Configuration des modules
Visiteurs
Pré-enregistrement, flux borne, impression de badge et notifications, la gestion complète des visiteurs dans un module. Quelles données, quel règlement intérieur, quels canaux.
Mis à jour le 18 mai 2026
Configuration · Modules · 4.10
Le module Visiteurs structure l’ensemble du processus de réception : invitation en amont, enregistrement à l’arrivée, identification, badge, notification à l’hôte et check-out. Une seule configuration décide si la réception reste centrale ou si les bornes prennent le relais.
Pourquoi cela compte pour l’entreprise
"Visiteurs qui attendent"
Pré-enregistrement + check-in par QR, arrivée rapide sans le goulot de la réception.
"Hôte pas prévenu à temps"
Notification Teams/mobile dès que le visiteur s'enregistre, plus d'appel depuis le hall.
"Qui était dans le bâtiment lors de l'incendie ?"
Liste d'évacuation en temps réel, uniquement les visiteurs enregistrés et non encore sortis.
"Photos RGPD encore là après 5 ans"
Rétention par champ, photos auto-supprimées après 30 jours, nom seulement après 12 mois.
Les quatre pièces de configuration
Types de visiteurs
Client · fournisseur · prestataire · candidat · invité événement. Chaque type a son propre flux : pré-enregistrement requis, contrôle d'identité, style de badge, rétention.
Modèles d'e-mails d'invitation
Un modèle par type dans chaque langue. Avec QR code, instructions de parking, code vestimentaire, déclaration de santé si besoin.
Configuration du portail visiteur
Écrans vus par le visiteur : formulaire de pré-enregistrement, flux borne, acceptation NDA, questions de santé.
Modèle de badge
Mise en page du badge imprimé : logo, photo, nom, hôte, code couleur par type, validité.
Champs standard sur une visite
| Champ | À quoi ça sert |
|---|---|
| Type de visiteur | Pilote le flux, le badge, la rétention. |
| Nom et société | Identification ; apparaît sur le badge et dans la liste d'évacuation. |
| Hôte | Collaborateur interne. Reçoit une notification à l'arrivée. |
| Heure prévue | Date + créneau. Déclenche les rappels et pilote le flux borne. |
| Lieu | Quel site/zone. Détermine quelle borne le reconnaît. |
| Statut d'arrivée et de départ | Prévu · Arrivé · Sorti · No-show. |
| Extras (optionnel) | Plaque d'immatriculation (parking), acceptation NDA, photo, langue préférée. |
Quelles décisions allez-vous prendre ?
Accepter les walk-ins ?
Oui = barrière basse, exige un triage supplémentaire. Non = plus strict, mais des refus à la porte donnent une mauvaise première impression.
Qui peut inviter ?
Chaque collaborateur, managers uniquement, ou une équipe centrale ? Diffère souvent selon le type de visiteur.
Badge avec photo ou non ?
Photo = sécurité accrue, débit plus lent. Souvent réservé aux fournisseurs et prestataires.
Durées de conservation
À définir avec le DPO par type de champ. Photos et plaques courtes ; lien nom-hôte plus long pour la traçabilité.