2026 - T1

Cette release apporte un large ensemble d’améliorations qui renforcent la plateforme à la fois visuellement et fonctionnellement. Nous introduisons un look & feel entièrement renouvelé, rendons les réservations plus flexibles grâce à de nouvelles options et extensions, et améliorons la manière dont l’information est affichée et gérée. De plus, la recherche, les vues d’ensemble et les notifications ont été affinées pour une meilleure visibilité et un meilleur contrôle, et des optimisations techniques et de performance générales ont été implémentées pour rendre la plateforme plus rapide et plus stable au quotidien.

UI et expérience utilisateur

Améliorations UX générales

Dans les versions précédentes, la barre de navigation, le menu des paramètres et certaines listes avaient déjà été renouvelés. Dans cette release, ce renouvellement a été étendu à toute la plateforme. Les boutons, tableaux et tous les composants sont désormais alignés de manière cohérente, créant un ensemble homogène et uniforme.

Page d’accueil

La page d’accueil a été encore enrichie pour la rendre plus flexible et plus puissante. Construire des sections et des widgets est devenu plus simple, avec plus de contrôle sur la mise en page, le contenu et les actions, permettant d’adapter la page d’accueil aux besoins de chaque utilisateur.

Améliorations clés

• Disposition de section flexible Lors de l’ajout d’une section, vous pouvez maintenant déterminer combien de colonnes elle contient et comment elles sont alignées. Ces paramètres sont accessibles en survolant la section et en sélectionnant les options en haut.
• Éventail de widgets élargi De nouveaux widgets ont été ajoutés, dont des bannières et la possibilité d’intégrer des rapports Power BI. De plus, des tableaux supplémentaires sont disponibles pour plusieurs modules, tels que CIs, services et tâches.

⚠️ Important

Lorsque vous intégrez des rapports Power BI sur la page d’accueil, la coordination avec l’IT locale ou l’équipe Power BI est essentielle. Power BI offre plusieurs manières de partager des rapports, y compris des liens publics. Cette forme de partage est fortement déconseillée pour des raisons de sécurité.

L’approche recommandée et supportée est de travailler avec un accès authentifié, où les utilisateurs ne peuvent voir les rapports qu’en fonction de leur identité et de leurs droits au sein de l’organisation. Cela maintient les données protégées et garantit que la configuration respecte les guidelines standards de sécurité et de conformité.

• Taille de widget ajustable Vous pouvez maintenant ajuster facilement la taille par widget pour une meilleure mise en page et lisibilité.
• Actions améliorées dans les widgets Vous pouvez maintenant lier des actions à des modèles de ticket par exemple, qui s’ouvrent en pop-up dans le même écran sans charger une nouvelle page.
• Widget Mes mentions Le widget Mes mentions sur la page d’accueil ne montre désormais que les mentions ouvertes. Pour voir toutes les mentions, vous pouvez cliquer via Afficher toutes les mentions. Vous pouvez également définir vous-même un statut par mention, comme À faire, Fait ou Répondu.
• Tableaux améliorés Les tableaux de la page d’accueil ont été enrichis de fonctionnalités supplémentaires. Vous pouvez maintenant créer un ticket ou faire une réservation directement depuis un tableau.

ℹ️ Impact de migration La page d’accueil actuelle sera migrée automatiquement lors de l’upgrade. Pour l’afficher de façon optimale après l’upgrade, un fine-tuning supplémentaire est nécessaire. Ces ajustements doivent être effectués manuellement sur UAT et PROD après l’upgrade.

Gérer plusieurs enregistrements simultanément

Cette amélioration permet de travailler plus efficacement avec plusieurs enregistrements à la fois. Les utilisateurs peuvent naviguer, comparer et exécuter des actions plus rapidement sans devoir ouvrir et fermer les éléments à chaque fois.

Améliorations clés

• Sélectionner plusieurs enregistrements Quand vous sélectionnez plus d’un enregistrement, une barre d’actions noire apparaît au bas de l’écran avec des options pour la multi-sélection.
• Ouvrir en onglets Les enregistrements sélectionnés peuvent être ouverts simultanément et apparaissent comme des onglets au bas de l’écran.
• Actions supplémentaires disponibles Les options d’export et de multi-édition pour les enregistrements sélectionnés sont aussi disponibles depuis la barre d’actions.
• Disponible via la recherche Cette fonctionnalité est aussi disponible via la fonction de recherche, tant que vous travaillez dans un module spécifique.

Général

Cette release inclut des améliorations générales qui rendent la solution plus stable, plus sécurisée et plus pérenne.

• Upgrade vers les technologies les plus récentes Toute la solution tourne désormais sur les versions les plus récentes et stables des technologies utilisées.
• Améliorations générales de performance Des optimisations ont été implémentées sur l’ensemble de la solution pour améliorer encore performance, vitesse et fiabilité.
• Support des fichiers PowerPoint Il est désormais possible de téléverser des fichiers PowerPoint (PPT) dans la solution.
• Valeur par défaut ajustable pour le type de notification La valeur par défaut pour le type de notification peut être paramétrée.

Collections de modèles

Jusqu’à présent, à la création de nouveaux enregistrements (tickets, actifs ou configuration items), tous les modèles étaient affichés dans une seule liste, ce qui devenait vite encombré pour les organisations avec beaucoup de modèles. Nous avons donc ajouté les collections de modèles : cela permet de regrouper logiquement les modèles dans des structures claires. Plusieurs hiérarchies sont possibles (par ex. collections principales et sous-collections) et un modèle peut être lié à plusieurs collections en même temps, ainsi le même modèle peut être réutilisé dans différents contextes sans duplication.

📂 Nouvelle hiérarchie

• Tickets

  • Collection : IT

    ↳ Hardware (Laptop défectueux, Remplacement de moniteur) ↳ Software (Reset de mot de passe, Crash d’application)

  • Collection : Facility Management

    ↳ Bâtiment et maintenance (Éclairage, Peinture) ↳ Nettoyage (Nettoyage supplémentaire, Salle sale)

Cette nouvelle structure rend la sélection du bon modèle beaucoup plus simple et garde l’interface organisée, même avec un grand nombre de modèles.

ℹ️ Impact de migration L’impact de ce changement est minimal. Aucune collection de modèles n’est créée et les modèles existants restent pleinement fonctionnels. Cependant, l’affichage change : là où les modèles étaient auparavant montrés trois de front, ils sont maintenant affichés les uns sous les autres. Contenu et fonctionnalité restent identiques ; seule la présentation change légèrement.

Réservations

Clés financières

Les paramètres des clés financières sont encore enrichis et affinés. Dans la nouvelle version, vous pouvez déterminer cela encore plus spécifiquement, selon la classification ou le type de produit ou service.

💡 Exemple

• Pour une réservation avec des produits de restauration, la clé financière peut être obligatoire.
• Pour une réservation avec des fleurs ou d’autres articles non facturables, elle reste optionnelle.

Réservations individuelles ou en pool

Les configuration items (CIs) reçoivent un nouveau paramètre qui permet de déterminer s’ils sont réservés individuellement ou en pool. C’est particulièrement adapté aux ressources comme les places de parking ou les vélos. Avec les réservations en pool, vous ne réservez pas un élément spécifique, mais indiquez combien d’unités vous voulez, par exemple 10 places de parking. Dans le planning board, vous voyez combien d’éléments restent disponibles par créneau, mais pas lesquels exactement sont réservés, car ces réservations ne sont pas liées à un CI individuel.

Catégories principales dans les produits

Le module produits est enrichi du support des catégories principales (par ex. Restauration, Fleurs). Cela améliore la trouvabilité dans l’application web comme dans le plugin.

Bouton « Ajouter » enrichi

Le bouton « Ajouter » dans l’écran de réservation est enrichi de trois points (…) pour des options de saisie supplémentaires.

• Un clic normal sur Ajouter ajoute directement l’élément.
• Via les trois points, une pop-up s’ouvre pour saisir des détails complémentaires.

Options d’édition visibles

Quand un élément a déjà été ajouté à une réservation, c’est désormais affiché plus clairement visuellement.

Règles de disponibilité des produits

Auparavant, seule l’heure de début de l’événement était utilisée pour déterminer la disponibilité d’un produit. Cela pouvait créer des ambiguïtés dans des situations telles que :

• L’événement commence à 08:00

• Le produit n’est disponible qu’à partir de 12:00 ➡️ Le produit n’était pas affiché, même si (une partie de) l’événement tombait dans la période de disponibilité.

Dans la nouvelle version, cette logique a été ajustée :

• Les produits sont désormais affichés tant que leur disponibilité tombe dans les créneaux de l’événement

• Si un produit n’est pas disponible dès le début de l’événement, mais plus tard, il sera quand même affiché

• Un avertissement s’affiche indiquant que le produit n’est disponible qu’à partir de, par exemple, 12:00

Ainsi, l’utilisateur peut faire un choix conscient, sans que des options pertinentes soient masquées à tort. La même logique ajustée est désormais aussi appliquée aux services, pour que la disponibilité des produits et services fonctionne de manière cohérente dans les réservations et événements.

Application mobile

L’application mobile reçoit une mise à jour majeure avec un design plus moderne et plus convivial. Des modules supplémentaires sont ajoutés, dont tickets, configuration items (CIs), actifs, base de connaissances et tâches. Chaque module offre de larges options de filtrage, tri et affichage, permettant aux utilisateurs de naviguer plus vite et de réaliser leur travail plus facilement, directement via l’app mobile.

Base de connaissances

La base de connaissances est enrichie d’une nouvelle logique intelligente qui détermine quels articles sont visibles et automatiquement suggérés lors de la création ou de la consultation d’un ticket.

Améliorations clés

• Plusieurs classifications par article Un article de la base de connaissances peut désormais être lié à plusieurs classifications.
• Nouveau champ « Groupe » (multi-sélection) Détermine pour quels groupes d’utilisateurs l’article est visible.
• Matching intelligent à la création d’un ticket Le système ne suggère que les articles les plus pertinents, sur la base de la similarité de classification et d’une analyse automatique du texte.

ℹ️ Impact de migration Après l’upgrade, le nouveau champ groupes sera vide par défaut, ce champ n’existant pas auparavant. Ce champ doit être renseigné en UAT et en PROD après l’upgrade. S’il reste vide, aucun article de connaissance ne sera mis à disposition. Si un grand nombre d’articles de connaissances est présent, un contact peut être pris pour aider à renseigner les valeurs par défaut plus rapidement.

Autres

Recherche et filtrage

La recherche et le filtrage ont été simplifiés et rendus plus structurés pour trouver l’information juste plus vite et plus précisément.

Améliorations clés

• Champ date toujours obligatoire Pour garantir des résultats cohérents et performants, le champ date est désormais toujours obligatoire.
• Sélectionner explicitement les filtres Vous choisissez désormais quels filtres vous voulez utiliser. Tous les filtres ne sont pas visibles par défaut, ce qui assure une vue plus claire.
• Moins de champs visibles par défaut Seuls les champs pertinents sont affichés par défaut, rendant les écrans plus calmes et plus organisés.

Vues d’ensemble

Les vues d’ensemble ont été ajustées pour travailler de manière plus performante et plus prévisible, avec plus de contrôle sur ce qui est affiché.

Améliorations clés

• Vue active requise Si aucune vue active n’est sélectionnée, aucune donnée n’est affichée. Cela évite une charge inutile et augmente la performance.
• Performance améliorée Grâce à cet ajustement, les vues d’ensemble se chargent plus vite et plus régulièrement.
• Minimum une vue d’ensemble par groupe Chaque groupe doit avoir au moins une vue d’ensemble. Quand un groupe n’en a aucune, rien n’est affiché tant qu’une vue n’est pas ajoutée.

ℹ️ Impact de migration Il s’agit d’un changement fonctionnel important : les groupes sans filtres assignés ne verront plus d’enregistrements. Vérifiez donc soigneusement à l’avance que tous les groupes ont les bons filtres pour éviter tout impact. Vous choisissez désormais vous-même quels filtres sont visibles et actifs ; tous les filtres ne sont pas affichés par défaut, ce qui assure un écran plus structuré.

Image principale pour les services

Il est désormais possible de définir une image principale pour un Service (Configuration Item). Cette image sert de représentation visuelle du CI et remplace le placeholder standard.

Comment ça marche :

1. Ajoutez une ou plusieurs images en tant que pièce jointe au CI.

2. Survolez avec la souris l’image souhaitée.

3. Cliquez sur l’icône principale pour marquer cette image comme image principale.

L’image sélectionnée est utilisée à partir de ce moment partout où le CI est représenté visuellement, par exemple dans la vue d’ensemble des réservations.

Timeline et vue semaine flexibles dans le planning board

Le planning board a été enrichi de plus de flexibilité d’affichage. Vous pouvez désormais limiter les heures de la timeline en définissant une sélection de-à, pour que seules les heures de travail pertinentes soient visibles. De plus, dans la vue semaine, il est possible de déterminer vous-même de quel jour à quel jour le planning est affiché, par exemple uniquement une semaine de travail au lieu d’une semaine complète. Cela assure un planning board plus organisé et supporte une planification plus efficace.

Vue d’ensemble des demandes de produits enrichie

Auparavant, la vue d’ensemble des demandes de produits n’affichait que les demandes du module restauration. Cette vue a été élargie pour inclure également les demandes de produits soumises via les tickets.

Technique

API Produits - Impact de migration

Avec l’élargissement de la vue d’ensemble des demandes de produits, la structure sous-jacente a été généralisée pour supporter des demandes issues de plusieurs sources. Tout ce qui est dans Gfacility sera mis à jour automatiquement et continuera de fonctionner correctement. Les rapports Power BI ou les intégrations personnalisées qui utilisent l’API Products sont hors de notre contrôle et ne peuvent pas être mis à jour automatiquement par nos soins.

Mapping des colonnes

• event_id → model_id

• events_description → model_description

• event_status → model_status

• event_attachment_count → model_attachment_count

• event_chats_count → model_chats_count

• event_start_time → model_start_time

• event_end_time → model_end_time

• (nouveau) model_type → ticket / event

APIs GET - Impact de migration

Toutes les APIs GET ont été optimisées pour que seules les données explicitement demandées par le frontend soient retournées dans la réponse. Ces APIs sont fortement utilisées par les clients, ce qui rend cette optimisation particulièrement importante pour la performance, la stabilité et les temps de réponse.

Lors de la récupération de données, un filtre est sélectionné d’abord. À partir de maintenant, seules les données visibles comme colonnes dans ce filtre seront retournées. En conséquence, il se peut que moins d’informations soient renvoyées qu’auparavant si certains champs ne sont plus configurés comme colonnes visibles dans la vue d’ensemble.

Cette optimisation s’applique notamment à :

• get tickets

• get tasks

• get events

• get products

• get services

• get CI

• get assets

• get rooms

Important Les clients utilisant des intégrations personnalisées basées sur ces APIs doivent explicitement tester ce changement. Si certaines données sont nécessaires mais ne sont plus retournées, elles doivent être ajoutées comme colonne dans la vue d’ensemble concernée afin d’être à nouveau incluses dans la réponse API.