Fragebogen
Fragebogen
Ein Workbook, das die Policy-Entscheidungen erzwingt, ein Set präziser Fragen pro Domäne. Die Antworten fließen direkt in die Konfiguration. Nicht später, nicht ad hoc, sondern jetzt und strukturiert.
Aktualisiert am 18. Mai 2026
Kapitel 4, Fragebogen
In Kapitel 3 haben Sie Ihre Organisation kartiert: Wer, was, wie, warum. Jetzt kommt der Policy-Teil, die Entscheidungen, die eins zu eins in der Konfiguration landen. Ein Feldname, eine Benachrichtigungsregel, eine SLA-Schwelle: Sie beginnen alle hier, in einer getroffenen Entscheidung.
Dieses Kapitel ist keine offene Umfrage. Es ist ein strukturiertes Workbook, das die richtigen Personen an den Tisch holt und aus jeder Diskussion eine dokumentierte Antwort zieht. Was Sie hier überspringen, treffen Sie in der Konfiguration wieder, und dort kostet es das Zehnfache.
Was liefern Sie?
Am Ende dieses Kapitels haben Sie einen Konfigurations-Blueprint von rund 15 bis 20 Seiten: das Dokument, mit dem der Konfigurator (interner Admin oder Gfacility-Implementierungsberater) startet. Pro Domäne ein ausgefülltes Antwortblatt plus eine Liste offener Entscheidungen, die noch eskaliert werden müssen.
Antwortblatt pro Domäne
Zwölf ausgefüllte Templates, eines pro Policy-Thema. Konkret, mit Entscheidern und Datum.
Offene Entscheidungen
Liste von Punkten, die noch auf Sponsor oder Lenkungsausschuss warten, mit Deadline.
Konfigurations-Input
Konkrete Werte (Rollen, Klassifikationen, SLA-Stunden), die direkt in Gfacility eingegeben werden.
Policy-Dokumentation
Kurze Texte, die später interner Kommunikation, FAQ und Onboarding dienen.
Die zwölf Policy-Domänen
4.1 Organisation & Hierarchie
Welche Einheiten, Abteilungen und Kostenstellen unterscheiden Sie und wie hängen sie zusammen?
4.2 Personen, Rollen & Zugriff
Wer bekommt welche Art Account, mit welchen Rechten, und wie synchronisieren Sie das mit Ihrem IdP?
4.3 Standorte & Flächenpolitik
Wie tief modellieren Sie Gebäude, Etagen und Zonen, und welche davon sind reservierbar?
4.4 Meeting- & Buchungsrichtlinie
Regeln für Buchungen, für wen, wie weit im Voraus, mit welchen automatischen Freigaben.
4.5 Besucherrichtlinie
Wen lassen Sie hinein, mit welchen Daten, welchen Benachrichtigungen und welchen Compliance-Anforderungen?
4.6 Service- & Helpdesk-Vereinbarungen
Welche Kanäle, Öffnungszeiten, SLA-Stufen und Eskalationsregeln gelten pro Service?
4.7 Tasks & Wartung
Welche wiederkehrenden Tasks automatisieren Sie, welche bleiben manuell, und wem werden sie zugewiesen?
4.8 Produkte & Chargeback
Welche Produkte können bestellt werden (Catering, Druck, Hardware), wer zahlt, über welche Finanzintegration?
4.9 Kommunikation & Markenrichtlinie
Tonalität, Markenstil, Sprachen, Absendernamen und Signaturen für Systemnachrichten.
4.10 Reporting & KPIs
Welche Dashboards liefern Sie pro Zielgruppe, in welcher Frequenz, mit welcher Messdefinition?
4.11 Systemlandschaft & Integrationen
Mit welchen Quellsystemen verbinden Sie sich, in welche Richtung, in welcher Frequenz und mit welchem Owner?
4.12 KI- & Automatisierungsambition
Wo lassen Sie KI-Agenten entscheiden, wo nur beraten, und welche menschlichen Gates bleiben?
Wie nutzen Sie dieses Kapitel?
Vorgehen pro Domäne
- 1Ein Workshop pro Domäne à 60 bis 90 Minuten. Nicht kombinieren, Sie verlieren Fokus und Ownership.
- 2Vorab lesen, Teilnehmer erhalten den Fragebogen 48 h im Voraus. Der Workshop dient dem Entscheiden, nicht dem Verstehen der Fragen.
- 3Die richtigen Personen, entscheidungsbefugt und operativ eingebunden. Zwei pro Gruppe, nicht zwölf.
- 4Jetzt antworten oder jetzt eskalieren, keine Frage verlässt den Workshop ohne Entscheidung oder explizite Eskalationsroute mit Deadline.
- 5Am selben Tag im Decision Log dokumentieren, sonst verdunsten 30 % innerhalb von 48 h.
Reihenfolge und Abhängigkeiten
Einige Domänen stützen sich auf andere. Nicht jeder Workshop ist gleich abhängig, aber diese Reihenfolge minimiert Rework:
| Reihenfolge | Domäne | Stützt sich auf |
|---|---|---|
| 1 | Organisation & Hierarchie | — |
| 2 | Personen, Rollen & Zugriff | Organisation |
| 3 | Standorte & Flächenpolitik | Organisation |
| 4 | Meeting- & Buchungsrichtlinie | Standorte, Rollen |
| 5 | Besucherrichtlinie | Standorte, Kommunikation |
| 6 | Service- & Helpdesk-Vereinbarungen | Rollen, Servicekatalog (Kap. 3.5) |
| 7 | Tasks & Wartung | Standorte, Rollen |
| 8 | Produkte & Chargeback | Organisation, Buchungen |
| 9 | Kommunikation & Markenrichtlinie | Organisation |
| 10 | Reporting & KPIs | Service, Rollen |
| 11 | Systemlandschaft & Integrationen | Rollen, Kommunikation |
| 12 | KI & Automatisierung | Alle vorherigen |