Integrationer

Konfigurera rumshantering i Microsoft

Gfacility använder Microsoft Rooms för bokning av rum. Det är väsentligt att rum är korrekt konfigurerade för att garantera en smidig integration med Gfacility. Denna artikel innehåller stegen för att skapa rum, konfigurera resource scheduling och sätta upp Room Finder så att byggnadsnamn och våningar visas korrekt, både i Outlook och i Gfacility.

Innan du börjar

Se till att du har rätt behörigheter innan du sätter igång.

Exchange Administrator-rättigheter: Du behöver åtkomst till Exchange Admin Center och Exchange Online PowerShell för att hantera rumsbrevlådor och room lists.
PowerShell: Exchange Online PowerShell krävs för att skapa room lists och sätta rumsegenskaper (såsom byggnad, våning och kapacitet).
Dölj inte rum: Genom att tillämpa inställningar är det möjligt att dölja rum i katalogen. Att använda denna funktion förhindrar dock möjligheten att integrera med Gfacility. Det rekommenderas därför inte att använda denna funktion.

1. Skapa rum

Varje fysiskt mötesrum behöver sin egen rumsbrevlåda i Exchange Online. Detta är grunden för både Room Finder och integrationen med Gfacility.

Via Exchange Admin Center

Gå till Exchange Admin Center.
Navigera till Recipients → Resources.
Klicka på + Add a room resource.
Fyll i Namn och e-postadress och klicka på Nästa.
Ställ in egenskaper som Kapacitet och Plats och slutför processen.

Via PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Följ den officiella Microsoft-instruktionen för en fullständig översikt.

2. Tilldela administratör till rum

För att konfigurera inställningarna för ett rum behöver du behörigheter. Sätt dig själv som delegat med full åtkomst via Exchange Admin Centre.

3. Konfigurera resource scheduling

Alternativen för att sätta upp rum i Outlook framstår som begränsade vid första anblicken, men när du arbetar från rummets brevlåda öppnar sig alternativen.

Steg

Gå till Outlook och öppna det relevanta rummet som en annan brevlåda.
Klicka på Inställningar och navigera till Resource scheduling.
Här kan du sedan sätta schemaläggningsalternativ och auktorisera personer eller grupper att boka rummet.

Du kan konfigurera bland annat om mötesförfrågningar accepteras automatiskt, vem som kan boka rummet och hur konflikter med återkommande bokningar hanteras. För de specifika inställningarna kring återkommande serier och avbokningar, se avsnitt 5 nedan.

4. Konfigurera Room Finder

Åtgärderna ovan räcker för att använda grundfunktionaliteten i Gfacility. För att göra det ännu enklare för användare att hitta rätt rum kan du konfigurera Room Finder. Room Finder visar mötesrum grupperade per byggnad, med filter på kapacitet, våning och tillgänglig utrustning. Genom att lägga till byggnader och våningar visas rummens hierarki korrekt i Gfacility via integrationen.

Viktigt

Room Finder hämtar rum från room lists, inte från enskilda rumsbrevlådor. Utan en room list visas inte dina rum i Room Finder, även om de finns i Exchange Online.

4a. Anslut till Exchange Online PowerShell

Om det behövs, installera modulen och anslut:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Kontrollera befintliga room lists

Se om room lists redan finns i din miljö:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Se vilka rum som finns i en befintlig room list:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Namn på room list" | Select Name

4c. Skapa en Room List

Skapa en room list per byggnad. Namnet på room list visas som byggnadens namn i Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Lägg till rum i Room List

Lägg till dina rumsbrevlådor i room list:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Ställ in byggnadsnamn och egenskaper per rum

Använd kommandot Set-Place för att ställa in egenskaperna per rum. Dessa egenskaper gör filtren i Room Finder möjliga:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Ground floor" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Screen"

Tillgängliga egenskaper:

-City: Staden där byggnaden är belägen. Room Finder grupperar rum efter stad.
-Building: Byggnadens namn. Detta är vad som blir synligt i Room Finder och i Gfacility.
-Floor / -FloorLabel: Våningsnumret och visningsnamnet (t.ex. “Bottenvåning”).
-Capacity: Det maximala antalet personer. Användare kan filtrera på detta i Room Finder.
-DisplayDeviceName: Namnet på skärmen/displayen i rummet (t.ex. “Skärm”).
-AudioDeviceName: Ljudutrustning (t.ex. “Speakerphone”).
-VideoDeviceName: Videoutrustning (t.ex. “Kamera”).
-IsWheelChairAccessible: Om rummet är rullstolsanpassat ($true / $false).
-Tags: Extra etiketter för filtrering (t.ex. “Whiteboard”, “Tyst rum”).

4f. Verifiera

Kontrollera att allt är korrekt konfigurerat:

# Kontrollera room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Kontrollera egenskaperna för ett rum
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Kontrollera alla egenskaper
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Synkroniseringstid

Ändringar av rumsegenskaper och room lists kan ta upp till 24 timmar innan de syns i Room Finder i Outlook. Efter synkronisering visas byggnadsnamn och våningar också i Gfacility via integrationen.

5. Hantera återkommande bokningar och avbokningar automatiskt

En resurs har sin egen kalender i Microsoft. Som standard accepterar systemet inbjudningar automatiskt. Det blir krångligare med en återkommande serie där en del konflikter med befintliga bokningar: ska hela serien avvisas, eller accepterar systemet den och endast de konfliktande instanserna avvisas? Detta konfigurerar du under Inställningar, Kalender, Resource scheduling i inställningarna för resursbrevlådan.

Resource scheduling i inställningarna för en resursbrevlåda. Klicka på bilden för att förstora.

Huvudalternativen från skärmen

Bearbeta automatiskt inbjudningar och avbokningar. Ikryssad: resursbrevlådan accepterar nya bokningar och frigör tidsluckan igen så snart någon avbokar ett möte (eller en instans i en serie). Okryssad: avbokningen stannar i inkorgen och blockerar luckan tills en administratör bearbetar den manuellt.
Maximalt antal dagar bokningsbara i förväg. Till exempel 180. En återkommande bokning som sträcker sig längre fram avvisas automatiskt så snart “Avvisa alltid om slutdatumet är bortom denna gräns” är på.
Maximal varaktighet per möte. Begränsar enskilda instanser. Standard är 1440 minuter, eller 24 timmar. Förhindrar att en skenande serie tar upp hela veckan.
Tillåt återkommande möten. På som standard. Att stänga av det är ett trubbigt instrument: hela serier avvisas då, även om ingen enskild instans konflikterar.
Tillåt konflikter. För serier kan du tillåta ett antal eller en procentandel instanser att överlappa med en befintlig bokning. Nedan är våra rekommenderade värden.

5a. Samma via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

För flera resurser samtidigt är UI:t krångligt. Exchange Online-cmdleten Set-CalendarProcessing gör samma sak scriptat:

# Anslut
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Per resurs: automatisk accept/avbokning, 180 dagar framåt,
# och den rekommenderade konflikttoleransen för serier
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Rekommenderade värden för “Tillåt konflikter”

De två talen under Tillåt konflikter bestämmer när Microsoft avvisar en hel serie istället för att acceptera enskilda konflikter. Vår riktlinje för ett vanligt mötesrum:

Standardråd mötesrum

Tillåt upp till detta antal enskilda konflikter: 10
Tillåt upp till denna procentandel enskilda konflikter: 50

Vad gör exakt dessa gränser? Microsoft tittar per inkommande serie på antalet och procentandelen instanser som konflikterar med en befintlig bokning. Om både antalet och procentandelen ligger under tröskeln accepterar systemet serien. De konfliktande instanserna avvisas då individuellt; arrangören ser vilka datum det är i svarsmejlet och kan flytta de få undantagen. Om minst en av de två trösklarna överskrids, det vill säga mer än 10 konfliktande instanser eller mer än halva serien, då avvisar Microsoft hela serien. Arrangören tar då ett annat rum eller en annan tidslucka.

Resonemanget bakom det: att flytta 10 enskilda undantag är något en arrangör fortfarande kan göra på några minuter. Att korrigera 30 eller 50 instanser manuellt är mycket arbete i praktiken. Det kostar då mindre tid att helt enkelt skapa en annan serie i ett annat rum. Genom att sätta tröskeln vid 10 / 50 % tvingar man fram det valstillfället tidigt.

När man ska avvika

Striktare (5 / 25 %) för rum med mycket hög beläggning, såsom ett styrelserum eller ett stort auditorium. Där vill man att en serie som redan kolliderar några gånger omedelbart ska ge vika för andra bokningar.
Mer tillåtande (20 / 75 %) för rum där många återkommande standups och stand-ins körs och beläggningen är låg. Där är det slöseri om en serie på 50 veckor avvisas för 12 konflikter.
Huvudkryssrutan “Tillåt konflikter” på betyder något fundamentalt annorlunda: Microsoft ignorerar då trösklarna helt och enskilda möten som överlappar med en befintlig bokning accepteras också. Verklig dubbelbokning, med andra ord. För mötesrum lämnar man det av, annars förlorar trösklarna sin effekt. Slå endast på för flex-utrymmen eller överflödsresurser där delad användning inte är ett problem.

Vanliga frågor (FAQ)

I Gfacility ser jag ett “nummer” istället för byggnadsnamnet

Detta händer när Building-fältet inte har fyllts i på rumsbrevlådan. Gfacility visar då det interna ParentId (ett tekniskt ID) istället för ett läsbart namn. Åtgärda detta genom att ange byggnaden via PowerShell:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Har rummet ett ParentId som pekar på en byggnad i Microsoft Places? Då kan det vara nödvändigt att tömma det först innan Building-egenskapen tillämpas:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Mina rum visas inte i Room Finder

Room Finder visar endast rum som har lagts till i en room list. Kontrollera om en room list finns och om dina rum är länkade till den. Kontrollera också att rummen inte är dolda i adresslistan:

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Detta värde måste vara satt till False.

City-egenskapen förblir tom trots Set-Place

Om rummet har ett ParentId (länkat till en byggnad via Microsoft Places) tas City från den överordnade byggnaden och inte från själva rummet. Kontrollera om ett ParentId är satt:

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Ta bort ParentId om det behövs och ställ sedan in City igen:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Jag vill göra rum tillgängliga endast för vissa grupper

Eftersom källan till rumshanteringen ligger i Outlook måste denna inställning konfigureras där. Det rekommenderade tillvägagångssättet är att tydligt ange i rumsnamnet att det endast är bokningsbart för en viss grupp användare, till exempel: Rådsrum (endast sekretariatet). Följ sedan stegen under Konfigurera resource scheduling för att auktorisera personer. Använd alternativen under “Scheduling permissions” för att auktorisera personer eller grupper.

När jag gör en återkommande bokning med 1 konflikt avvisas hela serien

Outlook avvisar hela serien som standard så snart en instans konflikterar med en befintlig bokning. Ställ in de två talen under Resource scheduling, Tillåt konflikter så att enskilda konflikter tolereras: Tillåt maximalt antal enskilda konflikter = 10 och Tillåt maximal procentandel enskilda konflikter = 50. Under den gränsen accepteras serien och endast de konfliktande instanserna avvisas individuellt. Se avsnitt 5 för fullständig förklaring och när man ska avvika från dessa värden.

Användbara länkar

Microsoft-dokumentation

Gfacility-dokumentation