Datos maestros
Usuarios
Todas las personas con acceso a Gfacility: empleados internos, socios externos y cuentas funcionales. La base del acceso, el enrutamiento y los informes.
Actualizado el 23 ene 2026
Configuración · Datos maestros · 4M.1
En Gfacility encontrarás a todas las personas que interactúan con el sistema: empleados que reservan e informan, proveedores que ejecutan tareas, visitantes a los que se da la bienvenida y cuentas funcionales (como un buzón de recepción) que actúan en nombre de un equipo. Unos buenos datos maestros de usuario son la base del acceso, el enrutamiento, la comunicación y los informes.
Por qué importa al negocio
"El personal nuevo solo tiene acceso tras una semana"
Sincronización desde Microsoft Entra ID o Google Workspace, las cuentas aparecen automáticamente el día 1.
"Proveedores en una herramienta aparte"
Usuarios externos en el mismo entorno Gfacility, acceso limitado, mismos flujos.
"Recepción reserva en nombre de todos"
Cuenta de grupo funcional, recepción puede organizar reuniones en nombre de los visitantes.
"Las bajas pierden su historial"
Los usuarios sin licencia siguen visibles en tickets antiguos, no se pierden datos.
Tres clases de usuario
La clase es descriptiva, lo que un usuario realmente puede hacer lo determinan los grupos a los que pertenece (ver Bloques de construcción → Grupos).
Usuario
El empleado interno. Reserva, reporta, ejecuta tareas. Caso por defecto, suele proceder de la sincronización con el IdP.
Externo
Alguien de fuera: proveedor, consultor, socio. Acceso limitado a través de un grupo externo.
Grupo
Cuenta funcional, como un buzón de recepción, que puede actuar en nombre de un equipo, por ejemplo como organizador de reuniones.
¿Cómo entran los usuarios?
| Origen | Qué y cuándo |
|---|---|
| Integración estándar | La integración con Office 365 o Google Workspace sincroniza nombre, apellidos y correo. Opción por defecto para la mayoría de clientes. |
| Integración a medida | Para otros sistemas HR/IdP, construida una sola vez. Mantiene la alta y la baja sincronizadas. |
| Manual | Para externos, proveedores o equipos pequeños fuera de tu IdP. Botón "Añadir usuario". |
| Quiosco de autoservicio | Los visitantes introducen sus datos en el quiosco. Registro temporal, sin licencia. |
Configuración de usuario por defecto
Cuando se sincroniza desde un IdP solo llegan nombre y correo. El resto (grupo, ubicación, organización, idioma, panel) se rellena desde la configuración de usuario por defecto, una única plantilla central que se aplica a todo usuario recién sincronizado. Configúrala una vez y cada nuevo empleado aterriza directamente con los permisos y el contexto correctos.
Inicio de sesión
Los usuarios no reciben una contraseña aparte. El inicio de sesión se realiza con su cuenta Microsoft o Google, o mediante SSO. La configuración vive fuera de Gfacility, en IT.
¿Qué decisiones tendrás que tomar?
¿Qué clases de usuario manejas?
¿Además de empleados, también externos o cuentas funcionales? Decide ahora, si no aparecerán soluciones improvisadas.
¿Sincronización desde IdP o manual?
Entra ID, Google Workspace, ambos o ninguno, condiciona la estrategia de licencias y el proceso administrativo.
¿Qué entra en los valores por defecto?
¿Qué grupo, qué idioma, qué centro de coste reciben por defecto los nuevos usuarios?
¿Quién recibe licencia?
Solo los usuarios con licencia pueden iniciar sesión y aparecen en los selectores, coste frente a visibilidad.