Configurar as entregas

Configuração · Módulos · Tickets

Com as entregas, a receção ou o serviço de correio regista no Gfacility todas as encomendas que chegam. Uma entrega é um ticket com classe, referência (DLV-123) e workflow próprios, para que veja num relance que encomendas ainda aguardam levantamento e quem levantou o quê. Com a digitalização da etiqueta, a equipa tira uma fotografia da etiqueta da encomenda e o Gfacility preenche por ela o destinatário, a respetiva organização, a transportadora e o número de seguimento.

Este artigo explica o que um administrador configura uma única vez. Precisa de permissões para gerir modelos de ticket e workflows.

O que já está disponível?

Passo 1. Crie um modelo de ticket com a classe Entregas

1. Aceda a Definições e, no grupo de configuração de módulos, abra Modelos de ticket. Para saber como funcionam os modelos em geral, consulte Modelos e coleções.
2. Crie um novo modelo, por exemplo Encomenda recebida.
3. Em Classe, escolha Entregas. É apenas isto que transforma um modelo comum num modelo de entregas.
4. Guarde o modelo e ative-o.

Tenha em atenção que a classe deixa de poder ser alterada depois de guardar o modelo. Se escolheu a classe errada, crie um novo modelo.

Depois de guardado, um modelo de entregas recebe automaticamente estas definições:

• O workflow Deliveries. O campo do tipo de ticket fica definido como Deliveries e oculto, para que todas as entregas entrem no workflow certo.
• A pergunta Scan label. O formulário de criação apresenta um botão Scan label. No próprio ticket, depois de criado, o botão está desativado por predefinição.
• A organização acompanha o destinatário. A organização é obtida a partir da pessoa a quem a entrega se destina, com base na sua organização principal.

Passo 2. Verifique as perguntas do modelo

Abra o construtor de perguntas do novo modelo e verifique os seguintes pontos:

• Solicitado para é o destinatário da encomenda. A digitalização da etiqueta preenche este campo, por isso o modelo tem de ter esta pergunta. Não precisa de estar visível, mas se a ocultar, não lhe atribua um utilizador predefinido fixo: um campo oculto com um valor fixo mantém esse valor e ignora o destinatário lido na etiqueta.
• Título pode ficar vazio. Depois de uma digitalização, o Gfacility preenche Entrega para [nome] se o título ainda estiver vazio.
• Descrição recebe as linhas Transportadora: … e Número de seguimento: … depois de uma digitalização. Mantenha este campo visível para que a equipa as possa verificar.
• Scan label no ticket. Se quiser digitalizar uma etiqueta depois de a entrega ter sido criada, por exemplo para uma segunda encomenda, torne a pergunta Scan label visível também no ticket.

A fotografia da etiqueta fica sempre anexada à entrega, mesmo quando a pergunta de anexos está oculta no formulário.

Passo 3. Verifique quem pode alterar o estado

O workflow Deliveries tem quatro estados próprios, em vez dos estados padrão que um novo tipo de ticket recebe:

Por predefinição, só os grupos Administrators e Facility Managers podem passar uma entrega para o estado seguinte. A ligação é feita pelo nome do grupo. Se os seus grupos tiverem outro nome, ou se for a receção a tratar das entregas, atribua a esse grupo as transições no workflow Deliveries. Caso contrário, essa equipa consegue criar entregas, mas não as consegue marcar como levantadas. Para saber como funcionam os estados e as transições, consulte Workflows.

Passo 4. Avise o destinatário de que tem uma encomenda à espera

O Gfacility não avisa o destinatário automaticamente. Se quiser que o faça, crie uma automação para tickets que seja executada quando o estado passar a Awaiting pickup, com a condição de que a classe do modelo seja Entregas, e que envie um e-mail ao destinatário. Assim, o destinatário só é avisado quando a encomenda está realmente pronta, e não no momento em que é registada.

Como funciona a digitalização da etiqueta para a equipa?

1. Ao criar um ticket, a equipa escolhe o modelo de entregas e clica em Scan label. Num telemóvel ou tablet, a câmara abre de imediato.
2. O Gfacility lê a etiqueta e procura o destinatário entre os utilizadores ativos.
   • Reconhecido com certeza: o destinatário e a organização são preenchidos.
   • Sem certeza: a equipa escolhe entre um máximo de cinco colegas sugeridos.
   • Não reconhecido: a equipa escolhe o destinatário manualmente.
3. A transportadora e o número de seguimento vão para a descrição. As transportadoras reconhecidas são PostNL, DHL, DPD, UPS, FedEx, GLS, TNT, Amazon, Budbee, Trunkrs e Bpost, desde que o nome esteja impresso na etiqueta.
4. Nada é guardado automaticamente. A equipa verifica os dados e só depois cria a entrega.

Encontrar entregas

As entregas são tickets comuns e aparecem na vista geral de tickets. Filtre ou agrupe por classe = Entregas e guarde o resultado como filtro, por exemplo Encomendas à espera com o estado Awaiting pickup. Para encontrar uma encomenda específica, escreva a respetiva referência, como DLV-123.

Pode saber mais sobre esta funcionalidade nas notas de versão 2026 Q3.