Questionario
Policy di riunioni e prenotazioni
Quali regole valgono per le prenotazioni, chi può fare cosa, con quale anticipo, con quali rilasci automatici sui no-show? Senza policy il suo bell'albero delle sedi viene divorato dalle prenotazioni fantasma.
Aggiornato il 18 mag 2026
Questionario · 4.4
Perché ora
Un albero delle sedi modellato benissimo perde valore se le regole d’uso vengono progettate isolatamente. “Tutti possono prenotare tutto in sede” funziona finché la sede centrale non raggiunge il 110% di occupazione e nessuno capisce perché il C-level ha perso la sala preferita. Prima la policy, poi la configurazione.
Cosa consegna?
Tipi di prenotazione
Sala riunioni, postazione, parcheggio, quali tipi e in cosa si differenziano.
Regole per tipo
Finestra di prenotazione, durata massima, policy sui ricorrenti, check-in, no-show.
Privilegi per pubblico
Tutti, reparti specifici, solo executive, con motivazione.
Conflitti ed eccezioni
Chi può fare override, come gestisce le richieste VIP.
Domande chiave
- 1Quali tipi di prenotazione riconosce, sala riunioni, postazione, parcheggio, armadietto, e si applicano regole diverse per tipo?
- 2Finestra di prenotazione, con quale anticipo si può prenotare? Cambia tra end user (es. 14 giorni) e assistenti (es. 12 mesi)?
- 3Durata massima per prenotazione, intera giornata, mezza giornata, quattro ore, illimitata? Cambia per tipo di sala?
- 4Riunioni ricorrenti, consentirle, limitarle (es. max 13 settimane) o vietarle del tutto sulle sale grandi?
- 5Check-in, obbligatorio (altrimenti auto-cancellazione dopo X minuti), facoltativo o assente? Come può fare check-in l'utente (mobile, kiosk, signage, risposta Outlook)?
- 6Policy no-show, qual è la sanzione? Auto-cancellazione, email al prenotante, escalation in caso di recidiva, blocco di nuove prenotazioni?
- 7Prenotare per conto di, chi può (assistenti executive, reception, chiunque), e vale la finestra dell'assistente o quella dell'organizzatore reale?
- 8Spazi privilegiati, sala consiglio, executive lounge, sale clienti, aperte a tutti o access list?
- 9Collegamento con catering e servizi, la prenotazione attiva automaticamente un modulo catering? A partire da quanti partecipanti?
- 10Out-of-office e giorni di chiusura, festivi, ferie, chiusure pianificate, come si gestiscono e comunicano?
Template — Regole per tipo di prenotazione
| Tipo | Pubblico | Finestra di prenotazione | Durata max | Check-in | No-show | Ricorrenti |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Sala riunioni < 6p | Tutti | 14 giorni | 4h | Obbligatorio (10m) | Auto-cancel 15m | Consentito, max 13s |
| Sala riunioni > 12p | Manager+ | 90 giorni | Intera giornata | Obbligatorio (15m) | Auto-cancel 20m + email | Approvazione richiesta |
| Hot desk | Tutti | 7 giorni | Intera giornata | Facoltativo | Nessuna sanzione | Consentito senza limiti |
| Sala consiglio | C-level + assistenti | 12 mesi | Illimitato | Nessuno | N/A | Consentito |
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