Fragebogen
Besucherrichtlinie
Wen lassen Sie hinein, welche Daten erfassen Sie, welche Benachrichtigungen versenden Sie und welche Compliance-Anforderungen gelten? Besucher berühren Sicherheit, Datenschutz und ersten Eindruck zugleich.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Fragebogen · 4.5
Warum jetzt
Bei Besuchern treffen Marketing (erster Eindruck), Sicherheit (Zugang) und Datenschutz (DSGVO) zusammen. Ein schlecht gestalteter Kiosk-Flow bedeutet chaotische Lobby, klagenden Empfang oder eine meldepflichtige Datenschutzverletzung. Die Policy hier bestimmt direkt, welche Bildschirme Sie später im Besuchermodul aktivieren.
Was liefern Sie?
Besuchertypen
Standard, Lieferant, Auftragnehmer, Bewerber, VIP, Event, mit eigenen Regeln.
Richtlinie für Vorabregistrierung
Verpflichtend/optional, welche Daten, welches Einladungstemplate.
Kiosk-Flow
Walk-in vs. geplante Ankunft, Ausweiskontrolle, Foto, Badge-Druck.
Compliance & Aufbewahrung
Welche Daten, wie lange, auf welcher Rechtsgrundlage, mit DSB abgestimmt.
Kernfragen
- 1Welche Besuchertypen unterscheiden Sie? Unterscheidet sich der Ablauf zwischen Kunde, Lieferant, Auftragnehmer, Bewerber?
- 2Vorabregistrierung, verpflichtend oder optional? Wer darf jemanden einladen (jeder Mitarbeitende, nur Manager, nur Empfang)?
- 3Welche Daten erfassen Sie bei der Vorabregistrierung? Name, E-Mail, Firma, Telefon, und die sensiblen: Kennzeichen, Kleidergröße (Event-Badges), Allergien?
- 4Einladung, welches Template, welche Sprache (die des Gastgebers oder des Besuchers?), mit welchen Hinweisen (Parken, Anfahrt, Dresscode)?
- 5Ankunft, Anmeldung am Kiosk, am Empfang oder beides? Walk-ins erlaubt?
- 6Identifikation, Ausweiskontrolle erforderlich, Foto aufnehmen, Badge mit Foto drucken, anonymer Badge? Pro Standort oder Besuchertyp unterschiedlich?
- 7NDA / Hausordnung, muss der Besucher etwas unterschreiben oder akzeptieren? Einmalig oder jedes Mal?
- 8Benachrichtigungen, wer wird bei Ankunft informiert? Nur der Gastgeber oder auch Empfang/Security? Welcher Kanal (Teams, E-Mail, SMS, App-Push)?
- 9Abgang & Check-out, aktives Check-out beim Verlassen? Wichtig für Evakuierungslisten?
- 10Aufbewahrung & DSGVO, wie lange behalten Sie Besucherdaten? Rechtsgrundlage, Recht auf Vergessenwerden, Exportanfragen, wer bearbeitet sie?
- 11Sonderszenarien, große Events (> 50 Gäste), VIP-Besuche, Journalisten, Audits, Lieferanteninspektionen, brauchen sie einen eigenen Flow?
Vorlage, Matrix der Besuchertypen
| Typ | Vorabregistrierung | Ausweiskontrolle | Badge | NDA | Benachrichtigung | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Standardkunde | Optional | Nein | Namensbadge | Nein | Gastgeber (Teams) | 90 Tage |
| Lieferant | Pflicht | Ja | Foto + Farbcode | Einmalig | Gastgeber + Empfang | 12 Monate |
| Bewerber | Pflicht (via HR) | Nein | Anonymer Badge | Nein | HR-Recruiter | 30 Tage |
| Eventgast | Pflicht | Nein | Vorgedrucktes Set | Über Event-AGB | Event-Organisator | 60 Tage |
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