Integração com Google Workspace

Integrações · Google Workspace · 1.3

A ligação entre o Gfacility e o Google Workspace passa por uma única conta Google da sua organização: a conta de integração. O Gfacility usa as permissões dessa conta para ler e atualizar colaboradores, salas e calendários das salas. Por isso, a conta precisa exatamente das permissões indicadas neste artigo. Se faltar alguma, essa parte da integração não funciona.

Ainda não sabe que integrações quer, nem por que ordem? Comece por Integração com a Google: a abordagem.

Como funciona?

A integração tem três componentes. Ativa cada um em separado no Gfacility, em Integrations & Login → Google Workspace.

Sincronização de utilizadores

Todas as noites, o Gfacility vai buscar os seus colaboradores ao Google Workspace.

• Novo colaborador? É criado.
• Dados alterados? O nome e o número de telefone são atualizados.
• Saiu da empresa ou foi suspenso? Quem já não consta na Google, ou lá está suspenso, passa a inativo no Gfacility.

Que campos são copiados?

Um novo colaborador recebe a organização predefinida e a localização predefinida do seu ambiente; pode alterá-las depois no Gfacility. A sincronização de utilizadores não trata do início de sessão. Apenas garante que o Gfacility conhece os seus colaboradores. Iniciar sessão com Google funciona sem definições adicionais, veja Iniciar sessão no Gfacility.

Sincronização de localizações

Todas as noites, o Gfacility vai buscar os recursos de calendário ao Google Workspace: as salas de reuniões, com o respetivo edifício e piso. Um edifício ou piso que ainda não exista é criado pelo Gfacility.

Dica: preencha na Google o edifício, o piso e a capacidade de cada sala. O que estiver errado na Google também ficará errado no Gfacility.

Atenção: quando altera uma sala na Google, a sincronização seguinte repõe também a descrição dessa sala no Gfacility e volta a torná-la reservável. Para que uma sala não seja tocada, desative a sincronização externa dessa sala no Gfacility.

Sincronização de calendários

A sincronização de calendários funciona nos dois sentidos:

• Do Gfacility para o Google Calendar. Crie uma reserva no Gfacility e ela aparece também no calendário do organizador, com a sala incluída. Se a alterar ou cancelar, o mesmo acontece no Google Calendar.
• Do Google Calendar para o Gfacility. Se mover, alterar ou cancelar essa reunião no Google Calendar, o Gfacility atualiza a reserva de imediato.
• Calendários das salas. O Gfacility lê também os calendários das salas de reuniões. Assim, o quadro de planeamento e os ecrãs das salas mostram também as reuniões reservadas apenas no Google Calendar.

Dois tipos de calendário, dois tipos de permissão:

Convém saber:

• Uma reunião reservada apenas no Google Calendar não se transforma numa reserva no Gfacility. A sala aparece, no entanto, como ocupada.
• Todas as noites, o Gfacility verifica se houve alterações não captadas e recupera-as.

Como configurar?

São cinco passos. Os três primeiros fazem-se na Google, os dois últimos no Gfacility.

1. Na Google: criar uma conta de integração

Na Consola do administrador Google (admin.google.com), crie uma conta à parte, usada apenas para o Gfacility.

• O nome fica ao seu critério. Escolha algo que, mais tarde, diga a um administrador para que serve, por exemplo gfacility@suaempresa.pt. Muitas organizações acrescentam um prefixo que identifica uma conta de sistema, como srv-gfacility@suaempresa.pt.
• Não uma conta pessoal. Se essa pessoa sair, a conta é eliminada e a integração deixa de funcionar.
• Com licença. A conta tem de conseguir iniciar sessão e ter o seu próprio calendário.
• Gira a palavra-passe de forma centralizada. Configure a palavra-passe e a validação em dois passos de modo que a equipa de TI consiga sempre entrar, mesmo depois de quem criou a conta ter saído.

2. Na Google: atribuir à conta uma função de administrador

O Gfacility lê os colaboradores e as salas a partir do seu diretório Google. Só um administrador o pode fazer. Por isso, na Consola do administrador, em Conta → Funções de administrador, atribua à conta de integração uma função com:

Pode usar uma função existente ou criar uma função personalizada “Gfacility” apenas com estes privilégios.

3. Na Google: delegar a conta nos calendários das salas

Este é o passo que mais vezes fica esquecido. O Gfacility lê e escreve nos calendários das salas com as permissões da conta de integração. Se a conta não estiver delegada numa sala, essa sala aparece no Gfacility, mas as respetivas reuniões não chegam.

Atribua à conta a permissão Fazer alterações nos eventos em todos os calendários das salas. Com ela, a conta pode ver, alterar e eliminar eventos.

4. No Gfacility: ligar a conta

O seu administrador Google bloqueia aplicações desconhecidas? Nesse caso, o passo 5 mostra uma mensagem a indicar que a aplicação está bloqueada. Peça primeiro ao administrador Google que autorize o Gfacility em Segurança → Acesso e controlo de dados → Controlos de API.

5. No Gfacility: ativar os componentes

No Gfacility, aceda a Integrations & Login → Google Workspace (a mesma página do passo 4). Em Synchronisations (sincronizações), ative os interruptores por esta ordem:

1. Utilizadores. Primeiro, porque os colaboradores têm de existir antes de poderem reservar.
2. Salas. Já tem edifícios e pisos no Gfacility? Garanta que os nomes coincidem com os da Google, caso contrário entram em duplicado.
3. Calendários. Por último, porque a sincronização de calendários só funciona para salas que já estão no Gfacility.

Não quer esperar pela noite? Clique na ligação ao lado de utilizadores ou de salas para sincronizar manualmente de imediato.