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Gestão de salas no Microsoft

Configure salas no Microsoft para o Gfacility — crie caixas de correio de sala, configure o resource scheduling, configure o Room Finder e trate de conflitos em reuniões recorrentes.

Atualizado em 1/05/2026

Integrações

Configurar a gestão de salas no Microsoft

O Gfacility usa as Microsoft Rooms para a reserva de salas. É essencial que as salas sejam configuradas corretamente para garantir uma integração sem fricções com o Gfacility. Este artigo contém os passos para criar salas, configurar o resource scheduling e configurar o Room Finder, de forma que os nomes dos edifícios e dos pisos sejam apresentados corretamente, tanto no Outlook como no Gfacility.

Antes de começar

Certifique-se de que tem as permissões corretas antes de começar.

  • Direitos de Exchange Administrator: precisa de acesso ao Exchange Admin Center e ao Exchange Online PowerShell para gerir caixas de correio de sala e listas de salas.
  • PowerShell: é necessário o Exchange Online PowerShell para criar listas de salas e definir propriedades de sala (como edifício, piso e capacidade).
  • Não ocultar salas: aplicando definições, é possível ocultar salas na directory. No entanto, usar esta funcionalidade impede a integração com o Gfacility. Não é, por isso, recomendado.

1. Criar salas

Cada sala de reuniões física precisa da sua própria caixa de correio de sala no Exchange Online. É a fundação tanto para o Room Finder como para a integração com o Gfacility.

Através do Exchange Admin Center

  1. Aceda ao Exchange Admin Center.
  2. Navegue até Recipients → Resources.
  3. Clique em + Add a room resource.
  4. Preencha o Nome e o endereço de e-mail e clique em Seguinte.
  5. Defina propriedades como Capacidade e Localização e conclua o processo.

Através do PowerShell

New-Mailbox -Name "Meeting Room 1" -Room -PrimarySmtpAddress "[[email protected]](mailto:[email protected])"

Siga a instrução oficial da Microsoft para uma visão completa.

2. Atribuir administrador à sala

Para configurar as definições de uma sala precisa de permissões. Defina-se como delegado com acesso total através do Exchange Admin Centre.

3. Configurar o resource scheduling

As opções de configuração de salas no Outlook parecem limitadas à primeira vista, mas quando trabalha a partir da caixa de correio da sala, as opções abrem-se.

Passos

  1. Aceda ao Outlook e abra a sala em causa como outra caixa de correio.
  2. Clique em Definições e navegue até Resource scheduling.
  3. Aqui pode definir as opções de scheduling e autorizar pessoas ou grupos a reservar a sala.

Pode configurar, entre outras coisas, se os pedidos de reunião são aceites automaticamente, quem pode reservar a sala e como lidar com conflitos em reservas recorrentes. Para as definições específicas em torno de séries recorrentes e cancelamentos, consulte a secção 5 mais abaixo.

4. Configurar o Room Finder

As ações acima são suficientes para usar a funcionalidade base no Gfacility. Para tornar ainda mais fácil aos utilizadores encontrar a sala certa, pode configurar o Room Finder. O Room Finder mostra as salas de reuniões agrupadas por edifício, com filtros por capacidade, piso e equipamento disponível. Ao adicionar os edifícios e os pisos, a hierarquia das salas é apresentada com precisão no Gfacility através da integração.

Importante

O Room Finder vai buscar as salas a listas de salas (room lists), não a caixas de correio de sala individuais. Sem uma room list, as suas salas não aparecerão no Room Finder, mesmo que existam no Exchange Online.

4a. Ligar ao Exchange Online PowerShell

Se necessário, instale o módulo e ligue-se:

Install-Module -Name ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

4b. Verificar room lists existentes

Veja se já existem room lists no seu ambiente:

Get-DistributionGroup -RecipientTypeDetails RoomList | Select Name, PrimarySmtpAddress

Veja que salas estão numa room list existente:

Get-DistributionGroupMember -Identity "Name of room list" | Select Name

4c. Criar uma Room List

Crie uma room list por edifício. O nome da room list aparece como nome do edifício no Room Finder:

New-DistributionGroup -Name "Headquarters Breda" -RoomList

4d. Adicionar salas à Room List

Adicione as suas caixas de correio de sala à room list:

Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"
Add-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" -Member "[[email protected]](mailto:[email protected])"

4e. Definir nome de edifício e propriedades por sala

Use o comando Set-Place para definir as propriedades por sala. Estas propriedades tornam possíveis os filtros no Room Finder:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
    -City "Breda" `
    -CountryOrRegion "NL" `
    -State "Noord-Brabant" `
    -Street "Druivenstraat 47" `
    -PostalCode "4816 KB" `
    -Building "Headquarters Breda" `
    -Floor 0 `
    -FloorLabel "Rés-do-chão" `
    -Capacity 10 `
    -DisplayDeviceName "Ecrã"

Propriedades disponíveis:

  • -City: a cidade em que o edifício se localiza. O Room Finder agrupa salas por cidade.
  • -Building: o nome do edifício. É o que fica visível no Room Finder e no Gfacility.
  • -Floor / -FloorLabel: o número do piso e o nome a apresentar (por exemplo, “Rés-do-chão”).
  • -Capacity: o número máximo de pessoas. Os utilizadores podem filtrar por isto no Room Finder.
  • -DisplayDeviceName: o nome do ecrã/display na sala (por exemplo, “Ecrã”).
  • -AudioDeviceName: equipamento de áudio (por exemplo, “Speakerphone”).
  • -VideoDeviceName: equipamento de vídeo (por exemplo, “Câmara”).
  • -IsWheelChairAccessible: se a sala é acessível a cadeiras de rodas ($true / $false).
  • -Tags: etiquetas extra para filtragem (por exemplo, “Whiteboard”, “Sala silenciosa”).

4f. Verificar

Verifique se está tudo corretamente configurado:

# Verificar a room list
Get-DistributionGroupMember -Identity "Headquarters Breda" | Select Name
# Verificar as propriedades de uma sala
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select DisplayName, City, Building, Floor, Capacity, DisplayDeviceName
# Verificar todas as propriedades
Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Format-List *

Tempo de sincronização

As alterações às propriedades de sala e às room lists podem demorar até 24 horas a ficarem visíveis no Room Finder no Outlook. Após a sincronização, os nomes dos edifícios e os pisos são também apresentados no Gfacility através da integração.

5. Tratar automaticamente reservas recorrentes e cancelamentos

Um recurso tem o seu próprio calendário no Microsoft. Por omissão, o sistema aceita convites automaticamente. Torna-se mais complexo com uma série recorrente, em que parte das ocorrências conflitua com reservas existentes: deve a série inteira ser recusada, ou o sistema aceita e apenas as ocorrências em conflito são recusadas? Isso configura-se em Definições, Calendário, Resource scheduling nas definições da caixa de correio do recurso.

Definições de resource scheduling no Microsoft 365: opções de scheduling, permissões de scheduling e mensagem de resposta
Resource scheduling nas definições de uma caixa de correio de recurso. Clique na imagem para ampliar.

As principais opções do ecrã

  • Processar automaticamente convites e cancelamentos. Ativo: a caixa de correio do recurso aceita novas reservas e liberta novamente a janela horária assim que alguém cancela um compromisso (ou uma ocorrência de uma série). Inativo: o cancelamento fica na inbox e bloqueia a janela até um administrador o processar manualmente.
  • Número máximo de dias reserváveis em antecipação. Por exemplo, 180. Uma reserva recorrente que vá mais além é automaticamente recusada assim que “Recusar sempre se a data de fim ultrapassar este limite” estiver ativo.
  • Duração máxima por compromisso. Limita ocorrências individuais. O padrão é 1440 minutos, ou seja, 24 horas. Evita que uma série descontrolada ocupe a semana inteira.
  • Permitir reuniões recorrentes. Ativo por omissão. Desativá-lo é uma medida drástica: séries inteiras são então recusadas, mesmo que nenhuma ocorrência individual conflitue.
  • Permitir conflitos. Para séries pode permitir um número ou percentagem de ocorrências que se sobreponham a uma reserva existente. Abaixo, os valores que recomendamos.

5a. O mesmo via PowerShell (Set-CalendarProcessing)

Para vários recursos em simultâneo, a UI é trabalhosa. O cmdlet do Exchange Online Set-CalendarProcessing faz o mesmo via script:

# Ligar
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName [email protected]

# Por recurso: aceitação/cancelamento automáticos, 180 dias à frente,
# e a tolerância de conflitos recomendada para séries
Set-CalendarProcessing -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" `
  -AutomateProcessing AutoAccept `
  -AllowRecurringMeetings $true `
  -BookingWindowInDays 180 `
  -MaximumDurationInMinutes 1440 `
  -AllowConflicts $false `
  -ConflictPercentageAllowed 50 `
  -MaximumConflictInstances 10 `
  -ProcessExternalMeetingMessages $true

5b. Valores recomendados para “Permitir conflitos”

Os dois números em Permitir conflitos determinam quando a Microsoft recusa uma série inteira em vez de aceitar conflitos individuais. A nossa orientação para uma sala de reuniões normal:

Indicação por omissão para sala de reuniões

  • Permitir até este número de conflitos individuais: 10
  • Permitir até esta percentagem de conflitos individuais: 50

O que fazem exatamente estes limites? A Microsoft olha, por série recebida, para o número e a percentagem de ocorrências que conflituam com uma reserva existente. Se ambos — número e percentagem — estiverem abaixo do limite, o sistema aceita a série. As ocorrências em conflito são depois recusadas individualmente; o organizador vê quais são essas datas na resposta por e-mail e pode mover essas poucas exceções. Se pelo menos um dos limites for excedido — ou seja, mais de 10 ocorrências em conflito ou mais de metade da série —, então a Microsoft recusa a série inteira. O organizador escolhe então outra sala ou outra janela horária.

A lógica subjacente: mover 10 exceções individuais é algo que um organizador ainda consegue fazer em poucos minutos. Corrigir 30 ou 50 ocorrências manualmente é, na prática, muito trabalho. Custa-lhe então menos tempo simplesmente criar outra série noutra sala. Ao definir o limite em 10 / 50%, força esse momento de decisão cedo.

Quando se desviar

  • Mais estrito (5 / 25%) para salas com ocupação muito alta, como uma sala de direção ou um grande auditório. Aí quer que uma série que já colide algumas vezes ceda imediatamente lugar a outras reservas.
  • Mais permissivo (20 / 75%) para salas em que correm muitos standups e stand-ins recorrentes e a ocupação é baixa. Aí seria desperdício recusar uma série de 50 semanas por causa de 12 conflitos.
  • A checkbox principal “Permitir conflitos” ativa significa algo fundamentalmente diferente: a Microsoft ignora então totalmente os limites e os compromissos individuais que se sobrepõem a uma reserva existente também são aceites. Reserva dupla real, por outras palavras. Para salas de reuniões mantém-na desativada, caso contrário os limites perdem efeito. Só active para flex spaces ou recursos de overflow onde o uso partilhado não seja problema.

Perguntas frequentes (FAQ)

No Gfacility vejo um “número” em vez do nome do edifício

Acontece quando o campo Building não foi preenchido na caixa de correio da sala. O Gfacility apresenta então o ParentId interno (um ID técnico) em vez de um nome legível. Corrija introduzindo o edifício via PowerShell:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

A sala tem um ParentId que aponta para um edifício no Microsoft Places? Pode ser necessário esvaziá-lo primeiro antes de a propriedade Building ser aplicada:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -Building "Headquarters Breda"

As minhas salas não aparecem no Room Finder

O Room Finder mostra apenas salas que foram adicionadas a uma room list. Verifique se existe uma room list e se as suas salas estão associadas a ela. Verifique também se as salas não estão ocultas na lista de endereços:

Get-Mailbox -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select HiddenFromAddressListsEnabled

Este valor deve estar False.

A propriedade City permanece vazia apesar do Set-Place

Se a sala tiver um ParentId (associada a um edifício via Microsoft Places), o City é herdado do edifício pai e não da própria sala. Verifique se está definido um ParentId:

Get-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" | Select ParentId

Remova o ParentId se necessário e depois volte a definir a City:

Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -ParentId ""
Set-Place -Identity "[[email protected]](mailto:[email protected])" -City "Breda" -CountryOrRegion "NL" -State "Noord-Brabant"

Quero disponibilizar salas apenas a certos grupos

Como a fonte da gestão de salas está no Outlook, esta definição tem de ser configurada aí. A abordagem recomendada é indicar claramente no nome da sala que apenas é reservável por um determinado grupo de utilizadores, por exemplo: Sala do Conselho (apenas secretariado). Siga depois os passos em Configurar o resource scheduling para autorizar pessoas. Use as opções em “Scheduling permissions” para autorizar pessoas ou grupos.

Quando faço uma reserva recorrente com 1 conflito, a série inteira é recusada

O Outlook recusa a série inteira por omissão assim que uma ocorrência conflitua com uma reserva existente. Defina os dois números em Resource scheduling, Permitir conflitos para tolerar conflitos individuais: Permitir até este número de conflitos individuais = 10 e Permitir até esta percentagem de conflitos individuais = 50. Abaixo desse limite, a série é aceite e apenas as ocorrências em conflito são recusadas individualmente. Veja a secção 5 para a explicação completa e quando se desviar destes valores.

Ligações úteis

Documentação Microsoft

Documentação Gfacility