Integraciones

Configurar la gestión de salas en Microsoft

Gfacility utiliza Microsoft Rooms para reservar salas. Es esencial que las salas estén configuradas correctamente para garantizar una integración fluida con Gfacility. Este artículo contiene los pasos para crear salas, configurar el resource scheduling y ajustar Room Finder de modo que los nombres de edificio y las plantas se muestren correctamente, tanto en Outlook como en Gfacility.

Antes de empezar

Asegúrate de tener los permisos adecuados antes de ponerte manos a la obra.

Permisos de Exchange Administrator: Necesitas acceso al Exchange Admin Center y a Exchange Online PowerShell para gestionar buzones de sala y listas de salas.
PowerShell: Exchange Online PowerShell es necesario para crear listas de salas y establecer propiedades de sala (como edificio, planta y capacidad).
No ocultes las salas: Aplicando ciertos ajustes es posible ocultar salas en el directorio. Sin embargo, utilizar esta función impide la integración con Gfacility. Por tanto, no se recomienda usar esta función.

1. Crear salas

Cada sala de reuniones física necesita su propio buzón de sala en Exchange Online. Esta es la base tanto para Room Finder como para la integración con Gfacility.

Vía el Exchange Admin Center

Ve al Exchange Admin Center.
Navega a Recipients → Resources.
Haz clic en + Add a room resource.
Rellena el Nombre y la dirección de correo y haz clic en Next.
Configura propiedades como Capacity y Location y completa el proceso.

Vía PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Sigue las instrucciones oficiales de Microsoft para una visión completa.

2. Asignar un administrador a la sala

Para configurar los ajustes de una sala necesitas permisos. Asígnate a ti mismo como delegado con acceso total a través del Exchange Admin Center.

3. Configurar el resource scheduling

Las opciones para configurar salas en Outlook parecen limitadas a primera vista, pero cuando trabajas desde el buzón de la sala, las opciones se despliegan.

Pasos

Ve a Outlook y abre la sala correspondiente como otro buzón.
Haz clic en Settings y navega a Resource scheduling.
Aquí podrás entonces configurar opciones de scheduling, y autorizar a personas o grupos a reservar la sala.

Puedes configurar, entre otras cosas, si las solicitudes de reunión se aceptan automáticamente, quién puede reservar la sala y cómo manejar los conflictos con reservas recurrentes. Para los ajustes concretos en torno a series recurrentes y cancelaciones, consulta la sección 5 más abajo.

4. Configurar Room Finder

Las acciones anteriores son suficientes para usar la funcionalidad básica en Gfacility. Para facilitar aún más a los usuarios encontrar la sala adecuada, puedes configurar Room Finder. Room Finder muestra salas de reuniones agrupadas por edificio, con filtros por capacidad, planta y equipamiento disponible. Al añadir los edificios y las plantas, la jerarquía de las salas se muestra con precisión en Gfacility vía la integración.

Importante

Room Finder obtiene las salas de las listas de salas, no de los buzones de sala individuales. Sin una lista de salas, tus salas no aparecerán en Room Finder, aunque existan en Exchange Online.

4a. Conectar a Exchange Online PowerShell

Si es necesario, instala el módulo y conéctate:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Comprobar listas de salas existentes

Mira si ya existen listas de salas en tu entorno:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Mira qué salas hay en una lista de salas existente:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Nombre de la lista de salas" | Select Name

4c. Crear una Room List

Crea una lista de salas por edificio. El nombre de la lista aparece como nombre del edificio en Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Añadir salas a la Room List

Añade tus buzones de sala a la lista de salas:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Establecer nombre de edificio y propiedades por sala

Usa el comando Set-Place para establecer las propiedades por sala. Estas propiedades hacen posibles los filtros en Room Finder:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Planta baja" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Pantalla"

Propiedades disponibles:

-City: La ciudad en la que se ubica el edificio. Room Finder agrupa las salas por ciudad.
-Building: El nombre del edificio. Esto es lo que se hace visible en Room Finder y en Gfacility.
-Floor / -FloorLabel: El número de planta y el nombre a mostrar (p. ej., «Planta baja»).
-Capacity: El número máximo de personas. Los usuarios pueden filtrar por esto en Room Finder.
-DisplayDeviceName: El nombre de la pantalla/display en la sala (p. ej., «Pantalla»).
-AudioDeviceName: Equipamiento de audio (p. ej., «Speakerphone»).
-VideoDeviceName: Equipamiento de vídeo (p. ej., «Cámara»).
-IsWheelChairAccessible: Si la sala es accesible para sillas de ruedas ($true / $false).
-Tags: Etiquetas adicionales para filtrar (p. ej., «Pizarra», «Sala silenciosa»).

4f. Verificar

Comprueba que todo está configurado correctamente:

# Comprobar la lista de salas
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Comprobar las propiedades de una sala
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Comprobar todas las propiedades
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Tiempo de sincronización

Los cambios en las propiedades de sala y en las listas de salas pueden tardar hasta 24 horas antes de ser visibles en Room Finder dentro de Outlook. Tras la sincronización, los nombres de edificio y las plantas también se muestran en Gfacility vía la integración.

5. Gestionar reservas recurrentes y cancelaciones automáticamente

Un recurso tiene su propio calendario en Microsoft. Por defecto, el sistema acepta automáticamente las invitaciones. Se complica con una serie recurrente, parte de la cual entra en conflicto con reservas existentes: ¿debe rechazarse toda la serie, o el sistema la acepta y solo las instancias en conflicto son rechazadas? Eso se configura en Settings, Calendar, Resource scheduling dentro de los ajustes del buzón del recurso.

Resource scheduling en los ajustes de un buzón de recurso. Haz clic en la imagen para ampliar.

Las opciones principales de la pantalla

Procesar automáticamente invitaciones y cancelaciones. Marcada: el buzón del recurso acepta nuevas reservas y libera de nuevo la franja en cuanto alguien cancela una cita (o una instancia de una serie). Desmarcada: la cancelación se queda en la bandeja de entrada y bloquea la franja hasta que un administrador la procese manualmente.
Número máximo de días reservables por adelantado. Por ejemplo 180. Una reserva recurrente que llegue más allá se rechaza automáticamente en cuanto «Rechazar siempre si la fecha de fin supera este límite» está activado.
Duración máxima por cita. Limita las instancias individuales. El valor por defecto es 1440 minutos, o 24 horas. Evita que una serie descontrolada ocupe toda la semana.
Permitir reuniones recurrentes. Activado por defecto. Desactivarlo es un instrumento contundente: series enteras se rechazan entonces, incluso si ninguna instancia individual entra en conflicto.
Permitir conflictos. Para las series puedes permitir un número o un porcentaje de instancias que se superpongan con una reserva existente. Más abajo están nuestros valores recomendados.

5a. Lo mismo vía PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Para varios recursos a la vez, la UI es engorrosa. El cmdlet Set-CalendarProcessing de Exchange Online hace lo mismo por script:

# Conectar
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Por recurso: aceptación/cancelación automáticas, 180 días por adelantado,
# y la tolerancia de conflictos recomendada para series
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valores recomendados para «Permitir conflictos»

Los dos números bajo Permitir conflictos determinan cuándo Microsoft rechaza una serie entera en lugar de aceptar conflictos individuales. Nuestra recomendación para una sala de reuniones normal:

Recomendación por defecto sala de reuniones

Permitir hasta este número de conflictos individuales: 10
Permitir hasta este porcentaje de conflictos individuales: 50

¿Qué hacen exactamente esos límites? Microsoft mira en cada serie entrante el número y el porcentaje de instancias que entran en conflicto con una reserva existente. Si tanto el número como el porcentaje están por debajo del umbral, el sistema acepta la serie. Las instancias en conflicto se rechazan entonces individualmente; el organizador ve en el correo de respuesta cuáles son esas fechas y puede mover esas pocas excepciones. Si al menos uno de los dos umbrales se supera, es decir, más de 10 instancias en conflicto o más de la mitad de la serie, entonces Microsoft rechaza toda la serie. El organizador toma entonces otra sala u otra franja.

El razonamiento es: mover 10 excepciones individuales es algo que un organizador todavía puede hacer en pocos minutos. Corregir 30 o 50 instancias manualmente es, en la práctica, mucho trabajo. Cuesta menos tiempo crear simplemente otra serie en otra sala. Al fijar el umbral en 10 / 50%, fuerzas ese momento de decisión pronto.

Cuándo desviarse

Más estricto (5 / 25%) para salas con muy alta ocupación, como un boardroom o un gran auditorio. Allí quieres que una serie que ya choca varias veces ceda inmediatamente ante otras reservas.
Más permisivo (20 / 75%) para salas donde corren muchos standups y stand-ins recurrentes y la ocupación es baja. Allí es un desperdicio que una serie de 50 semanas se rechace por 12 conflictos.
La casilla principal «Permitir conflictos» activada significa algo fundamentalmente diferente: Microsoft ignora entonces los umbrales por completo y las citas individuales que se superponen con una reserva existente también se aceptan. Doble reserva real, vamos. Para salas de reuniones lo dejas desactivado, si no, los umbrales pierden su efecto. Actívalo solo para espacios flex o recursos de overflow donde el uso compartido no es un problema.

Preguntas frecuentes (FAQ)

En Gfacility veo un «número» en lugar del nombre del edificio

Esto ocurre cuando el campo Building no se ha rellenado en el buzón de sala. Gfacility muestra entonces el ParentId interno (un ID técnico) en lugar de un nombre legible. Soluciónalo introduciendo el edificio vía PowerShell:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

¿Tiene la sala un ParentId que apunta a un edificio en Microsoft Places? Entonces puede ser necesario vaciarlo primero antes de que se aplique la propiedad Building:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

Mis salas no aparecen en Room Finder

Room Finder solo muestra salas añadidas a una lista de salas. Comprueba si existe una lista de salas y si tus salas están vinculadas a ella. Comprueba también que las salas no estén ocultas en la lista de direcciones:

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Este valor debe estar en False.

La propiedad City permanece vacía a pesar de Set-Place

Si la sala tiene un ParentId (vinculada a un edificio vía Microsoft Places), la City se toma del edificio padre y no de la sala en sí. Comprueba si hay un ParentId definido:

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Elimina el ParentId si hace falta y luego define de nuevo la City:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Quiero hacer que las salas estén disponibles solo para ciertos grupos

Dado que la fuente de la gestión de salas está en Outlook, este ajuste debe configurarse allí. El enfoque recomendado es indicar claramente en el nombre de la sala que solo es reservable para un grupo determinado de usuarios, por ejemplo: Council Room (solo secretaría). Después sigue los pasos en Configurar resource scheduling para autorizar personas. Usa las opciones de «Scheduling permissions» para autorizar a personas o grupos.

Cuando hago una reserva recurrente con 1 conflicto, se rechaza toda la serie

Outlook rechaza toda la serie por defecto en cuanto una instancia entra en conflicto con una reserva existente. Define los dos números en Resource scheduling, Permitir conflictos para que se toleren los conflictos individuales: Permitir número máximo de conflictos individuales = 10 y Permitir porcentaje máximo de conflictos individuales = 50. Por debajo de ese límite, la serie se acepta y solo las instancias en conflicto se rechazan individualmente. Consulta la sección 5 para la explicación completa y cuándo desviarse de estos valores.

Enlaces útiles

Documentación de Microsoft

Documentación de Gfacility