Pilot e feedback loop

Go-live · 5.2

Perché è importante ora

Lo UAT sull’ambiente di accettazione mostra se le funzionalità funzionano; un pilot mostra se il sistema funziona per la sua organizzazione. La differenza è che un pilot mette le persone davanti a “sì, da lunedì questo è il tuo nuovo strumento”, solo allora emerge l’attrito reale. Salti questo passaggio e il rollout esteso diventa il suo pilot.

Cosa consegna?

Charter del pilot

Ambito, partecipanti, periodo, criteri di successo, concordati in anticipo.

Canale e ritmo di feedback

Stand-up giornaliero, retrospettiva settimanale, form anonimo o un mix.

Issue log con prioritizzazione

Show-stopper, blocker, nice-to-have, con owner e scadenza.

Report go/no-go

Con numeri di adozione, qualità del lavoro svolto e citazioni qualitative.

Domande chiave

1Quale gruppo è il pilot, un reparto, un edificio, uno spaccato trasversale? Quale combinazione fornisce il workflow più rappresentativo?
2Quanto dura, due, quattro, sei settimane? Abbastanza per toccare tutti i ritmi ricorrenti (settimanale, mensile, trimestrale), abbastanza breve da mantenere lo slancio.
3Pilot completo o parziale, il gruppo pilot lavora solo in Gfacility (vecchio strumento spento) o in parallelo? Il parallelo è più sicuro ma nasconde l'attrito.
4Criteri di successo, misurabili, concordati in anticipo: tasso di adozione > 80%, CSAT medio > 4, nessun problema P1 aperto dopo la 2ª settimana, ecc.
5Meccanica di feedback, come raccoglie i problemi senza che tutto finisca in "shadow chat" tra colleghi? Uno stand-up giornaliero di 15 min funziona di solito al meglio.
6Chi risponde al feedback e con quale SLA? I pilot muoiono quando il feedback finisce in un buco nero.
7Champion, chi nel gruppo pilot diventa il suo ambasciatore informale per aiutare i colleghi e veicolare il feedback?
8Comunicazione, verso il gruppo pilot (aspettative, aiuto) e verso il resto dell'organizzazione (perché non ancora loro, cosa sta arrivando)?
9Cosa succede se no-go, quale decisione segue al fallimento? Estensione, fix-and-restart, descope o pausa? Decida prima del pilot, non dopo.
10Hand-off, cosa continua a fare il gruppo pilot dopo il go-live? Conoscono Gfacility meglio di tutti, non li lasci andare.

Template — Charter del pilot

Aspetto	Compilato
Gruppo pilot	Team Facility Bruxelles (12) + helpdesk IT L1 (8) = 20 persone
Periodo	4 settimane, lun 15/06 - ven 10/07
Moduli in scope	Ticket, prenotazioni, visitatori
Fuori scope	Catering, app mobile, reporting Power BI
Completo vs parallelo	Completo, il vecchio strumento passa in read-only per il gruppo pilot
Criteri di successo	Adozione > 85%, CSAT > 4.0, ≤ 3 problemi P1 aperti dopo la 3ª settimana, throughput almeno pari al vecchio strumento
Ritmo di feedback	Stand-up giornaliero alle 9:00 (15 min) per le prime 2 settimane; poi 2× a settimana
Owner delle issue	PM (intake) → tech lead (triage) → operatore (SLA per priorità)
Decisione no-go	Comitato direttivo decide 7g prima della data prevista di go-live sulla base del report finale

Template — Issue log

ID	Descrizione	Tipo	Prio	Stato	Blocca go-live?	Owner
P-001	L'add-in Outlook non si carica su versioni vecchie	Bug	P1	Aperta	Sì	Integration lead
P-002	Mancante la categoria "altro"	Config	P2	Risolta	No	Configuratore
P-003	Richiesta: modifica bulk delle prenotazioni	Feature	P4	Parcheggiata	No	Product owner
…	…	…	…	…	…	…

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