Politique visiteurs

Questionnaire · 4.5

Pourquoi maintenant

Les visiteurs sont au croisement du marketing (première impression), de la sécurité (accès) et de la vie privée (RGPD). Un flux de borne mal conçu = hall en désordre, réception qui se plaint ou fuite de données avec obligation de notification. La politique d’ici détermine directement les écrans que vous activerez plus tard dans le module Visiteurs.

Que livrez-vous ?

Types de visiteurs

Standard, fournisseur, prestataire, candidat, VIP, événement, avec règles distinctes.

Politique de pré-enregistrement

Obligatoire/optionnel, quelles données, quel modèle d'invitation.

Flux borne

Walk-in vs arrivée planifiée, contrôle d'identité, photo, impression badge.

Conformité et rétention

Quelles données, combien de temps, sur quelle base légale, en accord avec le DPO.

Questions clés

1Quels types de visiteurs distinguez-vous ? Le traitement diffère-t-il entre client, fournisseur, prestataire, candidat ?
2Pré-enregistrement, obligatoire ou optionnel ? Qui peut inviter (tout collaborateur, uniquement managers, uniquement réception) ?
3Quelles données collectez-vous au pré-enregistrement ? Nom, e-mail, société, téléphone, et les sensibles : plaque, taille (badges événement), allergies ?
4Invitation, quel modèle, quelle langue (celle de l'hôte ou du visiteur ?), avec quelles instructions (parking, accès, code vestimentaire) ?
5Arrivée, enregistrement via borne, via réception, ou les deux ? Walk-ins autorisés ?
6Identification, contrôle d'identité requis, photo prise, badge avec photo, badge anonyme ? Diffère-t-il par site ou type de visiteur ?
7NDA / règlement intérieur, le visiteur doit-il signer ou accepter quelque chose ? Une fois ou à chaque visite ?
8Notifications, qui est notifié à l'arrivée ? Seulement l'hôte, ou aussi réception/sécurité ? Quel canal (Teams, e-mail, SMS, push app) ?
9Départ et check-out, check-out actif à la sortie ? Important pour les listes d'évacuation ?
10Rétention et RGPD, combien de temps conservez-vous les données visiteurs ? Base légale, droit à l'oubli, demandes d'export, qui s'en occupe ?
11Scénarios spéciaux, grands événements (> 50 invités), visites VIP, journalistes, audits, inspections fournisseurs, leur faut-il un flux propre ?

Modèle, matrice des types de visiteurs

Type	Pré-enregistrement	Contrôle ID	Badge	NDA	Notification	Rétention
Client standard	Optionnel	Non	Badge nominatif	Non	Hôte (Teams)	90 jours
Fournisseur	Obligatoire	Oui	Photo + code couleur	Une fois	Hôte + réception	12 mois
Candidat	Obligatoire (via RH)	Non	Badge anonyme	Non	Recruteur RH	30 jours
Invité événement	Obligatoire	Non	Jeu pré-imprimé	Via CGU événement	Organisateur	60 jours
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