Dados mestres
Utilizadores
Todos com acesso ao Gfacility — colaboradores internos, parceiros externos e contas funcionais. A base para acessos, encaminhamento e reporting.
Atualizado em 23/01/2026
Configuração · Masterdata · 4M.1
No Gfacility encontra todas as pessoas que interagem com o sistema: colaboradores que reservam e reportam, fornecedores que executam tarefas, visitantes que recebe e contas funcionais (por exemplo, uma caixa de email da receção) que agem em nome de uma equipa. Bons dados-mestre de utilizadores são a base para acesso, encaminhamento, comunicação e reporting.
Porque é relevante para o negócio
"Novos colaboradores só têm acesso passada uma semana"
Sincronização com Microsoft Entra ID ou Google Workspace, as contas aparecem automaticamente no dia 1.
"Fornecedores numa ferramenta à parte"
Utilizadores externos no mesmo ambiente Gfacility, acesso limitado, os mesmos fluxos.
"Receção reserva em nome de todos"
Conta funcional de grupo, a receção pode organizar reuniões em nome de visitantes.
"Quem sai perde o histórico"
Utilizadores sem licença permanecem visíveis em tickets antigos, sem perda de dados.
Três classes de utilizador
A classe é descritiva, o que um utilizador pode efetivamente fazer é determinado pelos grupos a que pertence (ver Building Blocks → Groups).
User
Colaborador interno. Reserva, reporta, executa tarefas. Caso por omissão, normalmente vindo da sincronização com o IdP.
External
Alguém de fora: fornecedor, consultor, parceiro. Acesso limitado via um grupo externo.
Group
Conta funcional como uma caixa de email da receção que pode agir em nome de uma equipa, por exemplo, como organizadora de reuniões.
Como entram os utilizadores?
| Origem | O quê e quando |
|---|---|
| Integração padrão | A integração com Office 365 ou Google Workspace sincroniza nome próprio, apelido e email. Por omissão para a maioria dos clientes. |
| Integração à medida | Para outros sistemas de RH/IdP, construída uma única vez. Mantém onboarding e offboarding em sincronia. |
| Manual | Para externos, fornecedores ou equipas pequenas fora do seu IdP. Botão "Adicionar utilizador". |
| Self-service no quiosque | Visitantes introduzem os próprios dados no quiosque. Registo temporário, sem licença necessária. |
Definições por omissão para utilizadores
Na sincronização com um IdP só chegam nome e email. O resto (grupo, localização, organização, idioma, dashboard) é preenchido a partir das definições por omissão para utilizadores, um modelo central que se aplica a cada utilizador recém-sincronizado. Configura-se uma vez e cada novo utilizador entra logo com as permissões e o contexto certos.
Iniciar sessão
Os utilizadores não recebem palavra-passe separada. O início de sessão é feito com a conta Microsoft ou Google, ou via SSO. A configuração fica fora do Gfacility, com a TI.
Que decisões vai tomar?
Que classes de utilizador tem?
Além de colaboradores, também externos ou contas funcionais? Decida já, caso contrário surgem workarounds.
Sincronização com IdP ou manual?
Entra ID, Google Workspace, ambos ou nenhum, determina a estratégia de licenças e o processo administrativo.
O que entra nas definições por omissão?
Que grupo, idioma e centro de custo recebem por omissão os novos utilizadores?
Quem recebe licença?
Apenas utilizadores licenciados podem iniciar sessão e são pesquisáveis em seletores, custo vs visibilidade.