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Questionnaire

Produits et refacturation

Quels produits et services commandez-vous, restauration, impression, matériel IT, packages AV, et comment gérez-vous le côté financier ? Qui paie, dans quelle devise, avec quelle TVA et quelle intégration comptable ?

Mis à jour le 18 mai 2026

Questionnaire · 4.8

Pourquoi maintenant

Dans Gfacility, la restauration et les services réservables partagent le même moteur produit : détails du produit + contraintes + disponibilité. Un plateau de sandwichs et un kit AV sont techniquement traités de la même manière. Ce qui diffère, ce sont les règles, délais de livraison, qui peut commander, comment vous refacturez. Vous consignez ces règles ici, pas ad hoc plus tard, produit par produit.

Que livrez-vous ?

Catalogue produits par catégorie

Restauration, impression, IT, AV, mobilité, avec fournisseur, prix, TVA et règles de livraison.

Règles de commande par catégorie

Heure limite, quantité min/max, étape d'approbation, audience.

Modèle de refacturation

Quel centre de coûts paie, dans quelle devise, avec quels codes TVA, et ce qui compte comme "interne" vs "externe".

Intégration financière

Export vers comptabilité/ERP, fichier, API ou remise manuelle ?

Questions clés, côté produits

  1. 1Quelles catégories de produits offrez-vous via Gfacility ? Restauration, impression, matériel IT, packages AV, mobilité (vélo, parking), add-ons événement, extras de nettoyage, autres ?
  2. 2Qui est le fournisseur par catégorie, département interne (cantine propre, imprimerie interne) ou prestataire externe (Sodexo, Albelli, Dell) ?
  3. 3Qui peut commander, tout le monde, départements spécifiques, porteurs de budget événement, tiers ? Contraintes par groupe utilisateur, lieu ou organisation ?
  4. 4Règles de livraison et de commande par catégorie, heure limite, quantités min/max, fenêtre de pré-commande, zone de livraison.
  5. 5Commandes ponctuelles (article personnalisé au panier), autoriser sans polluer le catalogue, ou toujours via demande ?
  6. 6Bundles, package réunion (déjeuner + AV + mise en place), package événement (salle + restauration + bons de parking), proposer en un produit unique ou toujours séparé ?
  7. 7Workflow d'approbation, commandes au-delà d'un seuil ou des externes d'abord approuvées par le manager ? Qui voit la demande, avec quel SLA ?
  8. 8Annulation et changements, jusqu'à quand peut-on annuler ? Coûts après l'heure limite ?
  9. 9Gestion du catalogue, qui maintient les prix, ajoute les nouveaux produits, fait l'indexation annuelle ? Un responsable par catégorie.

Questions clés, côté refacturation

  1. 1Qui paie par catégorie, le demandeur personnellement, son département, un centre de coûts événement, ou l'organisation centralement (overhead) ?
  2. 2Quel code de centre de coûts est lié à quelle catégorie ? Ex. : déjeuner = département du demandeur, déjeuner exécutif = budget exec, impression = communication overhead.
  3. 3Devise et TVA, travaillez-vous en multi-devises (multi-pays) ? Quels codes TVA (21 %, 9 %, 0 %) par type de produit ?
  4. 4Indexation et changements de prix, moment annuel fixe, sur contrat fournisseur, ou libre ? Qui approuve les hausses ?
  5. 5Interne vs externe, prix différents pour les tiers (clients, fournisseurs qui mangent avec) ? Flux TVA séparé ?
  6. 6Fréquence de refacturation, directe par commande, ou groupée mensuelle/trimestrielle ?
  7. 7Export comptable, quel format (CSV, UBL, JSON), quelle intégration (Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics) ? Push ou pull, quotidien ou mensuel ?
  8. 8Écarts, que se passe-t-il si une commande est annulée après export ? Flux d'annulation défini ?
  9. 9Reporting, quels rapports mensuels/trimestriels la Finance attend-elle ? Par centre de coûts, fournisseur, catégorie ?

Modèle, catégories de produits

Catégorie Exemple Fournisseur Audience Heure limite Approbation TVA
Restauration · déjeunerMenu sandwich, saladeInterne (cantine)Tout le mondeVeille, 13 hAucune (≤ 15 € pp)9 %
Restauration · événementWalking dinnerExterne (Sodexo)Manager+7 j à l'avance> 500 € porteur budget9 %/21 %
ImpressionBrochures, banderolesExterne (Drukland)Communication3 j à l'avanceMarketing lead21 %
Matériel ITPortable, écranExterne (Dell)Tous via manager10 j à l'avanceManager21 %
Package AVProjecteur + micro + caméraInterne (FM)Tout le monde1 j à l'avanceAucune21 %
MobilitéVélo, borne EV, parkingInterneTout le mondeTemps réelAucune21 %
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Modèle, règle de refacturation

Catégorie Qui paie Centre de coûts Code TVA Moment refacturation Prix externe ?
Restauration · déjeunerDépartement du demandeurDérivé de l'utilisateurB9 (Repas et boissons 9 %)Groupé mensuelOui, +30 %
ImpressionCommunication3300B21DirectNon
Matériel ITBudget IT2200B21DirectN/A
Package AVDépartement du demandeurDérivéB21MensuelOui
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