbar för change-/finansflöden. |
| Avbokningsstatus | Återkallad av beställaren — inte samma som avvisad. |
| Avvisningsstatus | Avslagen av handläggare/godkännare. Slutgiltig status. |
Utöver dessa fyra kan du fritt lägga till egna statusar (Pågående, Schemalagd, Blockerad, Väntar på kund, Löst, Verifierad, …). Varje status får sin egen textfärg och bakgrundsfärg för visuell igenkänning.
Vilka beslut kommer du att fatta?
Hur många statusar per typ?
5–7 rekommenderas. Fler = förvirring; färre = för grovt för rapportering.
Vilka övergångar är tillåtna?
Blockerad → Löst är öppen för alla, men Verifierad → Återöppnad endast för anmälaren.
Vilken grupp kan utföra vilken övergång?
Faller direkt ut ur din RACI: den som är "A" för ett steg kan utföra övergången till nästa status.
Ett arbetsflöde eller per typ?
Om processerna skiljer sig väsentligt → separat arbetsflöde. Annars ett arbetsflöde med varianter via anpassade fält.