Integración con Google, el enfoque

Integraciones · Google Workspace · Empieza aquí

¿Tu organización trabaja con Google Workspace? Entonces conectas Gfacility con Google en varios puntos. Este artículo te da la visión de conjunto: qué integraciones hay, qué decisiones tomas y en qué orden las configuras. Cada paso enlaza con el artículo que entra en detalle.

Las integraciones de un vistazo

Integración	Qué hace	¿Necesaria?
Sincronización de usuarios	Da de alta a tus empleados en Gfacility.	Recomendada
Sincronización de ubicaciones	Da de alta las salas de reuniones en Gfacility, con edificio y planta.	Necesaria para reservar
Sincronización de calendarios	Mantiene iguales las reservas en Gfacility y en Google Calendar.	Necesaria para reservar
Iniciar sesión con Google	Los empleados inician sesión con su cuenta de Google.	Automático, nada que configurar
Envío de correo	Determina desde qué dirección envía Gfacility los correos.	Opcional

Las tres primeras funcionan a través de una única cuenta de integración de tu organización: la integración con Google Workspace. Iniciar sesión con Google funciona automáticamente en cuanto un empleado existe en Gfacility. El envío de correo es una integración independiente.

Las decisiones que tomas

Tres decisiones determinan cómo lo configuras. Tómalas al principio, junto con el administrador de Google.

1 · ¿Qué cuenta de integración?

Una cuenta independiente con licencia, por ejemplo gfacility@tuempresa.es. El nombre lo eliges tú; escoge uno que le diga más adelante a un administrador para qué sirve.

2 · ¿Cómo delegas las salas?

Añade la cuenta sala por sala o mediante un grupo (recomendado). Con un grupo nunca se te escapa una sala que se añada más adelante.

3 · ¿Qué remitente?

El servidor de correo de Gfacility (nada que configurar) o tu propio buzón mediante SMTP (tu propio remitente). Consulta la comparativa más abajo.

Orden recomendado

Configúralo en este orden. Cada paso se apoya en el anterior. Hazlo todo primero en el entorno de pruebas (UAT) y solo después en producción: son dos entornos independientes y hay que configurar los dos.

Paso	Dónde	Qué	Por qué en este orden
1	En Google	Prepara Google. Salas como recursos de calendario, con edificio, planta y capacidad. Empleados con licencia.	Gfacility copia lo que hay en Google. Lo que esté mal allí también estará mal en Gfacility.
2	En Google	Crea la cuenta de integración y asígnale un rol de administrador.	Todas las sincronizaciones usan los permisos de esta cuenta.
3	En Google	Delega la cuenta en los calendarios de sala, con "Hacer cambios en eventos".	Sin esta delegación las salas sí llegan, pero sus calendarios se quedan vacíos.
4	En Gfacility	Conecta la cuenta en Gfacility y concede acceso con la sesión iniciada como la cuenta de integración.	Solo entonces puede Gfacility comunicarse con Google.
5	En Gfacility	Activa la sincronización de usuarios.	Los empleados tienen que existir en Gfacility antes de poder iniciar sesión y reservar.
6	En Gfacility	Activa la sincronización de ubicaciones.	Alinea antes los edificios y plantas existentes, o aparecerán duplicados.
7	En Gfacility	Activa la sincronización de calendarios.	Solo funciona con salas que ya están en Gfacility.
8	En Gfacility	Comprueba el inicio de sesión. Pide a un empleado que inicie sesión con Google. No hay nada que configurar.	Solo tiene sentido cuando los empleados ya existen (paso 5).
9	En Gfacility	Elige cómo se envía el correo.	Antes de la puesta en marcha, para que los primeros correos salgan ya con el remitente correcto.

Dónde encontrar cada paso

Pasos 1 a 7: Integración con Google Workspace
Paso 8: Iniciar sesión en Gfacility
Paso 9: Configurar el envío de correo y Lista blanca de correo

Conviene saber: los calendarios de los empleados

Los calendarios de sala funcionan a través de la cuenta de integración. El calendario de un empleado, no: cada empleado da su propio permiso. La primera vez que alguien crea una reserva con sincronización de calendario en Gfacility, Google le pregunta si Gfacility puede escribir en su calendario. Una vez que lo permite, la pregunta no vuelve a aparecer. Avisa de ello a tus empleados con antelación, para que no les pille por sorpresa.

Correo: ¿servidor de correo de Gfacility o tu propio buzón?

	Servidor de correo de Gfacility	Tu propio buzón
Remitente	La dirección de Gfacility	Tu propia dirección, p. ej. `servicios@tuempresa.es`
Configuración	Ninguna, funciona desde el primer momento	Configurar SMTP
Respuestas	No te llegan automáticamente	Llegan a tu propio buzón
Mantenimiento	Ninguno	Renovar la contraseña a tiempo
Filtro de spam	Añadir la dirección de Gfacility a los remitentes de confianza	No es necesario
Si falla	Gfacility lo soluciona	El correo no se envía hasta que lo soluciones; los administradores reciben un aviso

Nuestro consejo: empieza con el servidor de correo de Gfacility. Pasa a tu propio buzón cuando los empleados o los visitantes tengan que ver tu propio remitente, o cuando las respuestas tengan que llegarte a ti.

¿Qué necesitas del administrador de Google?

Reúne esto antes de empezar:

Qué	Para qué
La dirección de correo de la cuenta de integración	La cuenta que conectas en Gfacility
Alguien que pueda iniciar sesión como esa cuenta	Conceder acceso en Gfacility (paso 4)
Confirmación del rol de administrador	Leer empleados y salas
Confirmación de que todos los calendarios de sala están compartidos	Con "Hacer cambios en eventos", sala por sala o mediante un grupo
La dirección del remitente y los datos SMTP	Solo con tu propio buzón

Comparte las contraseñas de forma segura, por ejemplo mediante un enlace de un gestor de contraseñas. Nunca en un correo sin protección.

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