Données de référence
Utilisateurs
Toutes les personnes ayant accès à Gfacility — collaborateurs internes, partenaires externes et comptes fonctionnels. La base de l'accès, du routage et du reporting.
Mis à jour le 23 janv. 2026
Configuration · Masterdata · 4M.1
Dans Gfacility, vous retrouvez tous ceux qui interagissent avec le système : collaborateurs qui réservent et signalent, fournisseurs qui exécutent des tâches, visiteurs que vous accueillez, et comptes fonctionnels (comme une boîte de réception) qui agissent au nom d’une équipe. De bonnes données utilisateurs sont la base de l’accès, du routage, de la communication et du reporting.
Pourquoi cela compte pour le métier
« Les nouveaux n'ont l'accès qu'au bout d'une semaine »
Sync depuis Microsoft Entra ID ou Google Workspace — les comptes apparaissent automatiquement dès le jour 1.
« Les fournisseurs dans un outil séparé »
Utilisateurs externes dans le même environnement Gfacility — accès restreint, mêmes flux.
« L'accueil réserve au nom de tout le monde »
Compte de groupe fonctionnel → l'accueil peut organiser des réunions au nom des visiteurs.
« Les partants perdent leur historique »
Les utilisateurs sans licence restent visibles sur les anciens tickets — aucune donnée perdue.
Trois classes d’utilisateurs
La classe est descriptive — ce qu’un utilisateur a réellement le droit de faire dépend des groupes auxquels il appartient (voir Building Blocks → Groupes).
Utilisateur
Le collaborateur interne. Réserve, signale, exécute des tâches. Cas par défaut — vient généralement de la sync IdP.
Externe
Une personne extérieure — fournisseur, consultant, partenaire. Accès limité via un groupe externe.
Groupe
Compte fonctionnel comme une boîte de réception qui peut agir au nom d'une équipe, par ex. comme organisateur de réunion.
Comment les utilisateurs arrivent-ils ?
| Source | Quoi et quand |
|---|---|
| Intégration standard | L'intégration Office 365 ou Google Workspace synchronise prénom, nom et e-mail. Par défaut pour la plupart des clients. |
| Intégration sur mesure | Pour d'autres systèmes RH/IdP — bâtie une fois. Maintient l'onboarding et l'offboarding en phase. |
| Manuel | Pour externes, fournisseurs ou petites équipes absents de votre IdP. Bouton « Ajouter un utilisateur ». |
| Borne en libre-service | Les visiteurs saisissent eux-mêmes leurs informations via la borne. Enregistrement temporaire, aucune licence requise. |
Paramètres utilisateurs par défaut
Lors de la sync depuis un IdP, seuls le nom et l’e-mail remontent. Le reste (groupe, emplacement, organisation, langue, tableau de bord) est rempli depuis les paramètres utilisateurs par défaut — un modèle centralisé qui s’applique à chaque utilisateur nouvellement synchronisé. Configurez-le une fois et chaque nouvel arrivant arrive directement avec les bonnes autorisations et le bon contexte.
Connexion
Les utilisateurs ne reçoivent pas de mot de passe séparé. La connexion se fait avec leur compte Microsoft ou Google, ou via SSO. La configuration se trouve en dehors de Gfacility — côté IT.
Quelles décisions allez-vous prendre ?
Quelles classes d'utilisateurs avez-vous ?
À côté des collaborateurs, des externes ou comptes fonctionnels ? Décidez maintenant — sinon des contournements apparaissent.
Sync depuis l'IdP ou manuel ?
Entra ID, Google Workspace, les deux ou aucun — détermine la stratégie de licences et le processus admin.
Que mettez-vous dans les paramètres par défaut ?
Quel groupe, quelle langue, quel centre de coûts les nouveaux utilisateurs obtiennent-ils par défaut ?
Qui reçoit une licence ?
Seuls les utilisateurs licenciés peuvent se connecter et sont recherchables dans les sélecteurs — coût vs visibilité.