Building Blocks
Formularios
Pide a un visitante, a un solicitante o a una persona asignada justo lo que necesitas sobre un registro. Crea el formulario una vez, envíalo por correo, SMS o enlace, y las respuestas llegan al propio registro.
Actualizado el 23 sept 2026
Configuración · Building Blocks · 3.9
Buena parte del trabajo en torno a un registro consiste en perseguir a alguien para conseguir información. Un visitante que todavía tiene que dar su matrícula, un solicitante que tiene que aprobar un presupuesto, un técnico que tiene que confirmar que el trabajo está hecho. Hasta ahora eso suponía un correo, una respuesta y alguien copiando a mano esa respuesta en Gfacility.
Un formulario lo resuelve de una vez. Lo creas una sola vez para un tipo de registro, se lo envías a una persona sobre un registro concreto, y lo que rellena se escribe directamente en ese registro: en sus campos, en su descripción, en su conversación o en su estado. Encontrarás los formularios en Building Blocks → Formularios.
Por qué esto importa al negocio
"Volvemos a teclear las respuestas que llegan por correo"
La respuesta va directamente al registro, así que nadie la copia y nada se pierde en una bandeja de entrada.
"Las aprobaciones se hacen con responder a todos"
Una decisión en el formulario cambia el estado por sí misma, con el mismo historial que un cambio hecho en la aplicación.
"La persona a la que preguntamos no tiene cuenta"
Los visitantes y las partes externas rellenan el formulario en una página pública, sin necesidad de iniciar sesión.
"Nunca sabemos quién falta por responder"
Cada formulario se convierte en una columna de estado en el listado, así que puedes filtrar a todos los que todavía no lo han completado.
Sobre qué puede tratar un formulario
Un formulario pertenece a un tipo de registro, que eliges en Se aplica a. Esa elección determina qué campos puedes incluir y a quién puedes enviarlo. Queda bloqueada en cuanto el formulario tiene campos, así que elígela primero.
| Se aplica a | Se puede enviar a | Campos que el destinatario puede cambiar |
|---|---|---|
| Ticket | Solicitante, persona asignada, creador | Título, descripción |
| Tarea | Persona asignada, creador | Título, descripción |
| Asset | Persona asignada, creador | Título, descripción |
| Configuration item | Persona asignada, creador | Título, descripción |
| Visitante | Visitante, organizador, anfitrión | Nombre, apellidos, empresa, teléfono, matrícula, comentario |
| Producto de reserva | Organizador, anfitrión | Cantidad, nota |
| Servicio de reserva | Organizador, anfitrión | Cantidad, nota |
Otros campos del registro, como el estado, la ubicación, la fecha de vencimiento o la hora de inicio de la reserva, pueden mostrarse en el formulario para que el destinatario sepa de qué se trata, pero son de solo lectura. También puedes escribir cualquier dirección de correo como destinatario.
Crear un formulario
El editor funciona como un creador de cuestionarios: añade bloques con Añadir pregunta, arrástralos para ordenarlos y agrúpalos en secciones con su propio encabezado.
Texto
Una explicación para el destinatario. No se guarda nada.
Campo
Un campo del registro, un campo personalizado de la plantilla del registro o una pregunta propia: una línea de texto, varias líneas, un número, una fecha, una hora, sí o no, o un desplegable.
Carga de archivos
Los archivos se guardan como adjuntos del registro: PDF, imágenes, archivos de Word y de Excel, con el número y el tamaño definidos por bloque (hasta 10 archivos de 30 MB cada uno).
Decisión
Hasta seis botones, y cada uno puede fijar un estado en el registro. Consulta la sección más abajo.
Comentario
Una observación libre que se añade a la conversación del registro.
Para cada respuesta eliges su destino en La respuesta va a: al propio campo, añadida a la descripción (o a la nota o el comentario de una línea de reserva o de un visitante), añadida a la comunicación del registro, o guardada solo en la respuesta al formulario. Esta última opción es la adecuada para respuestas que quieres conservar, pero no en el registro.
En los ajustes del formulario defines además el título que ve el destinatario, un texto de introducción, el texto que aparece tras completarlo, si el destinatario puede cambiar sus respuestas después de completarlo y el aspecto: imagen de cabecera, logotipo, color de acento y color de fondo. El título y los textos se pueden traducir, así que cada destinatario lee el formulario en su propio idioma.
Un diseño propio
Cuando el diseño estándar se queda corto, activa Usar diseño personalizado y escribe el diseño del formulario en HTML, colocando cada bloque como un slot. El diseño solo decide la colocación y el aspecto: los campos obligatorios, la validación y la escritura en el registro siguen funcionando como en el formulario estándar. Igual que con las plantillas personalizadas, el panel de instrucciones reúne tus indicaciones y los campos que elijas en un prompt para tu propio asistente de IA, y luego pegas el resultado. Un diseño personalizado trae su propio estilo, así que los colores del tema solo se aplican al diseño estándar.
Vista previa
Vista previa abre el formulario en una pestaña nueva, exactamente como lo ve el destinatario. Elige un registro real para ver sus valores rellenados, y usa Copiar enlace de prueba para abrir un enlace que funciona y va dirigido a ti.
Decisiones: que la respuesta fije el estado
Un bloque de decisión es la forma en que un formulario aprueba, rechaza, confirma o cancela. Cada opción puede tener uno de estos efectos:
- Sin efecto: solo se registra la elección.
- Fijar el estado: un estado concreto.
- Fijar un rol de estado: por ejemplo “aprobar” o “rechazar”. Gfacility busca el estado que tiene ese rol en el workflow propio del registro, así que un mismo formulario de aprobación sirve para registros con workflows distintos.
- Fijar un campo de sí o no: en un visitante, por ejemplo, para marcarlo como confirmado.
El cambio de estado pasa por la lógica de estados habitual del registro, con el mismo historial y las mismas marcas que un cambio hecho en la aplicación. Cuando una opción no puede aplicarse a un registro concreto, porque su workflow no tiene ningún estado con ese rol, la opción aparece en gris con “No disponible para esta solicitud” en lugar de desaparecer, de modo que el destinatario ve todas las opciones que ofrece el formulario.
Enviar un formulario
Un formulario se envía desde el propio registro. Abre un ticket, una tarea, un asset, un configuration item o un visitante, ve a la pestaña Formularios y elige Enviar formulario. En una reserva, las pestañas de asistentes, productos y servicios ofrecen la misma acción. Elige los destinatarios (un rol, una dirección escrita a mano o ambos), elige correo electrónico o SMS y, si quieres, añade un mensaje personal.
| Forma de rellenarlo | Cómo funciona |
|---|---|
| Correo electrónico | Se envía con la plantilla de correo elegida en los ajustes del formulario. Solo se pueden elegir plantillas que contengan #form_link o #form_button; #form_name y #form_message añaden el nombre del formulario y tu mensaje personal. |
| SMS | Solo se ofrece cuando los mensajes de texto están activados en tu espacio de trabajo. Si no escribes un mensaje propio, se envía un texto breve predeterminado con el enlace. |
| Enlace | Copiar enlace en un formulario enviado te da un enlace que funciona para compartirlo por cualquier otro canal, como un mensaje de chat. |
| En la aplicación | Rellenar en la pestaña Formularios abre el formulario para ti, por ejemplo cuando recoges las respuestas por teléfono. |
Hay plantillas de correo de partida (“Rellena este formulario”) para cada tipo de registro, pero Gfacility nunca elige una por ti: elige la plantilla en los ajustes del formulario antes del primer envío, o el envío se rechazará con un aviso para que lo hagas.
Quién puede abrir el enlace
En Quién puede abrir este formulario eliges entre dos modos de acceso:
- Cualquiera con el enlace: quien tenga el enlace puede rellenarlo. Es práctico para preguntas de poco riesgo, como un visitante que confirma su matrícula.
- Verificar con un código enviado por correo: el destinatario escribe la dirección a la que se envió el formulario y recibe un código de seis dígitos, válido durante diez minutos. Quien ya haya iniciado sesión en Gfacility en ese navegador con la misma dirección no necesita el código. La respuesta se atribuye entonces a esa persona.
Un enlace sigue siendo válido durante el número de días indicado en Enlace válido durante (días). Si no hay valor, el enlace de un ticket, una tarea, un asset o un configuration item dura 30 días, y el de un visitante o una reserva sigue siendo válido hasta que termina la reserva. Volver a enviar el formulario a la misma dirección hace que el enlace anterior deje de funcionar, y Revocar anula un enlace al instante.
Seguimiento de las respuestas
- En el registro: la pestaña Formularios muestra cada formulario enviado para el registro con su estado, y Ver respuestas abre lo que se ha rellenado. La pestaña solo aparece cuando tu espacio de trabajo tiene un formulario activo para ese tipo de registro.
- En el listado: cada formulario añade una columna de estado a su listado, con Enviado, Abierto, Completado, Caducado o Revocado. Filtra por ella para encontrar todos los registros en los que el formulario aún no se ha completado, incluidos aquellos a los que nunca se envió. La columna también se incluye en las exportaciones.
- En el historial: cada envío y cada respuesta completada quedan registrados en el historial del registro.
Formularios y automations
Los formularios se conectan con el motor de automations en ambos sentidos:
- Enviar un formulario desde una regla: las acciones Enviar correo y Enviar SMS admiten un formulario opcional, de modo que una regla puede enviarlo en cuanto se anuncia un visitante o un ticket llega a un estado. En un correo, coloca el enlace del formulario con la etiqueta
#form_linko#form_buttonen la plantilla; en un SMS, usa Insertar enlace del formulario. En los productos y servicios de reserva, una regla solo puede llevar el enlace del formulario por SMS. - Actuar según la respuesta: el disparador Formulario completado se activa cuando vuelve un formulario, con condiciones sobre qué formulario y qué decisión se eligió. El estado del formulario también es un campo que puedes vigilar, y así es como creas un recordatorio para todos los que no hayan respondido al cabo de tres días.
¿Qué decisiones vas a tomar?
¿Qué modo de acceso para cada formulario?
Un enlace es lo más cómodo para el destinatario; el código por correo, lo más seguro. Todo lo que aprueba algo, cuesta dinero o muestra datos personales merece el código.
¿Adónde va cada respuesta?
Escribe una respuesta en el registro solo cuando sea un dato sobre el registro. Todo lo demás puede quedarse en la respuesta al formulario.
¿Estado o rol de estado?
Usa un rol cuando registros de tipos distintos, con workflows distintos, deban reaccionar todos al mismo formulario.
¿Quién reclama una respuesta que falta?
Los recordatorios no son un ajuste del formulario. Decide si el seguimiento lo hace una regla de automation o una persona, y cuándo.
Permisos
Gestionar formularios, es decir, crearlos, editarlos, duplicarlos y eliminarlos, requiere los permisos de formularios (leer, crear, actualizar, eliminar). Enviar un formulario, rellenarlo desde la aplicación y revocar un enlace dependen de los derechos sobre el propio registro: quien puede actualizar el registro puede enviar sus formularios, y quien puede leer el registro puede ver las respuestas. Dentro de la aplicación, un formulario respeta además los derechos de campo de la persona que lo consulta, de modo que un compañero que no puede leer un campo del registro tampoco lo ve en el formulario.