Modulkonfiguration
Besucher
Vorabregistrierung, Kiosk-Flow, Badge-Druck und Benachrichtigungen, die vollständige Besucherabwicklung in einem Modul. Welche Daten, welche Hausregeln, welche Kanäle.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Konfiguration · Module · 4.10
Das Modul Besucher strukturiert den gesamten Empfangsprozess: Einladung vorab, Anmeldung bei Ankunft, Identifikation, Badge, Benachrichtigung des Gastgebers und Check-out. Eine Konfiguration entscheidet, ob der Empfang zentral bleibt oder ob Kioske übernehmen.
Warum das für das Business zählt
„Besucher warten in der Schlange“
Vorabregistrierung + QR-Anmeldung → schneller Check-in ohne Empfangsengpass.
„Gastgeber wird nicht rechtzeitig informiert“
Teams-/Mobile-Benachrichtigung, sobald der Besucher eincheckt, kein Anruf aus der Lobby mehr.
„Wer war beim Feueralarm im Gebäude?“
Echtzeit-Evakuierungsliste, nur eingecheckte und noch nicht ausgecheckte Besucher.
„DSGVO-Fotos nach 5 Jahren immer noch da“
Aufbewahrung pro Feld → Fotos werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht, der Name erst nach 12 Monaten.
Die vier Konfigurationsbausteine
Besuchertypen
Kunde · Lieferant · Auftragnehmer · Bewerber · Eventgast. Jeder Typ mit eigenem Flow: Vorabregistrierung Pflicht, Ausweiskontrolle, Badge-Stil, Aufbewahrung.
Einladungs-E-Mail-Templates
Ein Template pro Typ in jeder Sprache. Mit QR-Code, Parkhinweisen, Dresscode, ggf. Gesundheitserklärung.
Visitor-Portal-Konfiguration
Bildschirme, die der Besucher sieht: Vorabregistrierungsformular, Kiosk-Flow, NDA-Zustimmung, Gesundheitsfragen.
Badge-Template
Layout des gedruckten Badges: Logo, Foto, Name, Gastgeber, Farbcode pro Typ, Gültigkeit.
Standardfelder eines Besuchs
| Feld | Wozu |
|---|---|
| Besuchertyp | Steuert Flow, Badge, Aufbewahrung. |
| Name & Unternehmen | Identifikation; erscheint auf dem Badge und in der Evakuierungsliste. |
| Gastgeber | Interner Mitarbeiter. Erhält bei Ankunft eine Benachrichtigung. |
| Erwartete Zeit | Datum + Zeitfenster. Löst Erinnerungen aus und steuert den Kiosk-Flow. |
| Standort | Welches Gelände/welche Zone. Bestimmt, welcher Kiosk sie erkennt. |
| Ankunfts- und Abgangsstatus | Erwartet · Angekommen · Ausgecheckt · No-Show. |
| Extras (optional) | Kennzeichen (Parken), NDA-Zustimmung, Foto, Sprachpräferenz. |
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Walk-ins zulassen?
Ja = niedrige Hürde, erfordert zusätzliche Triage. Nein = strenger, aber Abweisungen an der Tür sind ein schlechter erster Eindruck.
Wer darf einladen?
Jeder Mitarbeiter, nur Manager oder ein zentrales Team? Hängt oft vom Besuchertyp ab.
Badge mit Foto oder ohne?
Foto = höhere Sicherheit, langsamerer Durchsatz. Häufig nur für Lieferanten und Auftragnehmer.
Aufbewahrungsfristen
Mit dem DSB pro Feldtyp festlegen. Fotos und Kennzeichen kurz; die Verknüpfung Name-Gastgeber länger zur Nachvollziehbarkeit.