Vragenlijst
Vragenlijst
Een werkboek dat de beleidsmatige keuzes uitlokt — per domein een set scherpe vragen. De antwoorden zijn straks de input voor de configuratie. Niet later, niet ad hoc, maar nu en gestructureerd.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Hoofdstuk 4 — Vragenlijst
In hoofdstuk 3 heb je je organisatie in kaart gebracht: wie, wat, hoe, waarom. Nu komt het beleidsgedeelte — de keuzes die straks één-op-één in de configuratie terechtkomen. Een veldnaam, een notificatieregel, een SLA-grens: ze starten allemaal hier, in een afgekaarte beslissing.
Dit hoofdstuk is geen vrijblijvende enquête. Het is een gestructureerd werkboek dat de juiste mensen rond de tafel zet en uit elke discussie een vastgelegd antwoord haalt. Wat je hier overslaat, kom je tijdens de configuratie terug tegen — en dan kost het tien keer meer tijd.
Wat lever je op?
Aan het einde van dit hoofdstuk heb je een configuratie-blueprint van ~15-20 pagina’s: het document waar de configurator (interne admin of Gfacility-implementatieconsultant) mee aan de slag gaat. Per domein een ingevuld antwoordenblad én een lijst openstaande beslissingen die nog escalatie nodig hebben.
Antwoordenblad per domein
Twaalf ingevulde sjablonen, één per beleidsthema. Concreet, met beslissers en datum.
Openstaande beslissingen
Lijst van punten die nog wachten op een sponsor of stuurgroep — met deadline.
Configuratie-input
Concrete waardes (rollen, classificaties, SLA-uren) die direct in Gfacility moeten worden ingevoerd.
Beleidsdocumentatie
Korte teksten die straks dienen voor interne communicatie, FAQ en onboarding.
De twaalf beleidsdomeinen
4.1 Organisatie & hiërarchie
Welke entiteiten, afdelingen en kostenplaatsen onderscheid je en hoe haken ze in elkaar?
4.2 Mensen, rollen & toegang
Wie krijgt welk type account, met welke rechten, en hoe synchroniseer je dat met je IdP?
4.3 Locaties & ruimtebeleid
Hoe diep modelleer je gebouwen, verdiepingen en zones — en welke gelden als reserveerbaar?
4.4 Vergader- & reserveringsbeleid
Spelregels voor boekingen — voor wie, hoever vooruit, met welke automatische vrijgaves.
4.5 Bezoekersbeleid
Wie laat je binnen, met welke gegevens, welke notificaties en welke compliance-eisen?
4.6 Service- & helpdeskafspraken
Welke kanalen, openingstijden, SLA-niveaus en escalatieregels gelden per dienst?
4.7 Taken & onderhoud
Welke periodieke taken automatiseer je, welke blijven manueel — en wie krijgt ze toegewezen?
4.8 Producten & doorbelasting
Welke producten kan je bestellen (catering, drukwerk, hardware), wie betaalt, via welke financiële koppeling?
4.9 Communicatie & merkbeleid
Tone of voice, huisstijl, talen, afzendernamen en handtekeningen voor systeemberichten.
4.10 Rapportage & KPI’s
Welke dashboards lever je per doelgroep, op welke frequentie, met welke meetdefinitie?
4.11 Systeemlandschap & integraties
Met welke bronsystemen koppel je, in welke richting, met welke frequentie en eigenaar?
4.12 AI & automatiseringsambitie
Waar laat je AI-agents al beslissen, waar enkel adviseren, en welke menselijke gates blijven?
Hoe gebruik je dit hoofdstuk?
Aanpak per domein
- 1Per domein één workshop van 60-90 minuten. Niet samenvoegen, je verliest dan focus en eigenaarschap.
- 2Vooraf doorlezen — deelnemers krijgen de vragenlijst 48u eerder. Workshop dient om te beslissen, niet om vragen te begrijpen.
- 3De juiste mensen — beslissingsbevoegd én operationeel betrokken. Twee uit elke groep, niet twaalf.
- 4Antwoord nu of escaleer nu — geen vraag verlaat de workshop zonder besluit of expliciete escalatielijn met deadline.
- 5Vastleggen in het beslissingenlogboek dezelfde dag nog — anders verdampt 30% binnen 48u.
Volgorde en afhankelijkheden
Sommige domeinen leunen op andere. Niet elke workshop is overal even afhankelijk, maar deze volgorde minimaliseert herwerk:
| Volgorde | Domein | Leunt op |
|---|---|---|
| 1 | Organisatie & hiërarchie | — |
| 2 | Mensen, rollen & toegang | Organisatie |
| 3 | Locaties & ruimtebeleid | Organisatie |
| 4 | Vergader- & reserveringsbeleid | Locaties, Rollen |
| 5 | Bezoekersbeleid | Locaties, Communicatie |
| 6 | Service- & helpdeskafspraken | Rollen, Service-aanbod (H3.5) |
| 7 | Taken & onderhoud | Locaties, Rollen |
| 8 | Producten & doorbelasting | Organisatie, Reserveringen |
| 9 | Communicatie & merkbeleid | Organisatie |
| 10 | Rapportage & KPI’s | Service, Rollen |
| 11 | Systeemlandschap & integraties | Rollen, Communicatie |
| 12 | AI & automatisering | Alle vorige |