Stammdaten
Benutzer
Alle Personen mit Zugang zu Gfacility — interne Mitarbeiter, externe Partner und Funktionskonten. Die Grundlage für Zugriff, Routing und Reporting.
Aktualisiert am 23. Jan. 2026
Konfiguration · Stammdaten · 4M.1
In Gfacility finden Sie alle Personen, die mit dem System interagieren: Mitarbeiter, die buchen und melden, Lieferanten, die Aufgaben ausführen, Besucher, die Sie empfangen, und Funktionskonten (wie ein Empfangs-Postfach), die im Namen eines Teams handeln. Gute Benutzer-Stammdaten sind die Grundlage für Zugriff, Routing, Kommunikation und Reporting.
Warum das für das Business wichtig ist
„Neue Mitarbeiter erhalten erst nach einer Woche Zugang"
Synchronisation aus Microsoft Entra ID oder Google Workspace — Konten erscheinen automatisch am ersten Tag.
„Lieferanten in einem separaten Tool"
Externe Benutzer in derselben Gfacility-Umgebung — eingeschränkter Zugriff, gleiche Abläufe.
„Der Empfang bucht für alle"
Funktionales Gruppenkonto → der Empfang kann Meetings im Namen von Besuchern organisieren.
„Ehemalige Mitarbeiter verlieren ihre Historie"
Nicht-lizenzierte Benutzer bleiben in alten Tickets sichtbar — keine Daten gehen verloren.
Drei Benutzerklassen
Die Klasse ist beschreibend — was ein Benutzer tatsächlich darf, wird durch die Gruppen bestimmt, denen er angehört (siehe Bausteine → Gruppen).
Benutzer
Der interne Mitarbeiter. Bucht, meldet, führt Aufgaben aus. Standardfall — kommt meistens aus der IdP-Synchronisation.
Extern
Jemand von außerhalb — Lieferant, Berater, Partner. Eingeschränkter Zugriff über eine externe Gruppe.
Gruppe
Funktionales Konto wie ein Empfangs-Postfach, das im Namen eines Teams handeln kann, z. B. als Meeting-Organisator.
Wie gelangen Benutzer ins System?
| Quelle | Was & wann |
|---|---|
| Standardintegration | Office-365- oder Google-Workspace-Integration synchronisiert Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse. Standard für die meisten Kunden. |
| Kundenspezifische Integration | Für andere HR-/IdP-Systeme — einmal eingerichtet. Hält Onboarding und Offboarding synchron. |
| Manuell | Für Externe, Lieferanten oder kleine Teams, die nicht in Ihrem IdP sind. Schaltfläche „Benutzer hinzufügen". |
| Self-Service-Kiosk | Besucher geben ihre Daten selbst am Kiosk ein. Temporäre Registrierung, keine Lizenz erforderlich. |
Standard-Benutzereinstellungen
Bei der Synchronisation aus einem IdP werden nur Name und E-Mail-Adresse übernommen. Der Rest (Gruppe, Standort, Organisation, Sprache, Dashboard) wird aus den Standard-Benutzereinstellungen gefüllt — eine zentrale Vorlage, die für jeden neu synchronisierten Benutzer gilt. Einmal einrichten und jeder Neuzugang erhält direkt die richtigen Berechtigungen und den richtigen Kontext.
Anmelden
Benutzer erhalten kein separates Passwort. Die Anmeldung erfolgt mit ihrem Microsoft- oder Google-Konto oder über SSO. Die Konfiguration liegt außerhalb von Gfacility — bei der IT.
Welche Entscheidungen treffen Sie?
Welche Benutzerklassen haben Sie?
Neben Mitarbeitern auch Externe oder Funktionskonten? Jetzt entscheiden — sonst entstehen Workarounds.
Synchronisation aus IdP oder manuell?
Entra ID, Google Workspace, beides oder keines — bestimmt Lizenzstrategie und Administrationsprozess.
Was kommt in die Standardwerte?
Welche Gruppe, welche Sprache, welche Kostenstelle erhalten neue Benutzer standardmäßig?
Wer erhält eine Lizenz?
Nur lizenzierte Benutzer können sich anmelden und sind in Auswahlfeldern auffindbar — Kosten vs. Sichtbarkeit.