Building Blocks
Formulários
Peça a um visitante, a um requerente ou a um responsável exatamente aquilo de que precisa sobre um registo. Crie um formulário uma vez, envie-o por e-mail, SMS ou ligação, e as respostas ficam no próprio registo.
Atualizado em 23/09/2026
Configuração · Building Blocks · 3.9
Grande parte do trabalho à volta de um registo consiste em andar atrás de alguém por causa de uma informação. Um visitante que ainda tem de indicar a matrícula, um requerente que tem de aprovar um orçamento, um técnico que tem de confirmar que o trabalho está feito. Até agora, isso significava um e-mail, uma resposta e alguém a copiar a resposta à mão para o Gfacility.
Um formulário resolve isso de uma só vez. Cria-o uma vez para um tipo de registo, envia-o a uma pessoa sobre um registo concreto, e tudo o que ela preencher é escrito diretamente nesse registo: nos seus campos, na sua descrição, na sua conversa ou no seu estado. Encontra os formulários em Building Blocks → Formulários.
Porque é que isto importa ao negócio
"Voltamos a escrever as respostas que chegam por e-mail"
A resposta entra diretamente no registo, por isso ninguém a copia e nada se perde numa caixa de correio.
"As aprovações fazem-se com responder a todos"
Uma decisão no formulário define o próprio estado, com o mesmo histórico de uma alteração feita na aplicação.
"A pessoa a quem perguntamos não tem conta"
Visitantes e entidades externas preenchem o formulário numa página pública, sem precisarem de iniciar sessão.
"Nunca sabemos quem ainda tem de responder"
Cada formulário passa a ser uma coluna de estado na listagem, para poder filtrar todos os que ainda não submeteram.
Sobre o que pode ser um formulário
Um formulário pertence a um único tipo de registo, escolhido em Aplica-se a. Essa escolha determina que campos pode incluir e a quem o pode enviar. Fica bloqueada assim que o formulário tiver campos, por isso escolha-a primeiro.
| Aplica-se a | Pode ser enviado a | Campos que o destinatário pode alterar |
|---|---|---|
| Ticket | Requerente, responsável, criador | Título, descrição |
| Tarefa | Responsável, criador | Título, descrição |
| Asset | Responsável, criador | Título, descrição |
| Configuration item | Responsável, criador | Título, descrição |
| Visitante | Visitante, organizador, anfitrião | Nome próprio, apelido, empresa, telefone, matrícula, comentário |
| Produto de reserva | Organizador, anfitrião | Quantidade, nota |
| Serviço de reserva | Organizador, anfitrião | Quantidade, nota |
Outros campos do registo, como o estado, a localização, a data de vencimento ou a hora de início da reserva, podem ser mostrados no formulário para que o destinatário saiba do que se trata, mas continuam só de leitura. Também pode escrever qualquer endereço de e-mail como destinatário.
Criar um formulário
O editor funciona como um construtor de questionários: adicione blocos com Adicionar pergunta, arraste-os para a ordem certa e agrupe-os em secções com título próprio.
Texto
Uma explicação para o destinatário. Não é guardado nada.
Campo
Um campo do registo, um campo personalizado do modelo do registo, ou uma pergunta própria: uma linha de texto, várias linhas, um número, uma data, uma hora, sim ou não, ou uma lista pendente.
Carregamento
Os ficheiros são guardados como anexos no registo: PDF, imagens, ficheiros Word e Excel, com o número e o tamanho definidos por bloco (até 10 ficheiros de 30 MB cada).
Decisão
Até seis botões, cada um dos quais pode definir um estado no registo. Veja a secção abaixo.
Comentário
Uma observação livre que é acrescentada à conversa do registo.
Para cada resposta escolhe o destino em A resposta vai para: para o próprio campo, acrescentada à descrição (ou à nota ou ao comentário de uma linha de reserva ou de um visitante), adicionada à comunicação do registo, ou guardada apenas na submissão. Esta última opção é a indicada para respostas que quer ter registadas, mas não no registo em si.
Nas definições do formulário define também o título que o destinatário vê, um texto de introdução, o texto mostrado depois da submissão, se o destinatário pode alterar as respostas depois de submeter, e o aspeto: imagem de cabeçalho, logótipo, cor de destaque e cor de fundo. O título e os textos podem ser traduzidos, para que cada destinatário leia o formulário na sua própria língua.
Um esquema próprio
Quando o esquema padrão não chega, ative Usar esquema personalizado e escreva o desenho do formulário em HTML, colocando cada bloco como um slot. O esquema decide apenas a colocação e o aspeto: os campos obrigatórios, a validação e a escrita no registo continuam a funcionar como no formulário padrão. Tal como nos modelos personalizados, o painel de instruções reúne o que pretende e os campos que escolher num prompt para o seu próprio assistente de IA, e o resultado volta a ser colado aqui. Um esquema personalizado traz o seu próprio desenho, por isso as cores do tema só se aplicam ao esquema padrão.
Pré-visualização
Pré-visualizar abre o formulário num novo separador, exatamente como o destinatário o vê. Escolha um registo real para ver os respetivos valores preenchidos e use Copiar ligação de teste para abrir uma ligação funcional dirigida a si próprio.
Decisões: deixe a resposta definir o estado
Um bloco de decisão é a forma de um formulário aprovar, rejeitar, confirmar ou cancelar. Cada opção pode ter um destes efeitos:
- Sem efeito: a escolha fica apenas registada.
- Definir o estado: um estado concreto.
- Definir uma função de estado: por exemplo “aprovar” ou “rejeitar”. O Gfacility procura o estado que tem essa função no próprio workflow do registo, para que um único formulário de aprovação funcione em registos com workflows diferentes.
- Definir um campo sim/não: num visitante, por exemplo, para o marcar como confirmado.
A alteração de estado passa pela lógica de estados normal do registo, com o mesmo histórico e as mesmas marcas temporais de uma alteração feita na aplicação. Quando uma opção não se pode aplicar a um determinado registo, porque o respetivo workflow não tem nenhum estado com essa função, a opção aparece a cinzento com “Não disponível para este pedido” em vez de desaparecer, para que o destinatário veja todas as escolhas que o formulário oferece.
Enviar um formulário
Um formulário é enviado a partir do próprio registo. Abra um ticket, uma tarefa, um asset, um configuration item ou um visitante, vá ao separador Formulários e escolha Enviar formulário. Numa reserva, os separadores de participantes, produtos e serviços têm a mesma ação. Escolha os destinatários (um papel, um endereço escrito por si, ou ambos), escolha e-mail ou SMS e, se quiser, acrescente uma mensagem pessoal.
| Forma de preencher | Como funciona |
|---|---|
Enviado com o modelo de e-mail escolhido nas definições do formulário. Só é possível escolher modelos que contenham #form_link ou #form_button; #form_name e #form_message acrescentam o nome do formulário e a sua mensagem pessoal. | |
| SMS | Só é oferecido quando o envio de mensagens de texto está ativado no seu espaço de trabalho. Sem uma mensagem sua, é enviado um texto curto predefinido com a ligação. |
| Ligação | Copiar ligação num formulário enviado dá-lhe uma ligação funcional para partilhar por qualquer outro canal, como uma mensagem de chat. |
| Na aplicação | Preencher no separador Formulários abre o formulário para si próprio, por exemplo quando recolhe as respostas ao telefone. |
Há modelos de e-mail iniciais (“Preencha este formulário”) para cada tipo de registo, mas o Gfacility nunca escolhe um por si: escolha o modelo nas definições do formulário antes do primeiro envio, caso contrário o envio é recusado com uma indicação para o fazer.
Quem pode abrir a ligação
Em Quem pode abrir este formulário escolhe entre dois modos de acesso:
- Qualquer pessoa com a ligação: quem tiver a ligação pode preenchê-lo. Prático para perguntas de baixo risco, como um visitante a confirmar a matrícula.
- Verificar com um código enviado por e-mail: o destinatário escreve o endereço para onde o formulário foi enviado e recebe um código de seis dígitos, válido durante dez minutos. Quem já tiver sessão iniciada no Gfacility nesse navegador com o mesmo endereço não precisa do código. A resposta fica então atribuída a essa pessoa.
Uma ligação é válida durante o número de dias definido em Ligação válida durante (dias). Sem valor, a ligação de um ticket, tarefa, asset ou configuration item dura 30 dias, e a de um visitante ou de uma reserva mantém-se válida até ao fim da reserva. Voltar a enviar o formulário para o mesmo endereço faz com que a ligação anterior deixe de funcionar, e Revogar termina uma ligação de imediato.
Acompanhar as respostas
- No registo: o separador Formulários mostra cada formulário enviado para o registo com o respetivo estado, e Ver respostas abre o que foi preenchido. O separador só aparece quando o seu espaço de trabalho tiver um formulário ativo para esse tipo de registo.
- Na listagem: cada formulário acrescenta uma coluna de estado à respetiva listagem, com Enviado, Aberto, Submetido, Expirado ou Revogado. Filtre por ela para encontrar todos os registos em que o formulário ainda não foi submetido, incluindo aqueles para os quais nunca foi enviado. A coluna também é incluída nas exportações.
- No histórico: cada envio e cada submissão ficam registados no histórico do registo.
Formulários e automações
Os formulários ligam-se ao motor de automações nos dois sentidos:
- Enviar um formulário a partir de uma regra: as ações Enviar e-mail e Enviar SMS aceitam um formulário opcional, para que uma regra possa enviar o formulário no momento em que um visitante é anunciado ou um ticket chega a um estado. Num e-mail, coloque a ligação do formulário com a tag
#form_linkou#form_buttonno modelo; num SMS, use Inserir ligação do formulário. Nos produtos e serviços de reserva, uma regra só pode levar a ligação do formulário por SMS. - Agir sobre a resposta: o acionador Formulário submetido dispara quando um formulário volta preenchido, com condições sobre qual o formulário e qual a decisão escolhida. O estado do formulário é também um campo que pode observar, e é assim que cria um lembrete para todos os que não responderam ao fim de três dias.
Que decisões vai tomar?
Que modo de acesso por formulário?
Uma ligação é o mais simples para o destinatário, o código por e-mail é mais seguro. Tudo o que aprova, custa dinheiro ou mostra dados pessoais merece o código.
Para onde vai cada resposta?
Só escreva uma resposta no registo quando for um facto sobre o registo. Tudo o resto pode ficar na submissão.
Estado ou função de estado?
Use uma função quando registos de tipos diferentes, com workflows diferentes, devem todos reagir ao mesmo formulário.
Quem vai atrás de uma resposta em falta?
Os lembretes não são uma definição do formulário. Decida se é uma automação ou uma pessoa a fazer o seguimento, e quando.
Autorizações
Gerir formulários, ou seja, criá-los, editá-los, duplicá-los e eliminá-los, requer as autorizações de formulários (ler, criar, atualizar, eliminar). Enviar um formulário, preenchê-lo a partir da aplicação e revogar uma ligação seguem os direitos sobre o próprio registo: quem pode atualizar o registo pode enviar os respetivos formulários, e quem pode ler o registo pode ver as respostas. Dentro da aplicação, um formulário respeita também os direitos de campo de quem o está a ver, por isso um colega que não pode ler um campo do registo também não o vê no formulário.