Go-live & adoptie
Pilot & feedback-loop
Een kleine groep echt laten werken in Gfacility, snel terugkoppelen, en met cijfers go/no-go bepalen. De pilot is je beste verzekeringspolis tegen een mislukte breedte-uitrol.
Bijgewerkt op 18 mei 2026
Go-live · 5.2
Waarom dit nu
UAT op de acceptatie-omgeving toont of features werken; een pilot toont of het systeem werkt voor je organisatie. Het verschil is dat een pilot mensen confronteert met “ja, vanaf maandag is dit jouw nieuwe tool” — pas dan zie je de echte friction. Skip dit, en je breedte-uitrol wordt je pilot.
Wat lever je op?
Pilot-charter
Scope, deelnemers, periode, succescriteria — vooraf vastgelegd.
Feedback-kanaal & -ritme
Dagstand-up, wekelijkse retro, anoniem feedback-formulier, of mix.
Issue-log met prioritering
Show-stoppers, blockers, nice-to-haves — met eigenaar en deadline.
Go/no-go-rapport
Met adoptie-cijfers, kwaliteit van uitgevoerd werk en kwalitatieve quotes.
Kernvragen
- 1Welke groep is de pilot — één afdeling, één gebouw, een dwarsdoorsnede? Welke combinatie geeft de meest representatieve werkstroom?
- 2Hoe lang — twee, vier, zes weken? Lang genoeg om alle terugkerende ritmes te raken (week-, maand-, kwartaal-acties), kort genoeg om momentum te houden.
- 3Vol- of half-pilot — werkt de pilotgroep enkel in Gfacility (oude tool uit) of parallel? Parallel is veiliger maar verbloemt friction.
- 4Succescriteria — meetbaar, vooraf vastgelegd: adoptiepercentage > 80%, gemiddelde CSAT > 4, geen P1-issues open na week 2, etc.
- 5Feedback-mechaniek — hoe vang je problemen op zonder dat alles via "shadow chat" tussen collega's gaat? Dagstand-up van 15 min werkt vaak best.
- 6Wie reageert op feedback en met welke SLA? Pilots sterven als feedback in een zwart gat verdwijnt.
- 7Champions — wie binnen de pilotgroep word je informele ambassadeur die collega's helpt en feedback stroomlijnt?
- 8Communicatie — naar de pilotgroep (verwachtingen, hulp) én naar de rest van de organisatie (waarom zij nog niet, wat komt eraan)?
- 9Wat als no-go — welke beslissing volgt bij falen? Verlenging, fix-en-herstart, descope, of pas-op-de-plaats? Dit beslis je vóór de pilot, niet erna.
- 10Hand-off — wat blijft de pilotgroep na go-live doen? Ze kennen Gfacility het best — laat ze niet weglopen.
Template — Pilot-charter
| Aspect | Invulling |
|---|---|
| Pilotgroep | Facility-team Brussel (12) + IT-helpdesk L1 (8) = 20 personen |
| Periode | 4 weken, ma 15/06 t/m vr 10/07 |
| Scope-modules | Tickets, reserveringen, bezoekers |
| Out of scope | Catering, mobiele app, Power BI-rapportage |
| Volledige vs parallel | Volledig — oude tool gaat voor pilotgroep in read-only |
| Succescriteria | Adoptie > 85%, CSAT > 4,0, ≤ 3 open P1-issues na week 3, throughput minstens gelijk aan oude tool |
| Feedback-ritme | Daily stand-up 9:00 (15min) eerste 2 weken; daarna 2× per week |
| Issue-eigenaar | PM (intake) → tech-lead (triage) → behandelaar (SLA per prio) |
| No-go-besluit | Stuurgroep beslist 7d vóór geplande go-live datum o.b.v. eindrapport |
Template — Issue-log
| ID | Beschrijving | Type | Prio | Status | Blokkeert go-live? | Eigenaar |
|---|---|---|---|---|---|---|
| P-001 | Outlook add-in laadt niet bij verouderde versie | Bug | P1 | Open | Ja | Integratie-lead |
| P-002 | Categorisatie "anders" ontbreekt | Config | P2 | Fixed | Nee | Configurator |
| P-003 | Wens: bulk-edit boekingen | Feature | P4 | Parkeren | Nee | Product-owner |
| … | … | … | … | … | … | … |