Criar uma reserva via Gfacility

Para reservar salas, pedir serviços e catering ou registar visitantes, pode usar a aplicação web do Gfacility. Trata de tudo de forma rápida e prática num único sítio. Veja como funciona.

O que pode reservar?

1. Reserva de sala: reserve uma sala numa determinada hora e defina a disposição pretendida.
2. Reserva de serviço: reserve itens não consumíveis, como um flip chart ou uma bicicleta de serviço, que devolve mais tarde.
3. Produto: encomende itens consumíveis, como catering ou flores.
4. Participantes: convide pessoas para a sua reunião e, opcionalmente, anuncie-as na receção.

Nota! As opções no Gfacility podem variar consoante as definições configuradas pelos administradores funcionais dentro da sua organização.

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Fazer uma reserva via Gfacility

Iniciar a sua reserva

Clique em Adicionar e depois em Reunião.

3. Ecrã de reserva

Abre-se o ecrã de reserva. Está dividido em duas partes:

• Lado esquerdo: resumo da sua reserva, onde pode consultar e editar todos os detalhes.
• Lado direito: catálogo para adicionar salas, produtos e serviços.

4. Resumo da reserva (lado esquerdo)

Para fazer a reserva, preencha os seguintes detalhes no resumo da reserva:

5.1 Detalhes gerais | Clicar para expandir

(f) Tipo de reserva: determina que objetos estão disponíveis. Por exemplo: para reuniões internas não pode adicionar catering, mas para reuniões com participantes externos pode. As opções disponíveis podem ser atualizadas automaticamente em função dos participantes adicionados.

(g) Título: dê à sua reserva um nome claro.

(h) Data e hora: defina as horas de início e fim da sua reunião.

(i) Sincronização com o calendário: quando ativa, a sua reserva é sincronizada com o seu calendário. As alterações no calendário refletem-se automaticamente no Gfacility, incluindo deslocações ou cancelamentos.

(j) Ligação Teams / Meet: adicione uma videoconferência ao convite do calendário (opcional, apenas disponível quando a sincronização está ativada).

(k) Descrição: dê uma breve descrição do compromisso. É incluída no convite.

(l) Organização: selecione para que departamento é a reserva. Vem frequentemente por omissão com o seu departamento.

(m) Centros de custo: preencha eventuais centros de custo adicionais, se necessário.

5.2 Adicionar participantes | Clicar para expandir

Pode adicionar participantes internos e externos:

(n) Adicionar participantes: clique em adicionar participante.

(n1) adicione colegas através da barra de pesquisa.

(n2) adicione participantes externos através do botão + e preencha os dados obrigatórios (nome próprio, apelido, empresa e e-mail).

(p) Detalhes de um participante: consulte informação adicional através do ícone i.

(p1) Marcar como anfitrião ou organizador: um participante interno pode ser marcado como organizador ou anfitrião através do ícone i. O organizador é também o organizador do compromisso no Outlook, desde que tenha os direitos para o definir.

(q) Anunciar participantes na receção: os participantes externos são automaticamente anunciados na receção; os internos não.

(r) Alterar estado de presença: pode alterar o estado de presença para obrigatório, opcional ou não convidar.

(s) Remover participante: é possível remover um participante, exceto se for o organizador ou o anfitrião. Tem de atribuir esse papel a outra pessoa primeiro para poder remover o participante.

(t) Participantes adicionais: existem participantes adicionais que não pretende adicionar como participantes? Pode então aumentar o número, para que a contagem total de participantes esteja correta.

5.3 Adicionar sala | Clicar para expandir

Nesta secção adiciona uma sala através da janela de pesquisa. Pode fazer o seguinte:

(u) Adicionar sala: clique em + adicionar sala para abrir o catálogo ou use o ícone de pesquisa para pesquisar rapidamente por nome e selecionar uma sala.

(v) Ver detalhes da sala: consulte os detalhes da sala clicando no ícone i.

(v1) Marcar sala como organizador: confirmar com Valon

(v2) Adicionar observações à sala: adicione um comentário ou nota através do ícone i.

(w) Marcar sala principal: marque uma sala como sala principal. A sala principal é usada como localização para entrega de serviços e produtos. Apenas uma sala pode ser selecionada como principal.

(x) Remover sala: é possível remover uma sala.

5.4 Adicionar produtos | Clicar para expandir

Nesta secção adiciona produtos através da janela de pesquisa. Pode fazer o seguinte:

(y) Adicionar produto: clique em + adicionar produto para abrir o catálogo ou use o ícone de pesquisa para pesquisar rapidamente por nome e selecionar um produto.

(z) Ajustar quantidade do produto: ajuste o número de produtos. Note que a quantidade mínima não pode ser reduzida se tiver sido configurada uma quantidade mínima de encomenda.

(aa) Ver detalhes do produto: consulte os detalhes do produto através do ícone i.

(aa1) Alterar a hora de entrega: altere a hora de entrega do produto através do ícone i, se for diferente da hora de início da reserva. A hora de entrega tem de estar entre a hora de início e a hora de fim da reserva.

(aa2) Adicionar comentário ao produto: adicione um comentário ou nota através do ícone i.

5.5 Adicionar serviços | Clicar para expandir

Nesta secção adiciona serviços através da janela de pesquisa. Pode fazer o seguinte:

(bb) Adicionar serviço: clique em + adicionar serviço para abrir o catálogo ou use o ícone de pesquisa para pesquisar rapidamente por nome e selecionar um serviço.

(cc) Ver detalhes do serviço: consulte os detalhes do serviço através do ícone i.

(cc1) Adicionar comentário ao serviço: adicione um comentário ou nota através do ícone i.

5. Catálogo (lado direito)

No catálogo pode escolher entre salas, produtos e serviços. Use os filtros e a função de pesquisa para encontrar objetos rapidamente.

Opções de filtro | Clicar para expandir

(a) Pesquisa: escreva o nome do objeto.

(b) Filtro: use os filtros para uma seleção mais rápida.

(c) Passar o rato no ícone: passe o rato sobre o ícone “i” para mais informação.

(d) Favoritos: adicione objetos aos favoritos para passarem a aparecer no topo.

(e) Adicionar: clique em Adicionar para acrescentar um objeto à sua reserva. Salas e serviços só podem ser adicionados uma vez. Pode adicionar produtos várias vezes, por exemplo se quiser pedir café em momentos diferentes.

Dica! Antes de adicionar objetos, verifique a data, hora e organização no resumo da reserva. Estes podem influenciar os resultados apresentados.

6 Resolver conflitos

Se surgirem conflitos, por exemplo por indisponibilidade ou reservas duplicadas, recebe um resumo dos conflitos. Estes têm de ser resolvidos antes de poder guardar a reserva.

7 Concluir a reserva

Quando tudo estiver corretamente preenchido, clique em Efetuar reserva para finalizar.