Vragenlijst
Rapportage & KPI's
Welke dashboards lever je per doelgroep, met welke frequentie, op welke meetdefinities? Pas als je rapportage vóóraf vastlegt, configureer je later de juiste velden en filters.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Vragenlijst · 4.10
Waarom dit nu
Rapportage te laat ontworpen leidt tot een platform vol tickets en boekingen waarvan je achteraf merkt dat de juiste classificatie ontbreekt. “Ik wil zien hoeveel hardware-incidenten we hebben” — maar de categorisatie maakt geen onderscheid tussen hardware en software. Dat fix je niet retroactief. Eerst beslissen wat je wilt meten; dan de configuratie daarop afstemmen.
Wat lever je op?
Rapportagecatalogus
Lijst van dashboards en rapportages per doelgroep, met frequentie en distributiekanaal.
KPI-glossarium
Per KPI: definitie, teller, noemer, scope, exclusies, eigenaar.
Veld-/classificatie-eisen
Welke velden moet de configurator garanderen om de KPI's te kunnen meten?
Distributieafspraak
Wie krijgt welke rapportage, wanneer, via welk kanaal (Power BI, mail, portaal)?
Kernvragen
- 1Per doelgroep — operationeel team, tactische manager, directie, klant of stakeholder — welke informatie hebben ze écht nodig om beslissingen te nemen?
- 2Welke KPI's staan vast (NSF, OLA, SLA-compliance, bezetting, doorlooptijd, CSAT, NPS)? Welke wil je nieuw introduceren?
- 3Meetdefinitie — exact: SLA-compliance op tickets met prio P1 en P2, exclusief geannuleerde, gemeten over de kalenderweek?
- 4Frequentie & cadans — realtime dashboard, dagelijkse mail, wekelijks team-rapport, maandelijkse directiepublicatie?
- 5Distributiekanaal — Power BI workspace (welke), mail-PDF, dashboard binnen Gfacility, API naar BI-platform?
- 6Toegang & row-level-security — mag een teamlead alle teams zien of alleen het eigen team? Hoe modelleer je dat?
- 7Drempelwaarden & alerts — bij welke waardes triggert een melding (SLA < 90%, no-show > 25%)? Aan wie en hoe?
- 8Veld-eisen — welke classificaties, tags, custom velden zijn vereist om de KPI's correct te kunnen meten?
- 9Historie & trend — hoe ver kijk je terug? Vraag je YoY-vergelijking, dan moet je nu al "vorig jaar"-data structureren.
- 10Eigenaar per rapportage — wie reviewt de cijfers vóór publicatie, wie beantwoordt vragen, wie past het rapport aan bij verandering?
Template — KPI-glossarium
| KPI | Definitie | Teller | Noemer | Exclusies | Cadans | Doel |
|---|---|---|---|---|---|---|
| SLA-compliance Tickets | % tickets opgelost binnen SLA | Tickets met resolved_at − created_at ≤ SLA | Alle resolved tickets | Geannuleerd, dubbele | Wekelijks | > 92% |
| Bezettingsgraad ruimtes | % capaciteit benut | Boekingen × deelnemers × tijd | Beschikbare capaciteit × tijd | Boardroom, geblokkeerde dagen | Dagelijks | 50-70% |
| No-show-rate | % boekingen zonder check-in | Boekingen zonder check-in | Alle boekingen met check-in-plicht | VIP-ruimtes | Wekelijks | < 10% |
| CSAT (helpdesk) | Gemiddelde score | Som van scores | Aantal antwoorden | Geannuleerde tickets | Maandelijks | > 4,3/5 |
| … | … | … | … | … | … | … |
Template — Rapportage-distributie
| Rapport | Doelgroep | Frequentie | Kanaal | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|
| Tickets vandaag | L1-team | Realtime | Gfacility-dashboard | Service Manager |
| Wekelijkse SLA-rapportage | Servicemanagers | Maandag 8u | Power BI + mail-PDF | Service Manager |
| Bezettings-dashboard | FM + HR | Dagelijks | Power BI | FM-mgr |
| Directie-rapport | C-suite | Maandelijks | PDF + presentatie | COO |
| … | … | … | … | … |