Fragebogen
Produkte & Chargeback
Welche bestellbaren Produkte und Services bieten Sie an, Catering, Druck, IT-Hardware, AV-Pakete, und wie wird die Finanzseite gehandhabt? Wer zahlt, in welcher Währung, mit welcher Steuer und welcher Anbindung an Ihre Buchhaltung?
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Fragebogen · 4.8
Warum jetzt
In Gfacility teilen sich Catering und buchbare Services dieselbe Produkt-Engine: Produktdetails + Restriktionen + Verfügbarkeit. Ein Sandwich-Paket und ein AV-Set werden technisch gleich behandelt. Unterschiedlich sind die Regeln, Lieferzeiten, wer bestellen darf, wie Sie verrechnen. Diese Regeln legen Sie hier fest, nicht ad hoc später pro Produkt.
Was liefern Sie?
Produktkatalog pro Kategorie
Catering, Druck, IT, AV, Mobilität, mit Lieferant, Preis, MwSt. und Lieferregeln.
Bestellregeln pro Kategorie
Cutoff-Zeit, Min./Max.-Menge, Genehmigungsschritt, Zielgruppe.
Chargeback-Modell
Welche Kostenstelle zahlt, in welcher Währung, mit welchen Steuercodes, und was gilt als „intern“ vs. „extern“.
Finanzintegration
Export an Buchhaltung/ERP, Datei, API oder manuelle Lieferung?
Kernfragen, Produktseite
- 1Welche Produktkategorien bieten Sie über Gfacility an? Catering, Druck, IT-Hardware, AV-Pakete, Mobilität (Fahrrad, Parken), Event-Add-ons, Reinigungs-Extras, sonstiges?
- 2Wer ist der Lieferant pro Kategorie, interne Abteilung (eigene Kantine, eigene Druckerei) oder externer Lieferant (Sodexo, Albelli, Dell)?
- 3Wer darf bestellen, alle, bestimmte Abteilungen, Event-Budgetverantwortliche, externe Parteien? Beschränken Sie nach Nutzergruppe, Standort oder Organisation?
- 4Liefer- und Bestellregeln pro Kategorie, Cutoff-Zeit (spätester Bestellzeitpunkt), Min./Max.-Mengen, Vorbestellfenster, Lieferzone.
- 5Einmalbestellungen (Custom-Artikel im Warenkorb), erlauben, ohne den Katalog zu verschmutzen, oder immer per Anfrage?
- 6Bundles, Meetingpaket (Lunch + AV + Raum-Setup), Event-Paket (Raum + Catering + Parkgutscheine), als ein Produkt anbieten oder immer einzeln?
- 7Genehmigungs-Workflow, Bestellungen über einer Schwelle oder von Externen, zuerst Genehmigung durch Manager? Wer sieht die Anfrage, mit welchem SLA?
- 8Stornierung und Änderungen, bis wann kann eine Bestellung storniert werden? Welche Kosten nach der Cutoff-Zeit?
- 9Katalogpflege, wer hält Preise aktuell, fügt neue Produkte hinzu, übernimmt die jährliche Indexierung? Ein Owner pro Kategorie.
Kernfragen, Chargeback-Seite
- 1Wer zahlt pro Kategorie, die bestellende Person persönlich, ihre Abteilung, eine Event-Kostenstelle oder die Organisation zentral (Overhead)?
- 2Welcher Kostenstellencode hängt an welcher Produktkategorie? Beispiele: Lunch = Abteilung des Bestellers, Executive-Lunch = Exec-Budget, Druck = Kommunikations-Overhead.
- 3Währung und MwSt., arbeiten Sie multi-currency (mehrere Länder)? Welche Steuercodes (21 %, 9 %, 0 %) pro Produkttyp?
- 4Indexierung & Preisänderung, jährlich zu festem Zeitpunkt, an Lieferantenvertrag gekoppelt oder frei? Wer genehmigt Preiserhöhungen?
- 5Intern vs. extern, unterschiedliche Preise für externe Parteien (Kunden, mitessende Lieferanten)? Separater MwSt.-Flow?
- 6Chargeback-Frequenz, direkt pro Bestellung oder monatlich/quartalsweise gebündelt?
- 7Export an Buchhaltung, welches Format (CSV, UBL, JSON), welche Integration (Exact, AFAS, SAP, Twinfield, Dynamics)? Push oder Pull, täglich oder monatlich?
- 8Abweichungen, was, wenn eine Bestellung nach Export storniert wird? Stornoflow definiert?
- 9Reporting, welche Monats-/Quartalsberichte benötigt Finance? Pro Kostenstelle, Lieferant, Produktkategorie?
Vorlage, Produktkategorien
| Kategorie | Beispiel | Lieferant | Zielgruppe | Cutoff | Genehmigung | MwSt. |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Catering, Lunch | Sandwich-Menü, Salat | Intern (Kantine) | Alle | Vortag, 13:00 | Keine (≤ 15 €/Pers.) | 9 % |
| Catering, Event | Walking Dinner | Extern (Sodexo) | Manager+ | 7 Tage im Voraus | > 500 € Budgetverantwortlicher | 9 %/21 % |
| Druck | Broschüren, Banner | Extern (Drukland) | Kommunikation | 3 Tage im Voraus | Marketing-Lead | 21 % |
| IT-Hardware | Laptop, Monitor | Extern (Dell) | Alle via Manager | 10 Tage im Voraus | Vorgesetzter | 21 % |
| AV-Paket | Projektor + Mikro + Kamera | Intern (FM) | Alle | 1 Tag im Voraus | Keine | 21 % |
| Mobilität | Fahrrad, EV-Ladestation, Parken | Intern | Alle | Echtzeit | Keine | 21 % |
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Vorlage, Chargeback-Regel
| Kategorie | Wer zahlt | Kostenstelle | MwSt.-Code | Chargeback-Zeitpunkt | Externer Preis? |
|---|---|---|---|---|---|
| Catering, Lunch | Abteilung des Bestellers | Aus Nutzer abgeleitet | B9 (Essen & Trinken 9 %) | Monatlich gebündelt | Ja, +30 % |
| Druck | Kommunikation | 3300 | B21 | Direkt | Nein |
| IT-Hardware | IT-Budget | 2200 | B21 | Direkt | N/A |
| AV-Paket | Abteilung des Bestellers | Abgeleitet | B21 | Monatlich | Ja |
| … | … | … | … | … | … |