Google Workspace
Integrare Google, l'approccio
Quali integrazioni ha Gfacility con Google Workspace, quali scelte devi fare e in che ordine conviene configurarle.
Aggiornato il 28 ott 2026
Integrazioni · Google Workspace · Inizia da qui
La tua organizzazione usa Google Workspace? Allora colleghi Gfacility a Google in più punti. Questo articolo ti dà la visione d’insieme: quali integrazioni esistono, quali scelte devi fare e in che ordine configurarle. Ogni passaggio rimanda all’articolo con tutti i dettagli.
Le integrazioni in sintesi
| Integrazione | A cosa serve | È necessaria? |
|---|---|---|
| Sincronizzazione utenti | Porta i tuoi dipendenti in Gfacility. | Consigliata |
| Sincronizzazione sedi | Porta le sale riunioni in Gfacility, con edificio e piano. | Necessaria per prenotare |
| Sincronizzazione calendari | Mantiene allineate le prenotazioni in Gfacility e in Google Calendar. | Necessaria per prenotare |
| Accedi con Google | I dipendenti accedono con il loro account Google. | Automatico, non c'è nulla da configurare |
| Invio delle email | Stabilisce da quale indirizzo Gfacility invia le email. | Facoltativa |
Le prime tre passano tutte da un unico account di integrazione della tua organizzazione: l’integrazione Google Workspace. L’accesso con Google funziona in automatico non appena un dipendente esiste in Gfacility. L’invio delle email è un’integrazione separata.
Le scelte da fare
Sono tre le scelte che determinano la configurazione. Falle all’inizio, insieme all’amministratore Google.
1 · Quale account di integrazione?
Un account separato con licenza, ad esempio gfacility@tuaazienda.it. Il nome lo scegli tu; scegline uno che faccia capire a un amministratore, anche in futuro, a cosa serve.
2 · Come deleghi le sale?
Aggiungi l'account sala per sala oppure tramite un gruppo (consigliato). Con un gruppo non ti sfugge mai una sala aggiunta in seguito.
3 · Quale mittente?
Il server di posta di Gfacility (non c'è nulla da configurare) oppure la tua casella di posta tramite SMTP (con il tuo mittente). Trovi il confronto più sotto.
L’ordine consigliato
Procedi in quest’ordine: ogni passaggio si basa su quello precedente. Fai tutto prima sull’ambiente di test (UAT) e solo dopo in produzione. Sono due ambienti distinti e vanno configurati entrambi.
| Passaggio | Dove | Cosa | Perché in quest'ordine |
|---|---|---|---|
| 1 | In Google | Prepara Google. Sale come risorse di calendario, con edificio, piano e capacità. Dipendenti con licenza. | Gfacility riprende ciò che c'è in Google. Quello che è sbagliato lì sarà sbagliato anche in Gfacility. |
| 2 | In Google | Crea l'account di integrazione e assegnagli un ruolo di amministratore. | Ogni sincronizzazione usa le autorizzazioni di questo account. |
| 3 | In Google | Delega l'account sui calendari delle sale, con "Apportare modifiche agli eventi". | Senza questa delega le sale arrivano, ma i loro calendari restano vuoti. |
| 4 | In Gfacility | Collega l'account in Gfacility e concedi l'accesso, dopo aver effettuato l'accesso come account di integrazione. | Solo così Gfacility può raggiungere Google. |
| 5 | In Gfacility | Attiva la sincronizzazione utenti. | I dipendenti devono esistere in Gfacility prima di poter accedere e prenotare. |
| 6 | In Gfacility | Attiva la sincronizzazione sedi. | Allinea prima gli edifici e i piani esistenti, altrimenti compaiono due volte. |
| 7 | In Gfacility | Attiva la sincronizzazione calendari. | Funziona solo per le sale già presenti in Gfacility. |
| 8 | In Gfacility | Verifica l'accesso. Fai accedere un dipendente con Google. Non c'è nulla da configurare. | Ha senso solo quando i dipendenti esistono già (passaggio 5). |
| 9 | In Gfacility | Scegli come inviare le email. | Prima del go-live, così le prime email partono subito dal mittente giusto. |
Dove trovi ogni passaggio
- Passaggi da 1 a 7: Integrazione Google Workspace
- Passaggio 8: Accedere a Gfacility
- Passaggio 9: Configurare l’invio delle email e Whitelist email
Buono a sapersi: i calendari dei dipendenti
I calendari delle sale passano dall’account di integrazione. Il calendario di un dipendente no: per quello è ogni dipendente a dare l’autorizzazione. La prima volta che qualcuno crea in Gfacility una prenotazione con la sincronizzazione calendari, Google chiede se Gfacility può scrivere nel suo calendario. Una volta concessa l’autorizzazione, la richiesta non ricompare. Avvisa i tuoi dipendenti in anticipo, così la richiesta non li coglie di sorpresa.
Email: server di posta di Gfacility o la tua casella?
| Server di posta di Gfacility | La tua casella di posta | |
|---|---|---|
| Mittente | L'indirizzo di Gfacility | Il tuo indirizzo, ad esempio servizi@tuaazienda.it |
| Configurazione | Nessuna, funziona subito | Configura SMTP |
| Risposte | Non ti arrivano automaticamente | Arrivano nella tua casella |
| Manutenzione | Nessuna | Rinnova per tempo la password |
| Filtro antispam | Aggiungi l'indirizzo di Gfacility ai mittenti attendibili | Non serve |
| In caso di errore | Ci pensa Gfacility | L'email non parte finché non risolvi il problema; gli amministratori ricevono un avviso |
Il nostro consiglio: parti con il server di posta di Gfacility. Passa alla tua casella quando dipendenti o visitatori devono vedere il tuo mittente, oppure quando le risposte devono arrivare a te.
Cosa ti serve dall’amministratore Google?
Raccogli queste informazioni prima di iniziare:
| Cosa | A cosa serve |
|---|---|
| L'indirizzo email dell'account di integrazione | L'account che colleghi in Gfacility |
| Una persona che possa accedere con quell'account | Concedere l'accesso in Gfacility (passaggio 4) |
| La conferma del ruolo di amministratore | Leggere dipendenti e sale |
| La conferma che ogni calendario di sala è condiviso | Con "Apportare modifiche agli eventi", sala per sala o tramite un gruppo |
| L'indirizzo del mittente e i dati SMTP | Solo se usi la tua casella di posta |
Condividi le password in modo sicuro, ad esempio con un link di un password manager. Mai in una semplice email.