Integración con Google Workspace

Integraciones · Google Workspace · 1.3

La conexión entre Gfacility y Google Workspace funciona a través de una única cuenta de Google de tu organización: la cuenta de integración. Gfacility utiliza los permisos de esa cuenta para leer y actualizar empleados, salas y calendarios de sala. Por eso la cuenta necesita exactamente los permisos que se indican en este artículo. Si falta alguno, esa parte de la integración no funciona.

¿Aún no tienes claro qué integraciones quieres, o en qué orden? Empieza por Integración con Google, el enfoque.

¿Cómo funciona?

La integración tiene tres partes. Cada una se activa por separado en Gfacility, en Integraciones e inicio de sesión → Google Workspace.

Sincronización de usuarios

Cada noche Gfacility recoge a tus empleados de Google Workspace.

• ¿Un empleado nuevo? Se crea.
• ¿Han cambiado sus datos? Se actualizan el nombre y el número de teléfono.
• ¿Se ha ido o está suspendido? Quien ya no está en Google, o está suspendido allí, pasa a inactivo en Gfacility.

¿Qué campos se copian?

Un empleado nuevo recibe la organización y la ubicación predeterminadas de tu entorno; después puedes cambiarlas en Gfacility. La sincronización de usuarios no se encarga del inicio de sesión. Solo hace que Gfacility conozca a tus empleados. Iniciar sesión con Google funciona sin ajustes adicionales, consulta Iniciar sesión en Gfacility.

Sincronización de ubicaciones

Cada noche Gfacility recoge los recursos de calendario de Google Workspace: las salas de reuniones, con su edificio y su planta. Si un edificio o una planta aún no existe, Gfacility lo crea.

Consejo: rellena en Google el edificio, la planta y la capacidad de cada sala. Lo que esté mal en Google también estará mal en Gfacility.

Atención: si cambias una sala en Google, la siguiente sincronización también restablece su descripción en Gfacility y vuelve a dejar la sala reservable. Si quieres que una sala no se toque, desactiva la sincronización externa de esa sala en Gfacility.

Sincronización de calendarios

La sincronización de calendarios funciona en ambos sentidos:

• De Gfacility a Google Calendar. Si creas una reserva en Gfacility, aparece también en el calendario del organizador, con la sala incluida. Si la cambias o la cancelas, ocurre lo mismo en Google Calendar.
• De Google Calendar a Gfacility. Si mueves, cambias o cancelas esa reunión en Google Calendar, Gfacility actualiza la reserva al instante.
• Calendarios de sala. Gfacility también lee los calendarios de las salas de reuniones. Así, el tablero de planificación y las pantallas de sala muestran también las reuniones reservadas solo en Google Calendar.

Dos tipos de calendario, dos tipos de permiso:

Conviene saber:

• Una reunión reservada solo en Google Calendar no se convierte en una reserva en Gfacility. Eso sí, la sala aparece como ocupada.
• Cada noche Gfacility comprueba si se le ha escapado algún cambio y lo recupera.

¿Cómo se configura?

Son cinco pasos. Los tres primeros se hacen en Google y los dos últimos en Gfacility.

1. En Google: crear una cuenta de integración

En la consola de administración de Google (admin.google.com), crea una cuenta independiente que se use solo para Gfacility.

• El nombre lo eliges tú. Escoge uno que le diga más adelante a un administrador para qué sirve, por ejemplo gfacility@tuempresa.es. Muchas organizaciones añaden un prefijo que indica que es una cuenta de sistema, como srv-gfacility@tuempresa.es.
• No una cuenta personal. Si esa persona se va, la cuenta se elimina y la integración deja de funcionar.
• Con licencia. La cuenta tiene que poder iniciar sesión y tener su propio calendario.
• Gestiona la contraseña de forma centralizada. Configura la contraseña y la verificación en dos pasos de modo que TI siempre pueda acceder, también cuando quien creó la cuenta ya no esté.

2. En Google: asignar a la cuenta un rol de administrador

Gfacility lee los empleados y las salas de tu directorio de Google. Eso solo puede hacerlo un administrador. Así que, en la consola de administración, en Cuenta → Roles de administrador, asigna a la cuenta de integración un rol con:

Puedes usar un rol existente o crear un rol personalizado “Gfacility” que solo tenga estos privilegios.

3. En Google: delegar la cuenta en los calendarios de sala

Este es el paso que más se olvida. Gfacility lee y escribe en los calendarios de sala con los permisos de la cuenta de integración. Si la cuenta no está delegada en una sala, esa sala sí aparece en Gfacility, pero sus reuniones no llegan.

Concede a la cuenta el permiso Hacer cambios en eventos en todos los calendarios de sala. Así puede ver, cambiar y eliminar eventos.

4. En Gfacility: conectar la cuenta

¿Tu administrador de Google bloquea las aplicaciones desconocidas? Entonces en el paso 5 aparece un mensaje de que la aplicación está bloqueada. Pide primero al administrador de Google que permita Gfacility en Seguridad → Control de acceso y de datos → Controles de API.

5. En Gfacility: activar las partes

En Gfacility, ve a Integraciones e inicio de sesión → Google Workspace (la misma página que en el paso 4). En Sincronizaciones, activa los interruptores en este orden:

1. Usuarios. Lo primero, porque los empleados tienen que existir antes de poder reservar.
2. Salas. ¿Ya tienes edificios y plantas en Gfacility? Asegúrate de que sus nombres coinciden con los de Google, o aparecerán duplicados.
3. Calendarios. Lo último, porque la sincronización de calendarios solo funciona con salas que ya están en Gfacility.

¿No quieres esperar a la noche? Haz clic en el enlace junto a usuarios o salas para sincronizar manualmente en ese momento.