2025 - settimana 40

Riepilogo

Questa release porta una serie di importanti miglioramenti e nuove funzionalità che rendono Gfacility più user-friendly, più potente e più personale. Da una navigazione migliorata e un filtraggio avanzato fino all’introduzione dell’AI autonoma — questo aggiornamento risponde a richieste molto attese dai nostri clienti. Inoltre, sono stati apportati molti cambiamenti attorno alle pratiche ITIL: processi come incident management, change management e service request si allineano ora ancora meglio allo standard ITIL.

Cosa c’è di nuovo o migliorato?

1. Funzione di ricerca migliorata La funzione di ricerca è stata estesa con campi extra come ID, campi data aggiuntivi e altre opzioni richieste. Di conseguenza gli utenti possono cercare più velocemente e in modo più accurato l’informazione giusta.

2. Menu impostazioni ridisegnato

Il menu impostazioni è stato completamente rielaborato per migliorare chiarezza e facilità d’uso.

• Funzione di ricerca: Tramite la nuova barra di ricerca trovi più velocemente impostazioni specifiche.
• Struttura più chiara: Le impostazioni sono raggruppate in modo più logico e più facili da gestire.
• Building Blocks: Elementi che attraversano i moduli - come filtri, classificazioni, panoramiche, notifiche, workgroup e workflow - sono ora raggruppati in una sezione centrale chiamata Building Blocks. Così gestisci questi componenti in un unico posto, indipendentemente dal modulo specifico.

Inoltre, oggetti usati di frequente come utenti, organizzazioni, ubicazioni e prodotti sono stati spostati dalla schermata di configurazione alla barra di navigazione, sotto la nuova categoria Oggetti. Il menu impostazioni ora contiene principalmente impostazioni e configurazioni di sistema.

3. Categorie e filtri rielaborati

Le Categorie ora si chiamano Workspace e i Filtri si chiamano Vista. L’UX è stata migliorata e la selezione delle Viste è più intuitiva. Questo garantisce maggiore chiarezza e coerenza nella terminologia e nell’esperienza utente.

4. Nuova barra di navigazione a sinistra La sidebar è stata completamente rinnovata:

• Gli utenti possono fissare o nascondere moduli e Workspace.
• L’ordine di moduli e Workspace può essere riorganizzato.
• Le impostazioni restano invariate alla prima migrazione.
• Gli oggetti usati di frequente (come utenti, prodotti, ecc.) che in precedenza erano accessibili solo via il menu impostazioni sono ora accessibili direttamente dalla barra di navigazione.
• I colori a tema negli elenchi scompaiono: Per creare un insieme più calmo e coerente, i colori a tema vengono rimossi dagli elenchi.

5. Sistema di filtri rinnovato all’interno delle Viste I filtri di restrizione nel modulo ticketing possono ora essere completamente composti e regolati autonomamente (fino a un massimo di 5). Dove questi filtri erano in precedenza fissi, ora hai la libertà di scegliere quali filtri sono più rilevanti per te. Così componi facilmente le tue panoramiche e lavori in modo più efficiente con le informazioni importanti per il tuo ruolo. Nelle versioni future renderemo questi filtri flessibili disponibili anche negli altri moduli di Gfacility.

Vantaggi principali:

• Gli utenti possono fissare fino a 5 campi usati di frequente per un filtraggio rapido e intuitivo.
• Puoi filtrare su campi che non sono visibili nella Vista.

Questo ti dà più controllo, migliore performance e più flessibilità nel comporre le tue panoramiche.

6. Altezza delle righe configurabile negli elenchi

Gli utenti possono ora scegliere come vengono visualizzati gli elenchi, con tre opzioni per l’altezza delle righe:

• Autoresize (default oggi): l’altezza della riga si adatta automaticamente con descrizioni più lunghe.
• Standard: altezza della riga fissa, anche con descrizioni più lunghe (la riga resta della stessa altezza).
• Compact: mostra più righe a schermo visualizzando le righe in modo più compatto.

Questa impostazione offre più controllo su come vengono presentate le informazioni e si adatta a diversi stili di lavoro.

7. Prenotazioni - Migliore visualizzazione dei servizi nel plugin Outlook

Nel plugin Outlook viene attualmente mostrata l’intera descrizione dei servizi, il che può portare a una vista disordinata.

Nella nuova versione sarà visibile solo il titolo del servizio. Dettagli extra restano disponibili passando con il mouse sul pulsante info, così gli utenti possono richiedere rapidamente le informazioni senza sovraccaricare l’interfaccia.

8. Prenotazioni - Regole di restrizione: migliore stabilità e comportamento

La logica e il codice sottostante delle regole di restrizione sono stati ottimizzati. Questo garantisce un comportamento più stabile e riduce la probabilità di messaggi di errore o comportamenti inattesi. Gli utenti sperimentano un processo più affidabile nell’applicare le restrizioni.

9. Aggiunta partecipanti agli eventi Microsoft

In precedenza, i visitatori aggiunti tramite Gfacility non venivano mai aggiunti automaticamente agli appuntamenti Microsoft. Nella nuova versione questo è ora possibile. Quando aggiungi un partecipante, puoi usare il nuovo switch per stabilire se deve essere aggiunto anche all’appuntamento Microsoft.

• I partecipanti interni vengono sempre aggiunti a Microsoft di default.
• I partecipanti esterni possono essere opzionalmente aggiunti a Microsoft o meno. Nota: questa scelta non può essere cambiata dopo che l’appuntamento è stato creato.

10. Supporto per valutazioni via Teams per le prenotazioni

Verrà aggiunto il supporto per fornire valutazioni e feedback via l’app Microsoft Teams, specificamente per prenotazioni relative a:

• Catering
• Accoglienza visitatori
• Servizi facility

Dopo che una prenotazione si conclude, sarà possibile lasciare facilmente una valutazione, così le organizzazioni possono migliorare in modo più mirato in base alle esperienze degli utenti.

11. Colori di stato e priorità: nuovo design

• I colori di stato sono stati modernizzati: nel workflow puoi ora selezionare un solo colore per stato.
• Il colore ora usato come colore di sfondo diventerà il colore primario. Lo sfondo diventa automaticamente una variante più chiara.
• Anche il look & feel della priorità è stato adattato a uno stile più moderno.
• I colori SLA restano invariati ma hanno ricevuto un look più moderno.

12. Modello modificabile

Ora è possibile cambiare il modello scelto su un ticket esistente, anche dopo che il ticket è stato creato. Cambiando modello, succede quanto segue automaticamente:

• I campi presenti in entrambi i modelli mantengono il proprio valore.
• I nuovi campi del modello scelto vengono aggiunti (vuoti).
• I campi non più presenti vengono rimossi.
• I campi obbligatori devono essere compilati nuovamente prima che il ticket possa essere salvato.

13. Visibilità dei campi dopo la creazione

Il sistema già supportava, per ogni domanda nel modello, l’indicazione se un campo dovesse essere visibile durante la creazione di un ticket, CI, asset o knowledge item.

La novità è che ora puoi anche stabilire se un campo resta visibile dopo la creazione, quando l’elemento viene visualizzato o modificato.

• visibility: determina se il campo è visibile durante la creazione
• visibility_form: determina se il campo è visibile dopo la creazione (nel form)

Tutti i campi esistenti restano visibili di default come prima - quindi non è richiesta alcuna azione, a meno che tu non voglia deviare da ciò.

14. Classi dei modelli di ticket

Ogni modello di ticket è ora collegato a una classe specifica, come:

• Incident (INC)
• Service Request (REQ)
• Problem (PRB)
• Change (CHG)
• Ticket (generico)

Queste classi garantiscono una struttura standardizzata dei ticket. In base alla classe scelta, vengono mostrati o nascosti automaticamente campi specifici. Così il modulo ticket resta ordinato e allineato al processo cui è destinato.

Ad esempio:

Nessuna migrazione: La classe attuale di tutti i ticket e modelli è “Ticket”. Sia per i ticket esistenti sia per i modelli di ticket, questa classe non può essere cambiata. Se vuoi usare le nuove classi, devono essere creati nuovi modelli. Se desiderato, possiamo eseguire una migrazione personalizzata su richiesta. Tieni presente che si tratta di un servizio aggiuntivo e comporta quindi costi extra.

15. Prefisso dei ticket

I ticket ricevono ora un prefisso basato sulla classe scelta. Questo rende immediatamente visibile di che tipo di ticket si tratta:

Esempi:

• INC-1253 = Incident
• CHG-1254 = Change
• REQ-1255 = Service Request
• PRB-1256 = Problem
• Ticket-1256 = Ticket

👉 La numerazione è continua su tutti i ticket; cambia solo il prefisso in base alla classe. Questo garantisce riconoscibilità senza creare contatori separati.

16. Rappresentazione visiva del cambio di stato (stepper o dropdown)

Ora puoi configurare per modello di ticket come viene mostrato e modificato lo stato durante la lavorazione dei ticket:

• Stepper: mostra l’intero workflow come barra visiva a passi (ideale per follow-up strutturato).
• Dropdown: mostra solo lo stato corrente con l’opzione di cambiarlo via elenco (più rapido e compatto).

Questa visualizzazione è determinata dall’esistente campo workflow sul modello di ticket, CI, asset o knowledge base. Lì scegli non solo il tipo di workflow (ordine di stato), ma anche la forma di visualizzazione desiderata: stepper o dropdown.

L’ordine dei passi nello stepper può essere determinato facilmente tramite drag-and-drop nella configurazione del workflow.

17. Escalation e de-escalation dei workgroup

Ora puoi configurare una struttura di escalation per classificazione. Con questa stabilisci in quale ordine un ticket viene seguito automaticamente da diversi workgroup.

Nel modulo ticket sono disponibili due nuove azioni:

• “Assegna al livello successivo” - inoltra automaticamente il ticket al workgroup successivo.
• “Assegna al livello precedente” - riporta il ticket al workgroup precedente, ad esempio dopo riapertura o rifiuto.

L’ordine dei workgroup è determinato dall’ordine di escalation configurato all’interno della classificazione. Quando la classificazione usa l’ereditarietà, questo ordine viene preso automaticamente dalla classificazione padre.

👉 Puoi gestire l’ordine di escalation facilmente via drag-and-drop nella configurazione della classificazione. 👉 I ticket possono essere escalati o de-escalati con un solo clic in base a questa struttura configurata.

⚠ Attenzione: se il workgroup attuale del ticket non compare nella gerarchia della classificazione, il ticket viene assegnato automaticamente al workgroup di livello 0.

18. Planning board dei ticket

All’interno dei ticket è stata aggiunta una nuova planning board che mostra visivamente l’esecuzione pianificata per ticket. La planning board mostra i ticket in base al loro momento di inizio e fine pianificato, fornendo maggior visibilità sulla distribuzione del carico di lavoro e del tempo speso.

🔧 Due campi sono disponibili per questa visualizzazione:

• Data e ora di inizio (nuovo campo)
• Data di scadenza è stata cambiata da una data normale a una data + ora

Questi campi insieme determinano come il ticket viene visualizzato sulla planning board - dall’inizio al completamento. La planning board fornisce chiarezza sul carico di lavoro pianificato e aiuta nel coordinamento delle attività tra i team.

19. Creare un nuovo ticket da un ticket esistente

Ora è possibile creare un nuovo ticket direttamente da un ticket esistente. Questi ticket vengono collegati automaticamente tra loro.

Per farlo, clicca su Link issue e poi nella barra di ricerca. Oltre a cercare ticket esistenti, ora puoi anche scegliere Crea ticket per iniziare un nuovo ticket.

20. SLA sui task

La logica SLA che era già disponibile all’interno dei ticket è ora applicata anche ai task. Questo significa che puoi seguire l’avanzamento anche all’interno dei task in base a tempi di risposta configurati, tempi di risoluzione e altri accordi SLA.

Il comportamento è identico a quello dei ticket:

• Lo SLA è selezionato automaticamente in base a classificazione, priorità o altri criteri
• Indicatori di stato mostrano se il task resta entro lo SLA
• Timer visivi e codici colore mostrano quanto è critica la tempistica

21. Pagina di login

La pagina di login di Gfacility è stata rielaborata per rendere l’accesso più rapido, intelligente e user-friendly:

• Quando compili il tuo indirizzo email, il sistema esegue automaticamente un controllo:
  • È configurato SSO per il tuo dominio? Allora vieni reindirizzato automaticamente al tuo provider SSO.
  • Se non è attivo alcun SSO, vieni portato direttamente a Google o Microsoft, a seconda di ciò che ha configurato la tua organizzazione.
• L’ultimo metodo di accesso usato viene ricordato, così puoi accedere più velocemente alla visita successiva.
• In fondo alla pagina hai anche l’opzione di scegliere manualmente un metodo specifico: SSO, Google, Microsoft o username & password.

Questo miglioramento garantisce un accesso più fluido a Gfacility, allineato alle preferenze e impostazioni della tua organizzazione.

22. Introduzione delle azioni AI all’interno degli oggetti esistenti All’interno di elementi esistenti come ticket e riunioni, ora puoi abilitare l’AI a eseguire azioni dirette.

Esempi:

• Far tradurre automaticamente all’AI la descrizione di un ticket in olandese.
• Chiedere all’AI di preparare una risposta professionale al richiedente, ad esempio: “Grazie per il tuo ticket, lo prendiamo in carico al più presto.” L’AI genera un testo completamente sviluppato che puoi inviare direttamente o leggermente adeguare.

Queste azioni AI rendono la comunicazione quotidiana più rapida e coerente, con il minimo sforzo.

23. Introduzione degli agenti AI autonomi (Beta) Gfacility supporterà l’onboarding di agenti AI autonomi che eseguono in autonomia azioni all’interno della piattaforma.

Esempi:

• Verificare se i ticket sono completi e richiedere automaticamente le informazioni mancanti.
• Risolvere ticket in autonomia in base alla knowledge base.

Questa funzionalità è disattivata di default al go-live ma può essere attivata su richiesta. L’agente AI è attualmente in beta.

24. Aggiungere un commento & cambiare stato in un solo passo

Nel campo di comunicazione ora puoi non solo aggiungere un commento, ma anche cambiare direttamente lo stato.

• Clicca sulla prima parte del pulsante per aggiungere solo un commento.
• Clicca sulla seconda parte (freccia) per aggiungere un commento e cambiare immediatamente lo stato.

25. Migliore visibilità della knowledge base

La knowledge base non è più una tab all’interno di un ticket ma è stata spostata su un pulsante in alto al ticket. Cliccando questo pulsante, la knowledge base viene mostrata sul lato destro del ticket, così hai un accesso più rapido e chiaro alle informazioni rilevanti.