Rumshantering i Microsoft

Integrationer

Konfigurera rumshantering i Microsoft

Gfacility använder Microsofts rum för rumsbokning. Rummen måste vara rätt konfigurerade för att integrationen med Gfacility ska fungera smidigt. Den här artikeln beskriver hur du skapar rum, ställer in resursschemaläggningen och konfigurerar Room Finder så att byggnadsnamn och våningar visas rätt, både i Outlook och i Gfacility.

Innan du börjar

Se till att du har rätt behörigheter innan du sätter igång.

Exchange-administratörsrättigheter: Du behöver åtkomst till Exchange Admin Center och Exchange Online PowerShell för att hantera rumsbrevlådor och rumslistor.
PowerShell: Exchange Online PowerShell krävs för att skapa rumslistor och ställa in rumsegenskaper (som byggnad, våning och kapacitet).
Dölj inte rum: Med vissa inställningar går det att dölja rum i katalogen. Då går det dock inte längre att integrera dem med Gfacility. Vi avråder därför från att använda den funktionen.

1. Skapa rum

Varje fysiskt mötesrum behöver en egen rumsbrevlåda i Exchange Online. Den är grunden för både Room Finder och integrationen med Gfacility.

Via Exchange Admin Center

Gå till Exchange Admin Center.
Gå till Recipients → Resources.
Klicka på + Add a room resource.
Fyll i namn och e-postadress och klicka på Next.
Ställ in egenskaper som kapacitet och plats och slutför.

Via PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"

Följ Microsofts officiella instruktioner för en fullständig genomgång.

2. Tilldela en administratör till rummet

För att konfigurera ett rums inställningar behöver du behörighet. Lägg till dig själv som ombud med fullständig åtkomst via Exchange Admin Center.

3. Ställ in resursschemaläggningen

Möjligheterna att konfigurera rum i Outlook verkar begränsade vid första anblicken, men när du arbetar från rummets egen brevlåda öppnar sig fler alternativ.

Steg

Gå till Outlook och öppna rummet som en extra brevlåda.
Klicka på Inställningar och gå till Resursschemaläggning.
Här kan du ställa in alternativ för schemaläggning och ge personer eller grupper behörighet att boka rummet.

Du kan bland annat ställa in om mötesförfrågningar accepteras automatiskt, vem som får boka rummet och hur konflikter med återkommande bokningar hanteras. De specifika inställningarna för återkommande serier och avbokningar hittar du i avsnitt 5 nedan.

4. Konfigurera Room Finder

Stegen ovan räcker för att använda grundfunktionerna i Gfacility. För att göra det ännu enklare för användarna att hitta rätt rum kan du konfigurera Room Finder. Room Finder visar mötesrummen grupperade per byggnad, med filter för kapacitet, våning och tillgänglig utrustning. När du lägger till byggnader och våningar visas också rummens hierarki korrekt i Gfacility via integrationen.

Viktigt

Room Finder hämtar rummen från rumslistor, inte från enskilda rumsbrevlådor. Utan en rumslista visas dina rum inte i Room Finder, även om de finns i Exchange Online.

4a. Anslut till Exchange Online PowerShell

Installera modulen vid behov och anslut:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Kontrollera befintliga rumslistor

Se om det redan finns rumslistor i din miljö:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Se vilka rum som finns i en befintlig rumslista:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Name of room list" | Select Name

4c. Skapa en rumslista

Skapa en rumslista per byggnad. Rumslistans namn visas som byggnadens namn i Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Lägg till rum i rumslistan

Lägg till dina rumsbrevlådor i rumslistan:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[meetingroom2@yourtenant.com](mailto:meetingroom2@yourtenant.com)"

4e. Ställ in byggnadsnamn och egenskaper per rum

Använd kommandot Set-Place för att ställa in egenskaperna för varje rum. Det är de här egenskaperna som gör filtren i Room Finder möjliga:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Ground floor" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Screen"

Tillgängliga egenskaper:

-City: Orten där byggnaden ligger. Room Finder grupperar rummen per ort.
-Building: Byggnadens namn. Det är det här namnet som syns i Room Finder och i Gfacility. Stava det exakt likadant för varje rum: “Huvudkontor Breda” och “Huvudkontor breda” blir två byggnader i Gfacility.
-Floor / -FloorLabel: Våningsnumret och visningsnamnet (t.ex. “Bottenvåning”). Gfacility använder bara numret (-Floor); visningsnamnet används bara i Outlook. Utan nummer hamnar rummet direkt under byggnaden i Gfacility, utan våning.
-Capacity: Det högsta antalet personer. Användarna kan filtrera på det i Room Finder.
-DisplayDeviceName: Namnet på skärmen i rummet (t.ex. “Skärm”).
-AudioDeviceName: Ljudutrustning (t.ex. “Konferenstelefon”).
-VideoDeviceName: Videoutrustning (t.ex. “Kamera”).
-IsWheelChairAccessible: Om rummet är rullstolsanpassat ($true / $false).
-Tags: Extra etiketter att filtrera på (t.ex. “Whiteboard”, “Tyst rum”).

4f. Kontrollera

Kontrollera att allt är rätt konfigurerat:

# Check the room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Check the properties of a room
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Check all properties
Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Format-List *

Vad händer om Building eller Floor är tomt?

Rummet synkroniseras ändå, men hamnar inte på rätt ställe. Utan Building hamnar det under den första byggnaden som finns i Gfacility, och utan Floor direkt under byggnaden. Det hjälper inte att flytta rummet manuellt i Gfacility: nästa synkronisering flyttar tillbaka det. Fyll därför i Building och Floor i Microsoft.

Synkroniseringstid

Ändringar av rumsegenskaper och rumslistor kan ta upp till 24 timmar innan de syns i Room Finder i Outlook. Efter synkroniseringen visas byggnadsnamnen och våningarna också i Gfacility via integrationen.

5. Hantera återkommande bokningar och avbokningar automatiskt

En resurs har sin egen kalender i Microsoft. Som standard accepterar systemet inbjudningar automatiskt. Det blir knepigare med en återkommande serie där en del av tillfällena krockar med befintliga bokningar: ska hela serien avböjas, eller accepterar systemet den och avböjer bara de tillfällen som krockar? Det ställer du in under Inställningar, Kalender, Resursschemaläggning i resursbrevlådans inställningar.

De viktigaste alternativen på skärmen

Behandla inbjudningar och avbokningar automatiskt. Ikryssat: resursbrevlådan accepterar nya bokningar och frigör tiden igen så snart någon avbokar ett möte (eller ett tillfälle i en serie). Inte ikryssat: avbokningen blir liggande i inkorgen och blockerar tiden tills en administratör hanterar den manuellt.
Högsta antal dagar som kan bokas i förväg. Till exempel 180. En återkommande bokning som sträcker sig längre fram avböjs automatiskt så snart “Avböj alltid om slutdatumet ligger utanför den här gränsen” är på.
Högsta varaktighet per möte. Begränsar enskilda tillfällen. Standard är 1440 minuter, alltså 24 timmar. Förhindrar att en serie som har spårat ur tar upp hela veckan.
Tillåt återkommande möten. På som standard. Att stänga av det är ett trubbigt verktyg: då avböjs hela serier, även om inte ett enda tillfälle krockar.
Tillåt konflikter. För serier kan du tillåta att ett visst antal eller en viss andel tillfällen överlappar en befintlig bokning. Nedan finns våra rekommenderade värden.

5a. Samma sak via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

För flera resurser på en gång är gränssnittet omständligt. Exchange Online-cmdleten Set-CalendarProcessing gör samma sak med ett skript:

# Connect
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName admin@customer.com

# Per resource: automatic accept/cancel, 180 days ahead,
# and the recommended conflict tolerance for series
Set-CalendarProcessing -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Rekommenderade värden för “Tillåt konflikter”

De två talen under Tillåt konflikter avgör när Microsoft avböjer en hel serie i stället för att acceptera enskilda konflikter. Vår riktlinje för ett vanligt mötesrum:

Standardråd för mötesrum

Tillåt högst detta antal enskilda konflikter: 10
Tillåt högst denna andel enskilda konflikter: 50

Vad gör de här gränserna egentligen? För varje inkommande serie tittar Microsoft på antalet och andelen tillfällen som krockar med en befintlig bokning. Ligger både antalet och andelen under tröskeln accepterar systemet serien. De tillfällen som krockar avböjs då ett och ett; organisatören ser i svarsmejlet vilka datum det gäller och kan flytta de få undantagen. Överskrids minst en av de två trösklarna, alltså fler än 10 krockande tillfällen eller mer än halva serien, avböjer Microsoft hela serien. Organisatören väljer då ett annat rum eller en annan tid.

Tanken bakom: att flytta 10 enskilda undantag klarar en organisatör på några minuter. Att rätta 30 eller 50 tillfällen manuellt är i praktiken mycket jobb. Då går det fortare att helt enkelt skapa en ny serie i ett annat rum. Med tröskeln 10 / 50 % tvingar du fram det valet tidigt.

När du bör avvika

Striktare (5 / 25 %) för rum med mycket hög beläggning, som ett styrelserum eller en stor aula. Där vill du att en serie som redan krockar några gånger direkt ger vika för andra bokningar.
Generösare (20 / 75 %) för rum med många återkommande avstämningar och låg beläggning. Där är det slöseri om en serie på 50 veckor avböjs på grund av 12 konflikter.
Huvudkryssrutan “Tillåt konflikter” påslagen betyder något helt annat: Microsoft ignorerar då trösklarna helt och accepterar även enskilda möten som överlappar en befintlig bokning. Med andra ord riktig dubbelbokning. För mötesrum lämnar du den avslagen, annars förlorar trösklarna sin effekt. Slå bara på den för flexytor eller överflödesresurser där delad användning inte är något problem.

6. Visa organisatören eller mötesämnet i rummets kalender

Rummets kalender syns inte bara för planerare: den är också källan för rumsskärmar och offentliga rumsscheman. Vad som visas där för varje bokning, mötesämnet eller organisatörens namn, är ett medvetet val. Vissa organisationer vill dölja ämnet av informationssäkerhetsskäl: en titel som “Omorganisation avdelning X” ska inte kunna läsas på en skärm bredvid dörren. Andra vill tvärtom att organisatörens namn inte ska synas för alla. Oavsett vad du föredrar väljer du i Outlook, per rumsbrevlåda och via Set-CalendarProcessing, om organisatören eller mötesämnet visas i rummets kalender.

Som standard visar Exchange Online organisatören: för en rumsbrevlåda med AutomateProcessing AutoAccept är standardvärdena DeleteSubject $True och AddOrganizerToSubject $True. Vill du att ämnet ska synas måste du alltså ändra båda värdena uttryckligen.

Visa mötesämnet (organisatören läggs inte till i ämnet):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $False -AddOrganizerToSubject $False

Visa organisatören i stället för ämnet (Exchange-standarden):

Set-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" -DeleteSubject $True -AddOrganizerToSubject $True

Bra att veta

Inställningen gäller bara bokningar som rumsbrevlådan behandlar efter ändringen; befintliga kalenderposter behåller sitt nuvarande ämne.
Visar du ämnen, men ska ett konfidentiellt möte ändå förbli konfidentiellt? Ställ då även in -RemovePrivateProperty $False: möten som organisatören markerar som privata i Outlook behåller sin privatmarkering i rummets kalender, så att ämnet förblir dolt just för de bokningarna.
Kontrollera de aktuella värdena för ett rum:

Get-CalendarProcessing -Identity "meetingroom1@yourtenant.com" | Select DeleteSubject, AddOrganizerToSubject, RemovePrivateProperty

Vanliga frågor (FAQ)

I Gfacility ser jag ett “nummer” i stället för byggnadsnamnet

Det händer när fältet Building inte är ifyllt på rumsbrevlådan. Gfacility visar då det interna ParentId (ett tekniskt ID) i stället för ett läsbart namn. Åtgärda det genom att ange byggnaden via PowerShell:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

Har rummet ett ParentId som pekar på en byggnad i Microsoft Places? Då kan du behöva tömma det först innan egenskapen Building slår igenom:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -Building "Headquarters Breda"

Mina rum visas inte i Room Finder

Room Finder visar bara rum som har lagts till i en rumslista. Kontrollera att det finns en rumslista och att dina rum är kopplade till den. Kontrollera också att rummen inte är dolda i adresslistan:

Get-Mailbox -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Värdet måste vara False.

Egenskapen City förblir tom trots Set-Place

Om rummet har ett ParentId (kopplat till en byggnad via Microsoft Places) hämtas City från den överordnade byggnaden och inte från själva rummet. Kontrollera om ett ParentId är angivet:

Get-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" | Select ParentId

Ta bort ParentId vid behov och ange sedan City igen:

Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[meetingroom1@yourtenant.com](mailto:meetingroom1@yourtenant.com)" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Jag vill att bara vissa grupper ska kunna boka vissa rum

Eftersom rumshanteringen utgår från Outlook måste den här inställningen göras där. Vi rekommenderar att du tydligt anger i rummets namn att det bara kan bokas av en viss grupp användare, till exempel: Styrelserum (endast sekretariatet). Följ sedan stegen under Ställ in resursschemaläggningen för att ge personer behörighet. Använd alternativen under “Behörigheter för schemaläggning” för att ge personer eller grupper behörighet.

När jag bokar en återkommande serie med 1 konflikt avböjs hela serien

Som standard avböjer Outlook hela serien så snart ett tillfälle krockar med en befintlig bokning. Ställ in de två talen under Resursschemaläggning, Tillåt konflikter så att enskilda konflikter tolereras: Tillåt högst detta antal enskilda konflikter = 10 och Tillåt högst denna andel enskilda konflikter = 50. Under den gränsen accepteras serien och bara de tillfällen som krockar avböjs, ett och ett. I avsnitt 5 finns den fullständiga förklaringen och när du bör avvika från de här värdena.

Användbara länkar

Microsofts dokumentation

Gfacilitys dokumentation

← Föregående: Översikt: integrera med Microsoft Nästa: Office 365-integration→